Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст

• Названия файлов со словом «новый». Даже если файл более новый, чем предыдущая версия, как быть с последующими? Название «Новый новый новый финальный. doc» вряд ли послужит образцом эффективности.

• Резюме под названием «Резюме. doc». Я как работодатель могу засвидетельствовать, что соискатели с пугающей частотой называют так свои резюме, в результате все они выглядят одинаково. Их невозможно рассортировать, пока я не изучу все и вручную не переименую.

Всех этих проблем легко избежать, если следовать простой схеме именования файлов по правилам цифровой грамотности. Удачное название файла содержит ровно столько информации о файле, чтобы описать его содержимое, и опускает все остальное. Каждая часть имени файла должна содержать полезную информацию – «любое значение, которое имеет значение»[30]. Пользователи просто должны последовательно придерживаться данной схемы именования файлов, иначе она не приведет к результату. Как и в других отраслях цифровой грамотности, только с практикой она начинает давать результаты.

Имя файла в соответствии с принципами цифровой грамотности должно содержать следующие элементы, разделенные дефисом: инициалы создателя файла, дату создания и тему или ключевое слово. Может быть добавлено и расширение. Шаблон такой схемы выглядит следующим образом:

Например, название черновика этой книги, который я закончил 25 сентября и сохранил как файл ASCII, будет таким:

Соответственно, файл под названием js-0313-projectplan.pdf – это план проекта Джона Смита от 13 марта.

Такая схема способна давать имена всем типам файлов в соответствии с принципами цифровой грамотности:

• файлы, которые вы создаете (письмо тетушке Мардж, заметки с совещания, зарисовки нового дизайна);

• файлы, которые вы сохраняете (квитанция, которую вы скачали с сайта, или полученное письмо);

• любые другие файлы, которые надо как-то назвать.

В любом случае имя файла показывает, кто его создал, когда и с какой целью. Таким образом, оно становится своего рода конспектом, моментальным снимком битов. От этого зависит, как именно пользователи будут работать с файлами: последовательные изменения, вносимые в файл, будут сохраняться как отдельные файлы под своими именами. Это защищает и от безвозвратной потери файлов.

Каждый компонент названия файла мы детально объясним ниже.

Имя файла начинается с того, что пользователь сразу, не открывая файл, понимает, кто создал эту информацию. Имя файла обычно должно содержать только инициалы автора, а не его полное имя, потому что набрать две буквы просто быстрее. (Важно: каждая часть названия файла должна заполняться так, чтобы печатать приходилось как можно меньше.) Две буквы – минимальное количество для идентификации, хотя, конечно, могут быть случаи, например, если инициалы двух пользователей одинаковы, когда лучше использовать имя или фамилию автора документа.

Порой бывает полезно делать исключения и отступать от этой схемы именования. Например, если в папке находятся только созданные мной файлы, а доступ к ней все равно имею только я, то писать мои инициалы mh в начале каждого имени файла явно избыточно. В таком случае я вместо авторства указываю либо notes – «заметки» (если, например, делал заметки на совещании, по ходу делового звонка или просто придумал что-то на ходу), либо отсылаю к файлу или письму, которое я отправил кому-то другому. В этом случае я пишу to – «кому» и указываю инициалы получателя.

Например:

Так или иначе, лучше сначала пользоваться схемой именования последовательно, а уже потом думать об исключениях.

Между инициалами автора и датой находится дефис. Это удобный способ отделить друг от друга разные части имени файла. Почему именно дефис, а не пробел или косая черта? Потому что дефис – один из немногих разделителей, которые без проблем принимаются в названиях файлов ведущими платформами: Macintosh, Windows, Linux и интернетом[31]. Еще один символ, который работает во всех платформах, – это нижнее подчеркивание: _.

Поле даты содержит только четыре знака – два для месяца и два для дня – в формате ММДД. Тут же возникает ряд вопросов: почему нет года? Почему не использовать европейский формат ДДММ, в котором день предшествует месяцу? Не будет ли точнее и удобнее для сортировки, если дату ставить в формате год-месяц-день? Все эти вопросы вполне справедливы, и на них можно вкратце ответить так: тот формат, который удобнее пользователю и тем людям, среди которых он распространяет файлы, и следует использовать. Главное – включать дату в название файла всегда в одном и том же формате. (Как выяснится потом, названиям некоторых файлов дата вовсе не нужна.)

Впрочем, есть причина не указывать год при нашей схеме именования: он обычно не нужен. Большинство проектов длятся не более года, так что месяца и дня достаточно. Кроме того, обычно проще и быстрее набрать название файла без указания года. (Для долгосрочных проектов файлы просто должны храниться в папках по годам – об этом мы поговорим в следующей главе.)

Впрочем, порой дату можно вообще не вводить вручную: программы типа Typinator, Typeit4me, TextExpander или (для Windows) ActiveWords могут сами набрать за вас текущую дату.

Наконец, важно обозначать месяц двумя знаками – январь обозначается «01», а не «1». Таким образом, когда файлы будут отсортированы по имени, все файлы авторства одного человека автоматически отсортируются и по дате. Вот пример алфавитной сортировки файлов:

Все файлы сгруппированы по автору, а внутри каждой группы, поскольку все даты четырехзначные, еще и отсортированы хронологически.