Руководство по закупкам - Джанкарло Спаньоло

Центральные агентства предпочитают практику конкурентных торгов коммерческим переговорам, что подтверждает выводы Глав 4 и 5, утверждающих, что конкуренция выше при закупке неспециализированных стандартных товаров.

Стандартизация способствует централизации закупок по двум основным причинам. Во-первых, стандартизация облегчает сбор и обработку информации. Продукты описываются точно и однозначно, поскольку разнообразие моделей ограничено (однородность продуктов), местные требования схожи (однородность потребностей), а риск неверной или неполной обработки информации со стороны центрального закупочного отделения невысок. К примеру, бумага является стандартным товаром, и запросы на нее, исходящие из разных стран, схожи между собой. Аналогично, IT-серверы, несмотря на различие некоторых технических характеристик (масштабирование, доступность и количество параллельных пользователей), по сути, являются стандартизованным оборудованием.

Во-вторых, стандартизация позволяет поставщикам использовать существенную экономию на масштабе за счет выпуска большого количества одного и того же товара. Это обычно снижает единичную стоимость продукта и дает покупателю возможность снизить свои затраты при присуждении контракта. Экономия на производственных затратах должна превышать объем усилий, затраченных поставщиком на обслуживание контракта, разделенного на части между несколькими разрозненными подразделениями[62].

Стандартизация продуктов обычно ведет к централизации закупок на региональном, национальном и континентальном уровнях; тем не менее у многих организаций возникают проблемы при централизации закупочных процедур. К примеру, закупочные контракты на поставку электроэнергии обычно заключаются с местными поставщиками, и централизация закупок данной продукции затруднительна для мультинациональных компаний. Несмотря на стандартизованный характер электроэнергии как товара, географическая удаленность закупочных подразделений друг от друга вкупе с возможными ограничениями законодательного характера на межгосударственные поставки электричества могут препятствовать полной централизации. Таким образом, даже если мультинациональным компаниям удастся полностью централизовать все контракты на закупку электроэнергии, преимущества централизации могут быть серьезно нарушены из-за сложности или даже невозможности конкуренции поставщиков. Поскольку контроль стоимости энергоресурсов производится на корпоративном уровне, даже если энергия закупается локально, центральное отделение должно контролировать общую стратегию закупок. Далее будут приведены основные аргументы в пользу усиления централизации при закупке услуг и товаров стратегического значения для организации.

Местные закупочные подразделения чаще всего лучше, чем центральные закупочные агентства, информированы о необходимых характеристиках продукта, но иногда передача соответствующей информации центральному агентству может быть неудобной или затратной. Возьмем, к примеру, услуги клининга, управление активами или ведение дорожного кадастра. Поскольку данные услуги должны учитывать местные особенности, сбор более точной, чем у местного подразделения, информации для центральной организации труден и затратен. К подобной «локальной» информации также можно отнести такие характеристики поставщиков, как используемые стандарты качества, надежность поставок и финансовое положение. Точность и актуальность информации, таким образом, может стать аргументом в пользу децентрализации.

Вместе с тем выбор местных закупочных подразделений не всегда соответствует принципу «лучшие ценности за вложенные деньги» («best value for money»). Иногда децентрализованный выбор поставщиков бывает менее эффективным, чем централизованный, поскольку местные закупочные подразделения предпочитают нанимать местных подрядчиков. Так происходит сближение местного поставщика и покупателя, а лоббирование местных интересов может негативно сказаться на общей эффективности закупок.

Это, однако, не исключает проявления фаворитизма на центральном уровне, хотя прозрачность деятельности головных организаций во многом препятствует распространению коррупции (подробней о коррупции см. в Главе 16)[63]. Данный аргумент подтверждается практикой частных и государственных закупок. Например, Международный консорциум государственного финансового менеджмента (ICGFM) опубликовал результаты своего Мирового исследования за 2005 г. «Противодействие коррупции в государственном секторе». ICGFM рекомендует правительствам принять ряд мер для снижения уровня коррупции. Одной из предлагаемых мер является «централизация закупок для предотвращения коррупции». В госзакупках увеличение объема конкурентных торгов требует, согласно законодательству, увеличения степени прозрачности процедур. Поскольку централизация облегчает проведение электронных торгов (см. подраздел 3.2.11), а последние предполагают пониженный риск махинаций с полученными предложениями, коррупция может быть снижена за счет агрегации спроса.

Централизация также является стимулом для улучшения процесса коммуникации. Общение между периферией и центральным закупочным отделением (организацией) бывает особенно затруднительно на начальных этапах централизации. Это происходит по двум причинам: с одной стороны, у местных закупщиков могут возникнуть трудности с описанием своих конкретных нужд, с другой, они могут умышленно скрывать информацию с целью сохранения контроля принятия решений.

Безусловно, поскольку централизация требует определенной степени стандартизации закупаемого продукта, его характеристики могут не вполне удовлетворять потребностям местных отделений, что может создавать определенные проблемы для организаций. Вместе с тем стремление местного закупщика утаить информацию от центрального отделения снижается или исчезает, когда на первое место по значению в закупке ставится вопрос качества. В данной ситуации местным децентрализованным закупщикам не имеет смысла оказывать предпочтение местным поставщикам, так как центральное отделение, располагая максимальным объемом информации о нуждах подразделений, имеет большую возможность обеспечить высокое качество поставки. Вставка 3.3 иллюстрирует влияние фаворитизма на цену и качество[64].