Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

Если вы все еще никак не можете сдвинуться с мертвой точки, тогда откладывайте. Разрешите себе ничего не делать, снимите себя с крючка на один день. А потом, от нечего делать, возьмите и потратьте пятнадцать минут на работу. Наша лучшая, самая творческая работа часто начинает получаться именно тогда, когда это не имеет значения. Ослабьте напряжение, возденьте руки к небу. Ну, а если ничего не получится, так тому и быть. Измените расписание, перенесите выполнение задачи на другой, более удачный день.

КАК ПРЕДВИДЕТЬ НЕОЖИДАННОСТИ?

Ключ к безопасному вождению — умение предугадать, что другой человек сделает в следующую минуту. Мой отец учил меня ожидать, что любой водитель на дороге нарушит все правила. Скорость 55 км/ч? Ждите, что кто-то рванет со скоростью 80 км/ч. Сигнал перед поворотом? Не рассчитывайте на него. Поворот только налево? Ни малейшего шанса.

То же самое касается незапланированных перерывов. Вы можете перехитрить их, предугадав. Не все помехи одинаковы, как и те, кто мешает. Вас может прервать телефонный звонок от очень важного клиента… или от вашей жены или мужа. Оба звонка прерывают вашу работу, но они решительно неодинаковы.

Одно дело справляться с помехами, которые бывают от случая к случаю, и гораздо труднее разрушить глубоко укоренившуюся привычку, к которой вы и ваши сослуживцы приучили себя. Если вы человек, никогда ни в чем не отказывающий людям, измените старые модели поведения.

Больше всех страдает от незапланированных перерывов тот, кто чувствует себя ответственным за всех и перед всеми. Моя цель — выключить ваш автопилот, научив взвешивать и измерять каждую ситуацию в отдельности. Вы способны на больший контроль, чем думаете.

ПРОВЕРЬТЕ СЕБЯ

Даже если вы чувствуете, что хорошо умеете предотвращать незапланированные перерывы, фиксируйте время, которое вы затрачиваете каждый день на перерывы, и важность этих перерывов. Проследите за собой в течение недели или двух. Определите, кто имеет склонность прерывать вашу работу и почему. Поймите, что вы сами виноваты в собственном попустительстве, в том, что на вас оказывают давление люди, врывающиеся в ваш кабинет с мольбами о помощи, в привычке хвататься за трубку всякий раз, когда звонит телефон.

Когда вас прерывают, фиксируйте время и то, по какой причине возник незапланированный перерыв — электронная почта, телефон или многочисленные визитеры. Потом классифицируйте важность и срочность перерывов: А — важные и срочные; В — важные, но не срочные; С — неважные, не стоящие потерянного времени. Вы можете сделать таблицу.

Образец подсчета времени, потраченного на помехи

Лучший способ избежать незапланированных перерывов — подумать и запланировать их заранее. Используйте следующие стратегии, чтобы справиться с нежелательными помехами и своей собственной потребностью отвечать «да» Тому, Дику и Мэри.

• Подсчитайте ваш дневной коэффициент помех. Запланируйте, какая часть дня может быть «активной» (запланированные задачи) и какая «реагирующей» (незапланированные задачи). Исследуйте свои записи, чтобы определить среднее время, каждый день теряющееся по вине незапланированных перерывов. Если оно доходит до двух часов в день при восьмичасовом рабочем дне, то соотношение между «активным» и «реагирующим» временем будет 75:25. Другими словами, каждый день вы можете планировать только шесть часов работы и должны оставлять два часа для незапланированных перерывов.

• Выберите двух или трех людей, которые могут вас прерывать в любое время. Составьте короткий список людей (желательно не больше пяти человек), против чьих визитов вы не возражаете, чем бы ни занимались в тот момент. Это может быть ваш руководитель, президент компании, один-два ключевых клиента и ваши муж, жена или дети в экстренных случаях. Потом постарайтесь справиться с импульсом угождать людям, пытающимся проникнуть в ваш короткий список.