Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст

(Если бы 22 января обозначалось не «0122», а «122», этого сделать не удалось бы.)

Тема, как и инициалы автора и дата, дает читателю представление о содержании еще не открытого файла. Например, тема файла mh-0512-bookdraft.txt подсказывает, что это черновик книги. Глядя на подборку файлов, легко вычленить заметки, сделанные в ходе телефонных переговоров, черновики книги и контракты, всего лишь прочитав имена файлов. Темы могут быть разделены-дефисами или НаписаныСлитно, как хочется пользователю.

Тема, в отличие от инициалов автора и даты, факультативна. Хотя ее указывать обычно полезно, некоторые файлы не настолько значительны, чтобы пользователь тратил силы на введение темы. Например, сохраняя обычное письмо от Джона Смита, я могу просто назвать его js-0925.txt, а если в течение дня он послал их несколько, то я воспользуюсь нумерацией: js-0925–1.txt, js-0925–2.txt и т. д.

Большинство программ Windows автоматически добавляет расширение файла (например, txt или pdf из примеров названий выше) при его создании, так что пользователям не приходится его вводить. На компьютерах с Mac расширение обычно не нужно, если файл будет использоваться только на Mac. Но если пользователи Mac хотят поделиться своими файлами с пользователями Windows, следует вручную добавить расширение, поскольку Windows оно необходимо, чтобы знать, каким приложением его открывать[32].

Хотя изложенная схема именования файлов обычно удобна, есть несколько особых видов файлов, ради которых стоит сделать исключение. Имена этих файлов можно начинать с подчеркивания.

В любой папке обычно бывает файл или два, которые вы открываете гораздо чаще остальных. И названия этих популярных файлов можно начать с подчеркивания, чтобы они при сортировке по имени оказывались в самом верху списка. Таким образом, добраться до таких файлов будет проще и быстрее. Когда вы заходите в папку и нажимаете клавишу пробела, сразу выбирается верхний файл, и теперь его можно открыть одним нажатием клавиши.

В своих папках для проектов, например, я часто создаю файл под названием _contact («_контакты») с контактной информацией всех, кто причастен к проекту. Без такого специального файла контакты могли находиться в самых разных местах – в адресной книге, в общей базе данных или вообще на каком-нибудь сайте. Файл _contact упрощает мою задачу: каждый раз, когда мне нужно найти чью-то почту, телефонный номер или почтовый адрес, я точно знаю, где его искать. Более того, данных в этом файле ограниченное количество, как ограничено число участников проекта. Вместо того чтобы искать в адресной книге среди нескончаемого списка контактов, я открываю _contact и сразу нахожу нужного человека. Эту хитрость можно использовать и для создания, например, файла расписания _schedule («_расписание»), если часто приходится сверяться с расписанием проекта. Но помните, что файлы с подчеркиванием работают только тогда, когда они являются исключением, а не правилом. Чем меньше таких файлов в папке проекта, тем они важнее.

Отличительное качество файлов с подчеркиваниями, помимо собственно их названия, состоит в том, что пользователи постоянно их редактируют. Именно поэтому имена этих файлов не содержат даты. Напротив того, файл, названный в соответствии со схемой именования, содержит в названии дату создания, потому что это «однодневка» или моментальный снимок информации за конкретный день.

Есть два вида текущих файлов – файлы основы и файлы-журналы. (Все файлы с подчеркиваниями относятся к текущим, хотя не все текущие файлы нужно начинать с подчеркивания.)

Файл основы – это любой файл, который пользователю нужно постоянно редактировать, вносить в него изменения и сохранять их в том же файле. Имя файла основы не содержит даты, поскольку информация в нем может относиться к разным датам. Например, файл _contact, описанный выше, – файл основы, поскольку пользователь может постоянно его редактировать, чтобы контактная информация оставалась актуальной.

Особый тип файла основы – это файл-журнал. Это файл основы, разделенный на отдельные записи, организованные в хронологическом порядке, почти как обычный дневник. Чаще всего недавние записи находятся наверху, так что пользователь может добавлять новую информацию и смотреть последние записи, не спускаясь в конец документа. Ниже следуют более старые записи. Разделяться записи могут собственно датами. Например, файл-журнал под названием Book progress («Ход книги») может содержать несколько этапов работы над книгой.

Вот некоторые файлы-журналы, которые я храню у себя на компьютере:

1. «_просмотренные фильмы»: этот файл я веду много лет. В нем содержится название каждого фильма, который я посмотрел с момента открытия файла, и краткий комментарий к каждому. Разделители в этом файле – не дни, как в примере выше, а годы: фильмы текущего года наверху списка, затем прошлогодние, затем позапрошлогодние и так далее. У меня есть и такой же файл «_прочитанные книги».

2. «_здоровье»: это файл-журнал, в который я вношу все свои заболевания или недомогания и дату проявления симптомов. Многие прилежно ведут аналогичные записи о своих машинах, но я считаю, что личный журнал здоровья куда важнее. Он не требует никаких специальных программ, кроме текстового редактора для создания файла ASCII. (Растет движение за то, чтобы пользователи отмечали все данные о своем здоровье: см. сайт quantifiedself.com.)

Файлы основы и файлы-журналы удобны во многих отношениях, но их основной недостаток в том, что потерять их может быть очень обидно. Поскольку пользователь постоянно обновляет один и тот же файл при внесении правок, предыдущие версии файла не сохраняются автоматически. Это отличает их от обычных файлов-«однодневок», за которыми естественным образом тянутся следы предыдущих версий, к которым можно будет обратиться, если что-то пойдет не так. (Например, все черновики отчета будут сохранены в папке проекта как разные файлы, возможно, даже с разными датами создания.) Одна неудачная правка файла основы или файла-журнала может изменить или удалить солидную часть информации. Поэтому важно часто делать резервные копии самых важных файлов основы и файлов-журналов[33].