Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий - Дмитрий Румянцев

• Не читается флешка/не открывается презентация. Нет ничего хуже, чем когда спикер доделывает презентацию за полчаса до своего выступления. Ну только если он, конечно, не вносит страшно важные и решающие данные «с пылу, с жару». Заранее узнавайте, ноутбуки какой системы будут работать у вас на площадке, чтобы не получилось в последний момент, что презентация сделана для одной ОС и в другой корректно открываться не желает. Просите спикеров заранее присылать вам презентации, дублируйте их на презентационный ноутбук, на флешку (две, которые вы заранее проверили – они рабочие и читаются ноутбуками на площадке), в облако и почту. Паранойя? Нет, просто опыт.

• Спикер хочет выступать со своим ноутбуком, подключить его к интернету и показывать экран. Если такое вдруг случилось, а вы не готовы, то виноват в этом только организатор, поскольку не узнал об этой потребности заранее. Попросите у аудитории 5 минут на решение технических вопросов, привлеките своего специалиста и быстро все подключите. Всегда нужно иметь всякие разные переходники (для Mac, да и вообще для всех возможных вариантов подключений). Данный пункт не форс-мажор. Это, как и многое, просто плохая подготовка технической части.

Итак, какие советы можно дать для минимизации рисков, впоследствии приводящих к форс-мажорам.

1. Не надо называть форс-мажором то, что на деле является вашими ошибками в сроках и объемах заказа оборудования или «раздатки». Также им нельзя считать пускание на самотек процессов подготовки мероприятия, поиска и проверки подрядчиков, неправильное планирование и делегирование. Да, все это способно привести к форс-мажорам, но изначально их зачастую можно было легко избежать. Обстоятельств непреодолимой силы на самом деле не так много, и порой их роль в глазах заказчика или организатора играют банальное раздолбайство, неграмотное и нечеткое делегирование и исконно русское «авось».

2. Никогда не обещайте того, что вы не можете гарантировать: починить, восстановить, исправить. Не давайте обещаний, которые не сможете сдержать по объективным причинам, не внушайте напрасных надежд. Доверие к вам будет просто подорвано.

3. Имейте под рукой телефоны поставщиков всего, что может вам пригодиться, которые готовы работать в сжатые сроки. Естественно, с ними надо предварительно связаться и уточнить, что нужное вам есть у них в наличии, могут ли они сами доставить его в 3 часа ночи в дальний пригород и получить оплату наличными, а не по договору и счету с предварительным согласованием с юристами.

4. Зачастую помогает банальный предварительный тест оборудования, качества интернет-соединения и прочих важных моментов, а не вера в то, что «как-нибудь оно само», или воспоминание о том, что «в прошлый раз нормально было».

5. Ведите черный список подрядчиков и спикеров. У нас он существует, и в нашем блоге во «ВКонтакте» даже есть специальная тема; там на данный момент два спикера и несколько подрядчиков из разных ниш.

Мы, надо сказать, весьма терпеливы и лояльны, поэтому, чтобы в него попасть, нужно постараться.

6. Всегда необходимо иметь запасные батарейки. Это очень важный пункт, его нужно выделить красным. Батарейки АА и ААА – по 2–3 упаковки каждых. И скотч. Это самые главные элементы, составляющие основу «чемоданчика организатора», о котором написан отдельный раздел.

И последнее. Если вы понимаете: что-то идет не так, или ждете слов от кого-то из вашей команды о том, что проблема решена, или не можете дозвониться до кого-то очень важного – не надо стоять посреди зала, полного участников, с напряженным лицом, как у Тони Старка за секунду до того, как его джинсы и рубашка превратятся в доспехи Железного человека. Уйдите в подсобку, на лестницу, в комнату организаторов. Решите все вопросы там и выходите к людям уверенно и с улыбкой. Это сильно помогает побеждать любые форс-мажоры, проверено.

Коммерческое предложение – документ, в котором кратко и емко собрана информация о вашем мероприятии, обозначены его преимущества, уникальность, выгоды для партнеров, а также то, что вы им можете предложить.

Один из самых частых вопросов – как составить работающее коммерческое предложение. Что в нем должно быть? Кому и как его рассылать, чтобы привлечь внимание к своему проекту, а за ним и деньги? Предлагаем по шагам разобраться в этом вопросе.

Перед тем как передать дизайнеру компред на оформление, нужно подробно расписать, из каких слайдов оно будет состоять и что на них обязательно должно быть.

Слайд 1.

Название мероприятия, краткое описание, даты, время и место проведения, логотипы крупных партнеров (если они у вас уже есть, то есть их можно размещать только после подписания договора) – они прибавят веса вам и доверия вашему ивенту в глазах потенциальных партнеров.

Оговоримся сразу, пока мы разбираемся с первым слайдом: настоятельно не рекомендуем ставить лого любого, особенно крупного, но не гарантированного партнера – такое пускание пыли в глаза может выйти для вас боком. И вообще, при взаимодействии с партнерами никогда не используйте чужие лого и фотографии. Опирайтесь только на то, к чему вы имеете непосредственное отношение.

Слайд 2.

Аудитория вашего мероприятия – можно кратко (должности), можно более подробно (расписать аватары). По канонам – не больше пяти, не меньше трех.

На этом же слайде (или, если сделаны и расписаны аватары с фото/рисунками и места больше нет, то на следующем) – сколько ожидаете участников. Можно описать их географию, возраст, пол. Только не увлекайтесь: важно соблюсти баланс между актуальной информацией и второстепенными подробностями.

Слайд 3.

Что даст партнеру участие в вашем мероприятии. Хорошо, когда это не только написано, но и приведены примеры прошлых удачных интеграций для партнеров из сходной ниши, с цифрами и фактами (например: партнеры сделали зону с активацией, которая побуждала оставлять визитки и заполнять короткую анкету, как результат – уже второй месяц проводят собеседования по оставленным анкетам).

Слайд 4.

В чем уникальность мероприятия, как оно отстроено от аналогичных ивентов в нише. С примерами, взятыми из проведенных ранее ивентов (если они были). Если таковых пока нет – кратко и емко опишите свое УТП в понятных и актуальных для партнера категориях. Если, например, выступающий – безусловная звезда, участие которой в проекте может стать решающим фактором в принятии решения о поддержке вашего ивента, то информация и фото должны быть на этом слайде.

Слайд 5.

Продвижение мероприятия.

Какой охват планируется, какие каналы продвижения будут задействованы. Не завышайте до небес – ваше предложение читают не идиоты. Пишите только о реально работающих и интересных для вашей аудитории каналах.

Слайд 6.

Об организаторах и их кейсах (уже устроенных ими ивентах). Если ранее проведенные мероприятия будут на слуху (в том числе и удачно реализованные на них партнерские интеграции, подкрепленные реальными отзывами), то ваши шансы на получение согласия от потенциального партнера возрастают.