Убедительное письмо. Как использовать силу слов - Питер Фредерик

Возможно, вам это покажется странным, но поверьте мне. С помощью методов лаконичного письма, представленных в этой книге, вы составите план-список, отражающий основные аргументы. Затем добавьте минимальные подробности – и получится резюме для руководства. Если вписать дополнительные детали и подтверждающие факты, то получится исходный документ. Понятно, что нужно отшлифовать резюме, но незачем оставлять это на последний момент, когда вы будете торопиться, чтобы уложиться в сроки. Помните, резюме для руководства – это ваш документ.

Итак, как должно выглядеть резюме и сколько страниц занимать? Объем резюме зависит от общего объема исходного документа, но, учитывая, что содержание большинства деловых книг можно изложить на пяти листах формата А4 или даже меньше,[20] не стоит отводить на него больше трех страниц.

Структура резюме или выдержки должна отражать структуру всего документа, так как строится по тому же сюжету. В резюме всегда нужно указывать:

• причину, по которой решение должно быть принято;

• решение, которое должен принять читатель;

• причины, по которым он должен выбрать тот вариант, который предлагаете вы.

Для документов-предложений, таких, как заявки, тендеры и проекты, подходят следующие форматы:

• понимание ситуации клиента и его требований;

• характеристики успешного решения/поставщика;

• обзор вашего предложения, учитывая два первых пункта;

• почему вы? почему не конкурент? что вас дифференцирует?

• Ситуация – Почему мы оказались в данном положении?

• Возможность – Что можно изменить/улучшить?

• Решение – Что мы предлагаем, чтобы использовать эту возможность?

• Подход – Как мы этого добьемся?

• Воздействие – Как это поможет?

Пример убедительного письма, показанный в главе 2, – типичный образец.

В Великобритании люди каждый год пишут десятки тысяч заявок на финансирование, однако лишь мизерная их часть добивается успеха. Заявители прекрасно знают, зачем им нужно финансирование, и зачастую очень удивляются, когда им отказывают. Очевидно, что причина подачи заявки на финансирование играет важнейшую роль, но попросите грант на проведение опытов над животными, и никакое убедительное письмо тут уже не поможет. Однако самая распространенная причина, по которой хорошие идеи терпят неудачу, – плохой текст. Предлагаю советы и хитрости, которые помогут вам избежать большинства ошибок.

В бизнесе человек, который принимает решение, чаще всего имеет прямую финансовую заинтересованность в его успехе. Например, менеджеру, который потратил бюджет отдела на плохого консультанта, придется перед кем-то отвечать. Однако с грантами дело обстоит по-другому. Типичный пример – финансирование исследований. Европейская комиссия реализует огромную программу по частичному финансированию компаний, разрабатывающих инновационные технологии. Европейская комиссия отложила на это деньги, но она не вправе решать, кому их отдать. Эта задача возложена на независимых экспертов, выбор которых определяется заявкой. Чаще всего это академики, консультанты, исследователи и бизнесмены. Заявку всегда читают, как минимум, три человека.

Хотя параметры оценки установлены Европейской комиссией, факторы убеждения эксперта абсолютно отличаются от тех, которые адресованы человеку, рискующему собственными деньгами. К примеру, если бы это были ваши деньги, вас больше всего интересовали бы расходы, срок окупаемости, рентабельность инвестиций, объем рынка, интеллектуальная собственность и права на использование. Если же деньги не ваши, вы хотите, чтобы вас заинтересовали, развлекли и удивили. Неважно, насколько хороша идея, если оценивающему ее эксперту стало скучно после прочтения первых трех страниц, поэтому она, скорее всего, не получит финансирования. Для того чтобы достичь баланса между фактами и элементом развлечения, воспользуйтесь следующими советами.

Умение рассказывать истории играет важнейшую роль в заявках на финансирование по двум причинам:

1) помогает выстроить логическую структуру;

2) увлекает читателя.

Настоятельно рекомендую метод «логического поезда», который представляет важнейшие факты в логическом порядке, поэтому эксперту сложно не согласиться с причинами, по которым вы подаете заявку. Кроме того, при таком повествовании получается интересный рассказ, вовлекающий читателя и удерживающий его внимание. В основе логического поезда – структура «от проблемы/возможности к решению» с добавлением нескольких украшений. В частности, этот метод призван отвечать на мысли и вопросы эксперта-оценщика, как только они рождаются в его голове. Вот эта структура.

1. Существует проблема/возможность:

2. Проблема/возможность достаточно значительная, чтобы оправдать заявку на финансирование:

3. Никто не нашел адекватного решения:

4. У нас есть идея/решение:

5. Но мы не можем реализовать наше решение, потому что есть ряд препятствий:

6. Грант поможет преодолеть эти препятствия следующим образом…

7. Если мы преодолеем препятствия и решим проблему, то выгода будет грандиозной (для всех, кому поможет программа финансирования).

Я также называю этот метод рассказом «ужасно-прекрасно». Вы предлагаете плохие новости и связанные с ними хорошие новости попеременно, ведя читателя к итоговым хорошим новостям. Так вы показываете, что владеете всеми аспектами вопроса и продумали основные возражения и препятствия на пути к реализации своей инициативы.

В зависимости от необходимости фактических доказательств и масштабов заявки, логический поезд может занимать от половины страницы до двух. Этот подход также помогает составить выдержки/резюме для руководства.

За свой многолетний опыт я видел несколько сотен заявок на финансирование. И скажу, что примерно 80 % заявок с хорошим логическим поездом получили гранты. Вложите максимум стараний и времени в свою историю.

Помните, если человек, оценивающий вашу идею, не тратит на ее реализацию собственные деньги, его больше интересует история, а не финансовые детали. Расскажите хорошую историю, расшевелите его, затроньте эмоции и вызовите в нем желание помочь, и тогда сочетание эффекта первичности и предвзятости подтверждения поможет вам пройти, как минимум, полпути до гранта.