Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

Вы помните время, когда учились водить машину? Если вы похожи в этом на меня, то ваше обучение происходило в два этапа. На первом этапе это была программа для начинающих, включающая основы навыков, позволяющих научиться держать транспортное средство под контролем, — рулевое управление, ускорение и торможение, повороты, дорожные знаки и правила подачи звуковых сигналов. Это было обучение активному вождению — технике маневрирования машины в дорожной ситуации, где все придерживаются правил.

А потом мой отец дал мне серию уроков оборонительного вождения. Он показал мне, как управлять машиной в реальном мире. Великолепный учитель, он научил меня продумывать ситуацию наперед и быть готовой к непредвиденным ситуациям, вроде безответственных водителей, заносам автомобиля на льду и скольжению во время дождя. Он также помог мне осознать мою склонность к слишком быстрой езде, езде на тормозах и заносу машины вправо. Готовность к подобным сценариям оказалась реальным ключом к безопасности и успешной езде по дорогам.

Навык 4 подобен теоретическому курсу обучения вождению. Эти стратегии начинают работать в тот момент, когда это требуется. Но было бы несправедливо с моей стороны остановиться, потому что это еще не конец истории. Пришло время для продвинутого курса — уроков практического вождения, подготовки к преодолению непредвиденных ситуаций, с которыми вы обязательно столкнетесь в вашем путешествии к выполнению всех дел из списка.

ОПРЕДЕЛИТЕ СВОИ «МЕРТВЫЕ ЗОНЫ»

В вождении очень важно знать, где находится ваша «мертвая зона». Точно так же вам необходимо определить ее и в работе.

Неважно, каким дисциплинированным и собранным работником вы являетесь, каждый из нас в той или иной степени сталкивается с помехами. Ошибочно думать, что вам удастся их избежать. Это может быть вызов на конференцию, которая должна продлиться слишком долго, коллега, донимающий вас множеством вопросов, или ваша собственная склонность откладывать на потом свои самые сложные задачи. События происходят, несмотря на ваши намерения их избежать.

Важно то, как вы справляетесь с ними в настоящий момент и как маневрируете, чтобы вернуться к контролю над ситуацией. Какие из помех для вас самые непреодолимые?

ПОМЕХА 1. ЧРЕЗМЕРНАЯ ТРЕБОВАТЕЛЬНОСТЬ К СЕБЕ

К этой помехе можно подойти двояко. С одной стороны, соблюдение строгих стандартов мастерства помогает людям и компаниям конкурировать друг с другом. Но, с другой стороны, то же самое стремление к превосходству может загнать в парализующую западню, стопорящую работу над проектами и вызывающую неуместный стресс.

Требовательность, если она не контролируется, может привести к опасному бездействию в работе. Это груз, который может положить конец удовольствию, получаемому от работы, и создать проблемы с физическим здоровьем — от постоянного беспокойства повышается давление.

ПОМЕХА 2. ОТСРОЧКИ

Откладывать работу — значит переносить сроки или избегать выполнения работы. Это происходит скорее от излишнего беспокойства, чем из-за недостатка времени или по какой-то другой причине. Отсрочки включают в себя бессмысленное блуждание по офису: вместо того чтобы заняться чем-то продуктивным, любители откладывать работу тратят свою энергию на многочисленные походы к кофейному автомату, без конца проверяют наличие сообщений по электронной почте, перебирают ручки и карандаши в ящике стола, делают все что угодно, только бы избежать внушающей страх задачи.

ПОМЕХА 3. НЕЗАПЛАНИРОВАННЫЕ ПЕРЕРЫВЫ В РАБОТЕ

Незапланированные перерывы в работе — это неожиданные просьбы и требования руководства, то, чем вы совсем не собирались заниматься в данный момент. Незапланированные перерывы, возможно, одна из самых опасных помех, требующих очень деликатного подхода. Когда вы работаете с людьми, вам хочется их поддержать, чтобы работа шла своим чередом. И все же, если вы будете отвлекаться на каждое обращение в ваш адрес, вы заплатите слишком большую цену — снизится производительность вашего труда.

ПОМЕХА 4. СОБРАНИЯ

Излишек собраний — это одна из самых многочисленных жалоб среди моих клиентов. Многие из них сетуют, что половину своей рабочей недели проводят на совещаниях, которые, по сути, являются пустой тратой времени. Организатор вы или участник, нет ничего более невыносимого, чем собрания, которые поздно начинаются, длятся бесконечно, а в результате на них не решается ничего существенного.

Хорошо организованные, полезные собрания имеют огромное значение, потому что на них решаются проблемы, генерируются идеи, экономится ваше время, проясняется направление работы, строится командная работа и повышается интерес к вашим индивидуальным проектам. Это арена, на которой вы слишком зависите от привычек других людей (или их отсутствия), знающих, как выжать из этих собраний все, что можно, не высасывая из вас энергию, что очень важно.

Помехи находят способ работать вместе с вами, поэтому трудно определить, когда дело в вас, а когда в них. Вы когда-нибудь радовались телефонному звонку, или другой помехе, или тому, что отложили собрание с трудным докладом? Или позволяли собранию тянуться слишком долго из-за желания решить что-то в полной мере?

Неважно, какими предстают перед нами помехи или по чьей вине. Моей главной целью здесь является не позволить им красть у вас больше полагающейся им доли времени и научить вас методам возвращения в рабочее состояние, когда бы вас ни прервали.

Ждите сюрпризов. Вместо того чтобы беспомощно воздевать к небу руки, овладейте несколькими восстанавливающими приемами. Если вы уступите и будете принимать желаемое за действительное, вы снова и снова будете попадать в одну и ту же западню. Воспользуйтесь следующими советами, методами и стратегиями, чтобы опять вернуться к плану.

ОСВОБОЖДЕНИЕ ХРАНИЛИЩА

Так же как багажник машины, ваш рабочий день — это хранилище, в котором находится определенное количество задач. Когда внутри все аккуратно разложено, вы можете вместить туда еще множество вещей (о чем вы узнали из навыков 3 и 4). Но точно так же, как с багажником машины, чем больше места, тем больше вам требуется уложить.

Если уж вы стали думать о своем рабочем дне как о физическом объекте, который может много вместить, то понятно, что вам надо организовать контроль над его размерами и формой. Вы можете выбрать: сколько времени вы хотите, чтобы ваше вместилище удерживало содержимое? Как долго продолжается ваш рабочий день? Сколько вам хотелось бы, чтобы он продолжался?

Слишком часто мы привыкаем к структуре нашего рабочего дня, автоматически выбираем себе привычную модель, например, десять часов в день. Подсознательно мы верим, что наша ценность измеряется количеством часов, проведенных на работе. Это все равно, что сказать: «Эй! Моя работа не может быть сделана, но я очень усердно работал, поэтому никто мне не может дать нагоняй за невыполненную задачу. В конце концов, я провел здесь десять часов!»