От срочного к важному. Система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Как проходит день работника в сфере информации

Рис. 7.1

Как раз в тот момент и необходимо обратиться к плану, потому что — и это одно из его достоинств — в нем кроется подсказка, почему именно сегодня у вас нет времени на разговоры. Сверившись с намеченным, вы освежите проекты и цели на день и вернетесь к уровню своей продуктивности намного быстрее. Если работаете над трудоемкой, утомительной, скучной или сложной частью проекта, быстрее восстановиться можно с помощью заметок, где именно в процессе задания вы находились, когда вас прервали. Нужно наметить, каким будет следующее действие, когда вы вернетесь, потому что обычно в этом трудно положиться на собственную память. Делайте заметки как можно более подробными, чтобы они служили сигналом, включающим созданное рабочее состояние, — и вам удастся в него вернуться. Я делаю так даже в конце рабочего дня, когда занимаюсь продолжительным проектом; это позволяет назавтра сразу влиться в работу, а не мучить себя, вспоминая ту самую отличную идею, возникшую перед самым концом рабочего дня.

Рис. 7.2 показывает краткий план стратегий управления прерываниями.

Рис. 7.2

Конечно, некоторые проекты требуют большей концентрации, чем другие; поэтому может понадобиться запланировать отдельное время, посвященное себе, и сделать так, чтобы в это время вас невозможно было прервать. Если есть возможность, позвольте звонкам отправляться в голосовую почту, не проверяйте электронную почту, поставьте табличку на столе, что в этот день вы недоступны с 10:00 до 11:00, или даже отправьтесь работать в конференц-зал либо другое тихое место, где можно держать дверь закрытой. Если вы работаете в коллективе, где существует общее расписание дел, можете обозначить это время там, чтобы все знали: вас нельзя беспокоить. И наоборот, запланировать отрезок времени, когда вас можно прервать, или время открытых дверей, когда вы доступны для просьб и готовы отвечать на вопросы.

И последнее: помните, что следовать всем этим советам стоит и в том случае, когда вы сами кого-нибудь прерываете. Объявите человеку, сколько времени требуется, сразу расскажите, почему его прервали, и ясно поставьте рамки времени для выполнения задания, если это возможно. А потом дайте человеку вернуться к работе. Если потребуется занять человека больше, чем на несколько минут, пришлите ему просьбу о встрече с несколькими пунктами предполагаемого обсуждения. Попросите коллегу выделить вам немного времени, когда он освободится. Если будете говорить по делу и кратко, то, когда в следующий раз направитесь к сотрудникам, у них не возникнет желания прятаться!

Организация — это то, что надо делать, прежде чем что-то сделать, чтобы, когда ты это делаешь, все это не перепуталось.

Алан Александр Милн

Теперь, когда вы выбрали, какие достижения успеха дадут вам значительные результаты, и поняли идею о расстановке приоритетов и соответственном планировании, а также о своевременном выполнении обязанностей, начинайте обдумывать, как же со всем этим справиться.

Помните, когда вы учились в школе, для каждого предмета была отдельная тетрадь? На уроке математики вы доставали тетрадь по математике. И точно знали, что это она, потому что на обложке было написано «Математика», и ваши записи с прошлого урока — вот они! Мы помечали цветами все: красный — для математики, голубой — для физики, желтый — для истории и т. д. В этом был смысл школьной системы: выбрать, где и что записывать в этом году, чтобы можно было легко отыскать, когда понадобится. Какими мы тогда были умными, правда? Большинство из нас лучше организовывали свою информацию в 11 лет, чем сейчас. В настоящее время многие оказываются в такой ситуации:

«Где твои записи с совещания, которое было на прошлой неделе?»

«О-о-о… м-м-м… они были в желтом блокноте… Я еще там дерево в уголке пририсовал. Ищи дерево».

Хороша система поиска? (Ваши школьные учителя были бы разочарованы.)

Организованность всего-навсего делает вещи проще — проще их найти, запомнить и управлять ими. Это также экономит время. Тайм-менеджмент весь состоит из организации и систематизации ваших информационных ресурсов, о чем вы и узнаете в этой главе.

Чтобы контролировать свои обязанности и время, нужно получить контроль над собственными информационными ресурсами. Они включают:

• Список дел (задания).

• Календарь (планы).

• Контакты.

• Заметки.

Если удастся держать эти ресурсы в порядке и под контролем, вы сможете:

• Сдерживать обещания, данные другим людям.

• Помнить обо всех запланированных делах и выполнять их (включая задания для достижения успеха).

• Продолжать с клиентами и коллегами обсуждения с того места, где закончили.

• Организовывать свою информацию так, чтобы легко к ней обратиться и сэкономить время на поиск важной информации.

Некоторые испытывают трудности с такими вещами на протяжении всей жизни. Их дела и контакты записаны повсюду — на стикерах, салфетках или на оборотах бизнес-карточек (рис. 8.1).

Рис. 8.1

Если у вас нет системы для управления этими вещами, вы, скорее всего, будете полагаться на привычные разлетающиеся бумажки или стикеры, призванные напоминать о важных поручениях или информации. У вас может быть несколько разных календарей с пересекающимися планами. Вы, скорее всего, не знаете, как найти информацию, на запись которой когда-то потратили время. Тип стратегии «надеюсь, я это не потеряю», скорее всего, выльется в стресс, ведь вы неизбежно все-таки потеряете или забудете что-то и в итоге не сдержите какое-то обещание. Имея систему, которая организует и упрощает обращение с вашими информационными ресурсами, вы сохраните время и нервы. Она также поможет в тайм-менеджменте, и следующие подглавы покажут, как именно это происходит.