Руководство по закупкам - Джанкарло Спаньоло

Таким образом, централизация позволяет сократить издержки за счет 1) эффекта синергии (экономия на масштабе, отсутствие дублирования действий), 2) специализации и 3) совместного использования знаний и ресурсов.

Эффект синергии. Как будет наглядно показано в Главе 4, стандартизация продукта – один из ключевых элементов продвижения централизации в закупках. Поскольку закупочные процедуры множатся в результате децентрализации, именно при приобретении стандартизованных продуктов можно максимально снизить издержки дублирования (duplication cost) и активизировать экономию на масштабе. Если продукт поставляется естественным монополистом (телефонная связь, газ, электричество), централизация помогает усилить влияние покупателя на рынок и уменьшить ренту подрядчика.

В госзакупках централизация также способствует уменьшению издержек дублирования, например, затрат на публикацию информации в официальных журналах и затрат на судебные разбирательства.

Риск появления противоречий в документах, связанных с процессом закупок, а также издержки, вызванные этим риском, также снижаются благодаря централизации: во-первых, квалифицированные кадры, задействованные в централизованном процессе закупок, способствуют большей четкости, прозрачности, измеримости закупок и, в целом, улучшению качества документов; во-вторых, в результате централизации уменьшается количество закупочных контрактов для каждого приобретаемого продукта; наконец, возможные судебные разбирательства проводятся в рамках одного суда, в то время как децентрализация ведет к отдельным тяжбам с каждой местной администрацией в случае оспаривания закупок.

Специализация. Централизованные закупки способствуют концентрации человеческого капитала и опыта. Для оптимизации закупочной схемы привлекаются не только профессиональные юристы, но и рыночные аналитики, менеджеры товарных категорий и прочие эксперты в области закупок. Таким образом, создаются специализированные команды, целью которых является совершенствование закупочных стратегий благодаря постоянному обучению и наращиванию опыта.

Небольшим децентрализованным закупочным подразделениям дорого и затруднительно нанимать высококвалифицированных специалистов; поэтому финансовое положение дает преимущество крупным закупочным агентствам в привлечении профессионалов, создании компетентной команды и повышении экономической эффективности закупок.

Совместное использование знаний и информации. Совместное использование знаний и информации является ключевым фактором развития деятельности в организации, поскольку этот процесс повышает эффективность закупок за счет использования наиболее актуальной информации и решения общих и специфических вопросов. Часто рынки бывают взаимосвязаны (например, принтеры и настольные компьютеры, страхование и банковские услуги); из-за диверсификации продуктовых линеек фирмы могут неоднократно встречаться в различных закупочных торгах[59]. К примеру, производители компьютеров (и розничные торговцы), такие как Siemens, HP и IBM, могут участвовать в конкурентных торгах на закупку как настольных ПК, так и ноутбуков[60]. IBM также имеет возможность подавать заявки на поставку мейнфреймов, хранилищ данных и других IT-услуг. По этой причине обмен информацией и опытом между группами специалистов по закупкам чрезвычайно важен для планирования эффективной закупки. Команды, специализирующиеся на различных продуктовых категориях, могут сотрудничать и вместе решать такие общие проблемы, как выбор подходящей системы оценки заявок или наилучшей формы контракта, а также делиться информацией о рыночной ситуации, потенциальных участниках торгов и других важных элементах закупок.

Вот почему обмен информацией и опытом между квалифицированными профессионалами скорее возможен внутри централизованной закупочной организации (подразделения), нежели через местные подразделения или в отдельных организациях.

В заключение рассмотрим влияние централизации закупок на рыночную ситуацию. Как подробно описано далее в этой книге (см. раздел 11.3), не предрасположенные к риску компании могут быть вынуждены действовать более агрессивно, если их исключение из конкурентных торгов приводит к сугубо негативным последствиям. Очевидно, что централизация закупок повышает риск негативных последствий при прочих равных условиях, так как доля рынка, теряемая в результате исключения (проигрыша) из отдельных торгов, растет. Покупателям, планирующим усиливать степень централизации своих закупок, следует учитывать этот эффект. Несмотря на снижение затрат покупателя в результате централизации, стоит принимать во внимание, что агрессивная политика поведения поставщика на конкурентных торгах может скрывать за собой демпинг и занижение реальной стоимости товара (или снижение его качества). Это утверждение верно, когда агрессивные участники предполагают, что мониторинг исполнения контракта со стороны закупщика будет минимальным. Таким образом, в связи с проблемой контроля качества в централизованных системах (см. подраздел 3.2.10) покупатели должны достоверно информировать о своем намерении контролировать качество, а также применять санкции при ненадлежащем поведении со стороны поставщика.

Естественной причиной централизации закупок является стандартизация закупаемых продуктов. Типичными примерами стандартизованных товаров и услуг являются: информационное и коммуникационное оборудование, IT-серверы, канцелярия и бумага, купоны на обеды и топливо, кредитные карты и элементы автомобильных двигателей. Подобные товары могут несколько различаться, но все же они удовлетворяют нуждам и предпочтениям большого количества закупочных отделений и конечных потребителей и не нуждаются в разнообразии.

И действительно, стандартизованные продукты централизованно закупаются центральными государственными закупочными агентствами в нескольких странах. К примеру, многие государственные закупочные организации, упомянутые во введении (GSA, OGC, Consip, Statskontoret, North Carolina E-Procurement@Your Service, My Florida Marketplace, Comprasnet), закупают для нужд администрации факсы, ноутбуки, настольные ПК, программные средства управления документооборотом, принтеры, проекторы, веб-серверы, газ, электричество, топливо, топливные карты, офисную мебель, канцелярию, бумагу, кредитные карты, автомобили, автобусы и кареты скорой помощи[61].