Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса - Филипп Семёнычев

Именно к такой работе должны стремиться стандарты вашей организации: быть простыми, понятными, узнаваемыми, непрерывно улучшаться и совершенствоваться, а также должны быть обязательными для соблюдения.

Как внедрить принцип «нет стандарта – нет улучшения»?

Многие организации, интерпретируя различным образом принцип lean «нет стандарта – нет улучшения», о котором уже упоминалось выше, встраивают его в культуру своей организации, делают его частью культуры непрерывных улучшений.

По своей сути значение принципа достаточно просто: улучшение считается реализованным только после того, как появился новый или откорректированный стандарт. Стандартом может быть любой документ, закрепляющий последовательность действий и нормативные значения каких-либо показателей, описывающий технологию и т. п. Это документ, которым люди руководствуются в своей работе.

Работа этого принципа в организациях может выражаться различными способами:

– Без стандарта формально не закрывается проект (или не фиксируется реализация предложения), соответственно, не выплачивается материальное поощрение, положенное после внедрения улучшения. Другими словами, в стандарт работы контролирующих органов, ответственных за подтверждение результатов и закрытие проекта, за начисление материального поощрения, включён пункт об обязательной проверке соблюдения этого принципа. Данный способ в настоящее время является наиболее эффективным и, соответственно, наиболее распространённым.

– Открытие проектов невозможно без прогнозирования изменения стандартов и планирования этих работ в соответствующих планах. То же самое, как и в предыдущем случае, контролируется соблюдение принципа. Как вариант, в различных формах документации, сопровождающей открытие или закрытие проекта, может предусматриваться специальная графа, которая в случае не заполнения сигнализирует об отклонении от принципа и напоминает исполнителю о его существовании.

– Достижение целевых значений по ключевым показателям подтверждается предъявлением соответствующего изменённого стандарта. Все помнят, что цели должны быть всегда измеримы. Если руководителю поставлена цель, измеримая в виде какого-либо ключевого показателя, то для того, чтобы по её достижению ситуация не вернулась в первоначальное состояние, необходимо зафиксировать достигнутый показатель на новом уровне. В зависимости от показателя, сделать это можно разными способами. Например, сокращая уровень брака, неважно, в каком показателе мы это измеряем, необходимо изменить соответствующий норматив, что, в свою очередь, изменит нормы расхода материалов, энергоносителей и т. п. С улучшением показателя явочного времени может измениться фонд рабочего времени, штатная расстановка, либо что-то ещё.

– Визуализация, обучение и повсеместное упоминание в памятках и инструкциях так же способствует эффективной работе данного принципа. Как уже показывалось ранее на механизме работы визуализации, такие способы просто не позволяют забыть о нём. Никогда не пренебрегайте таким простым и дешёвым методом, как визуализация, и со временем вы убедитесь в его эффективности.

Существуют и другие способы заставить этот принцип работать применительно к специфике работы определённой организации. Подумайте, как в вашей организации можно привить этот принцип?

Если же объединять большинство организаций, то можно утверждать, что данный принцип работает там, где о нём знают и помнят большинство руководителей. Соответственно, они требуют того же от своих подчинённых. О чём думает такой руководитель, когда ему предлагают идею по улучшению? Да, разумеется, надо оценить саму идею, её целесообразность и эффективность. Но такие руководители всегда задают вопросы: «Как будет закреплён результат?», а также «Как и куда можно распространить результаты?»

Таким образом, роль руководителя в стандартизации – постоянный контроль над соблюдением данного принципа. Его надо осознавать, вырабатывать его своим подчинённым и контролировать его соблюдение. Вырабатывание данного принципа у подчинённых не отличается от любой другой привычки. Даже просто обязательные разъяснения о его важности со временем приносят свои плоды. Другая, не менее важная, роль руководителя – сделать всё возможное для упрощения процедуры изменения стандартов в вашей организации. Задумайтесь, когда последний раз менялись ваши стандарты? Насколько просто внести в них изменения при улучшении чего-либо? На самом деле проблема изменения стандартов достаточно актуальна на современных Российских предприятиях, особенно унаследовавших с советских времён систему документооборота. На практике постоянно встречаются проблемы и сложности, ввиду отсутствия возможности внести изменения в ту или иную документацию. Если эта проблема актуальна и в вашей организации, следует уделить ей первостепенное внимание до того, как вы начнёте вырабатывать данный принцип у подчинённых.

Каковы основные требования к стандартам?

С точки зрения lean, ко всем стандартам применяется ряд требований, выполнение которых они должны обеспечить в процессе своей работы. Кому-то они могут показаться немного идеализированными, но не следует забывать, что lean, по своей сути, это идеализация и стремление к идеалу. Именно соблюдение этих требований обеспечивает эффективность и надёжность работы стандартов в целом и метод стандартизованной работы в частности.

– Стандарты представляют самый лучший, безопасный и лёгкий способ выполнения работ. В современном мире при стремительных темпах развития науки, в частности, методов и способов выполнения работ, инструментов и механизмов, оборудования и технологий, очень просто отстать от прогресса и потерять конкурентные преимущества. Обеспечение отражения только лучших способов выполнения работ в стандартах организации помогает ей двигаться в ногу со временем. Лучшие способы – это самые безопасные способы выполнения работ, известных в данной организации в настоящее время. Это самые лёгкие, быстрые и экономичные способы выполнения работ из существующих стандартов. Внутреннее развитие организации и оперативный обмен опытом внутри организации поддерживает нормальные для неё темпы развития. А приобретение нового опыта позволяет ей двигаться в ногу со временем, ещё более ускоряясь на фоне её конкурентов. Если в организации существует более безопасный, лёгкий, быстрый и экономичный способ выполнения какой-либо работы, то он обязательно должен быть отражён в стандарте. Если в организации нет такого способа, но известно о его существовании, необходимо приложить все усилия для приобретения и адаптации этого опыта.

– Стандарты предлагают наилучший способ сохранения улучшений и накопленного опыта. Внедряя лучший способ выполнения работ, согласно подходу lean, мы никогда не должны забывать о том, с чего начинали. Может показаться наоборот, но подход lean предполагает бережное и обдуманное внедрение любого улучшения, ни в коем случае не быстрое и не проверенное. При внедрении какого-либо улучшения, оно сначала реализуется в небольшой зоне под пристальным наблюдением, выявлением и устранением всех возможных проблем. Только после того, как улучшение «прижилось», т. е. процесс продолжил стабильно работать, выдавая лучшие результаты, можно распространять его на другие зоны (участки, процессы и т. д.). В случае неудачи при внедрении улучшения всегда можно вернуться к работе по предыдущему стандарту. Сохранение информации в стандартах позволяет быстро вернуться к ним в случае необходимости, а накопление опыта от предыдущих улучшений позволяет оказать помощь в дальнейших улучшениях, направить работу и избежать возможных и повторяющихся ошибок. На практике, в связи со сложностью процессов, подвергающихся улучшению, часто встречаются такие случаи, когда улучшение в одном месте негативно сказывается на чём-то другом. Так, например, сокращение времени цикла работы одного оператора может привести к ухудшению качества выпускаемой продукции. Улучшили один ключевой показатель, но ухудшили другой. Способ сохранения улучшений и накопленного опыта в виде стандартов должен обеспечить быстрый возврат к работе по предыдущему стандарту, а также предотвратить подобное в будущем. То есть перед реализацией какого-либо улучшения необходимо изучить историю того стандарта, который мы собираемся улучшить, воспользоваться опытом для экономии ограниченных ресурсов.