Упрости себе жизнь. Как навести порядок на работе и дома - Эрин Доланд

Постройте в своем воображении график предстоящего трудового дня. Объективно оцените, какой объем времени вам понадобится на реализацию той или иной задачи. Вычеркните все лишнее и оставьте пункты, в выполнении которых уверены, если только очень постараетесь, и приступайте к их осуществлению.

Теперь, поставив перед собой цель, вам нужно определить свой текущий уровень производительности, чтобы выяснить, нуждается ли он в повышении. К сожалению, для такой оценки потребуется больше недели, однако дело того стоит. Собранная информация позволит вам увеличить производительность труда. Я рекомендую использовать при этом один из двух методов. Если все свое рабочее время вы проводите за компьютером, то проще всего использовать специальную программу, отслеживающую ваши действия в течение трудового дня. Онлайн-приложение Rescue Time («Спасите свое время», rescuetime.com) совершенно бесплатно поможет вам понять, на что вы расходуете время.

Внесите в него информацию о различных видах выполняемых вами работ, и через две недели получите отчеты, наглядно демонстрирующие, когда вы трудились продуктивно, а когда бездельничали. Чем больший период вы охватите, тем точнее будут данные.

Если же ваша деятельность не связана с письменным столом и компьютером, то необходимые замеры времени проведите самостоятельно. Вооружитесь блокнотом и секундомером и через 10–15-минутные интервалы записывайте, чем занимаетесь. Точно так же юристы на почасовой оплате детально фиксируют свои действия, выполняемые в течение дня по заказу клиента.

Простые записи наподобие «Поболтала с Марго» или «Просидела, абсолютно ничего не делая» дадут вам в конечном счете важную информацию, поэтому честно пишите обо всем, чем занимались. Поскольку эти сведения предназначены лично для вас, а не вашего начальника или отдела кадров, нет смысла подтасовывать их. Чем честнее вы будете сами с собой, тем реальнее картина в конечном итоге получится.

Стоит вам только начать отслеживать свои действия, как вы тут же заметите скачок продуктивности, поскольку будете знать, на что тратите время. Уже одного этого может быть достаточно, чтобы достичь идеального уровня производительности труда. Но не исключено, что через две недели наблюдений вы заметите возврат к исходному уровню. Это означает, что данные за первые дни не отражают вашего обычного поведения на работе, и поэтому их следует исключить, чтобы они не искажали истинную картину.

Собрав достаточно информации, проанализируйте ее и выявите закономерности в своем рабочем графике. В какие часы дня вы наиболее дееспособны? Когда вам сложнее всего сосредоточиться? Зная ответы, постарайтесь приспособить трудовой процесс к естественным ритмам своего организма, чтобы повысить производительность.

Хронология рабочего дня также поможет вам отследить периоды, когда вы хуже всего управляете своим временем. Если вы постоянно опаздываете на совещания или не выдерживаете установленных сроков сдачи, то причины этого тоже кроются в собранных данных. Может быть, у вас есть сослуживица, которая постоянно подсаживается к вам, чтобы посплетничать? Сверяетесь ли вы с планом выполнения задания? Не проверяете ли электронную почту по сто раз за час? Или телефонный разговор с определенным поставщиком настолько выбивает вас из колеи, что после этого вы минут пять, а то и больше не в состоянии ни о чем думать? Нет ли у вас привычки отклоняться от темы во время телефонных бесед? Если вы не заметили ни одной из перечисленных или любых других закономерностей, продолжайте собирать данные еще одну неделю и более тщательно записывайте все, чем занимаетесь в течение дня.

Пожалуй, стратегий управления производительностью и временем не меньше, чем книг в библиотеке Конгресса США. Я пользуюсь «винегретом» из метода Дэвида Аллена, описанного в книге «Как привести дела в порядок»[12], постоянного применения одной из программ управления проектами, самодисциплины, мотивации и моих собственных методик, созданных путем многолетних проб и ошибок. Важно найти систему, которая лучше всего подойдет именно вам.

Предлагаю выполнить следующие шаги на пути к идеальному продуктивному дню. Прежде всего нужно понять, чем же вы, собственно, занимаетесь на работе. Для этого не поленитесь записывать все свои действия на протяжении не менее двух недель. В результате получите картину своего типичного трудового дня. Как часто вы обычно разговариваете по телефону? Сколько часов посвящаете исследованиям и написанию текстов? Сколько раз вытаскиваете конфетку из вазы на столе секретарши в приемной?

Далее сравните свой воображаемый идеальный день с реальным усредненным. Какие самые важные дела вы успеваете выполнить за типовой день? А какие действия особого значения не имеют? Определите приоритетность (средняя, высшая или низкая) стоящих перед вами задач, а затем подсчитайте, сколько времени вы в действительности тратите на дела из этих трех категорий. Посвящаете ли вы большую часть рабочего времени делам высшей приоритетности? Если нет, то это настораживающий сигнал о неполадках вашей существующей системы продуктивности.

Итак, проанализировав рабочие процессы, расставьте предстоящие задачи в порядке очередности, причем самые неотложные запланируйте на те часы, когда вы наиболее дееспособны. Дела средней сложности наметьте на то время, когда вы еще достаточно производительны, хотя уровень энергии уже снижен, а отвлекающих моментов больше. Наконец, наименее важные (за невыполнение которых вас все равно никто не уволит) откладывайте на самую непродуктивную часть вашего пребывания в офисе. Например, у меня повышена работоспособность в первые три часа. И если я начну трудовой день с проверки электронной почты или чтения любимых сайтов, то впустую потрачу время, когда пишется лучше всего. Поэтому я стараюсь использовать его максимально продуктивно и сразу же, переступив порог офиса (если не возникает каких-то форс-мажорных обстоятельств), берусь за написание текстов, а проверку электронной почты откладываю на более поздние утренние часы, когда мне потребуется небольшая передышка. Многие замечают снижение своей производительности после обеда. Независимо от того, когда такие спады бывают лично у вас, именно на эти периоды планируйте работу, не требующую высокой концентрации внимания. Скажем, я в это время звоню людям, оставившим мне сообщение с просьбой перезвонить, сканирую и подшиваю в папки документы, проверяю электронную почту и обрабатываю материалы в папке «Прочти меня».

Для составления рабочего графика воспользуйтесь доброй старой ручкой и бумагой или какой-нибудь компьютерной программой. Я комбинирую два метода. С помощью приложения Google Calendar планирую свою официальную деятельность (совещания, деловые встречи и т. п.). В большом бумажном календаре намечаю время, когда буду писать тексты для нашего сайта борцов с хламом. В блокнот-ежедневник, разбитый на 43 радела, вношу исходные данные согласно рекомендациям Дэвида Аллена в книге «Как привести дела в порядок». Наконец, работу с клиентами распределяю с помощью компьютерной программы проектного управления.