От срочного к важному. Система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Конечно, это непрактично и даже невозможно — распланировать все 24 часа. Но чем больше положительного и продуктивного времени вы будете иметь, тем меньше шанс, что вы согласитесь потратить свое время на ненужные дела под влиянием социального или рабочего давления.

Когда вы работаете по плану, а вас прерывают или отвлекают, все, что нужно сделать, — свериться с планом и продолжить работу. Неважно, надолго ли вы отвлеклись; посмотрев в свой план, вы вернетесь ровно к тому, что делали до этого. Но если плана нет, восстановление после таких прерываний часто требует даже больше времени, чем то, на сколько вы отвлеклись. Если вы быстро возвращаетесь к работе, то сохраняете продуктивность в тонусе. Мы более детально обсудим это в следующей главе.

Как сделать что-то без усилий, включив автопилот? Да просто сделать это привычкой, регулярной частью дня! Если превратите в привычку записывать А— и В-задания в календарь, вы эффективно оградите себя от прокрастинации, когда надо сосредоточиться на качестве. Каждое задание для достижения успеха в календаре продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь. И сделать это вы можете с помощью превращения планирования в привычку. А когда оно станет привычкой, уже не придется заставлять себя.

А сейчас, извините, я себя перебью.

Мюррей Уокер

Теперь вы вооружены планом и можете использовать его, чтобы держать свой мозг на коротком поводке и оставаться в фокусе. Но что делать, если вас прерывают или вы отвлекаетесь, что неизбежно в коллективе? Кто-нибудь вдруг ошарашивал вас таким срочным проектом, что вы напрочь забывали о своем плане и весь оставшийся день так и не могли к нему вернуться?

Ужасно неприятно в конце рабочего дня осознавать, что не получилось никакого прогресса. В конце концов, вы ведь целый день чем-то занимались, правда? Но так и не решили ни одной проблемы. Что же случилось? Иногда — возможно, чаще, чем хотелось бы, — фактическое количество времени, затраченное на продуктивную и сосредоточенную деятельность, меньше желаемого.

В большинстве рабочих коллективов невозможно не прерываться и не отвлекаться. Даже те люди, которые работают дома и могут избежать офисной атмосферы, регулярно борются с внезапными телефонными звонками, электронной почтой, собственными мыслями, доставкой на дом, детьми, питомцами и со всем, что рядом катается, бегает или прогуливается мимо двери весь день. К счастью, большинство таких диверсий короткие. Я работал в офисе, наполненном бесконечными отвлекающими моментами, как относящимися к работе, так и нерабочими, включая командные встречи, повседневно проходившие в зоне общей слышимости офиса, а также очень популярное для разговоров место рядом с центральным принтером около моего стола и даже настольный футбол.

Но отвлекаться и прерываться — разные вещи. Отвлекаться вы можете в результате проблем с самодисциплиной или офисной культурой. Вокруг вас может быть нечто, отрывающее ваше внимание от заданий и мешающее сосредоточиться. Это может стать проблемой, если происходит слишком часто; в таком случае надо ограничить уровень шума или, возможно, сменить место офиса. Атмосфера, в которой слишком много отвлекающих моментов, может способствовать низкой продуктивности и раздражению сотрудников, начинающих полагать, что требования к ним слишком высоки, несправедливы и недостижимы.

С другой стороны, прерываетесь вы тогда, когда кто-то хочет вашего внимания, а вы пытаетесь сосредоточиться на чем-то своем. Мы проводим так много времени в совместных трудах, что воспринимаем подобные прерывания как естественную часть дня. Но иногда отрывают от работы буквально целый день. Невозможность справиться с подобным может привести к тому, что придется взять работу на дом или остаться допоздна, когда все уже ушли, а вы наконец можете приступить к своим обязанностям.

В офисе, в котором работал я, людям постоянно приходилось ходить от стола к столу, чтобы координировать совместные проекты. Как легко в условиях такого типа начать потихоньку вместо рабочих вопросов обсуждать планы на выходные? Было приятно работать в дружном коллективе, и мне нравились отношения, которые я выстроил. Но я видел: все мы прилагали огромные усилия, чтобы оставаться сосредоточенными на работе и при этом не грубить друг другу. Я знал, что должен найти способ справляться с прерываниями, если хочу нормально работать.

Самым простым решением было бы запереть дверь офиса или поставить на стол табличку «Не беспокоить» и отказываться говорить с кем-либо. Тем не менее в действительности это обычно не работает, потому что часто нас отвлекают по поводу работы и задают вопросы, на которые мы обязаны ответить. Не всегда нас прерывают поболтать — это неплохо изначально. Иногда информация или люди, которые вам нужны, приходят в неудобное время; хотя вас и прервали, вы рады их видеть. Иногда полезные или даже отличные события могут произойти, когда нас прерывают. Но в конце концов надо возвращаться к тому, что вы делали до этого.

Я пытался узнать, как эксперты по поведению советуют поступать в подобных случаях, но те тактики, которые я изучил, не работали. Предлагали, например, вставать, когда кто-то подходит к столу, избегать зрительного контакта, если прерывают, или пытаться подойти к их столу прежде, чем они подойдут к вашему. Один даже предлагал подрезать передние ножки «гостевых» стульев в офисе, чтобы, садясь, люди чувствовали, как сползают: им будет неудобно, и они не захотят оставаться надолго. И этот совет действительно как-то попал в опубликованную книгу! По мне, выглядит немного нелепо. И со временем я придумал свои методы борьбы с прерываниями.

Вот вопросы, на которые я искал ответы:

• Как реагировать на прерывание (и его причины), чтобы не сбиться с курса и оставаться вежливым, когда мало времени?

• Как быстрее вернуться к работе после того, как прервали, чтобы не тратить еще больше времени?

К этим вопросам мы и обратимся.

Сложно вернуться к нужному курсу, когда разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Нравится собеседник или нет, вы подчас ловите себя на желании услышать звонок телефона, избавляющий от этого длинного непреднамеренного разговора. Именно поэтому вы должны сразу же, как только возможно, установить рамки времени, на которое готовы прерваться. Это ключ к тому, чтобы разговор получился настолько кратким, насколько надо вам.

Лучший способ это сделать — огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, направляющемуся к вам человеку, а потом задавать целенаправленные вопросы.

Вот несколько примеров:

«Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»