Как говорить правильно и без стеснения - Рейналдо Полито

Выступления с использованием компьютера

• При подготовке своего выступления работайте в таких программах, как PowerPoint. Если вы не очень искусны в изготовлении слайдов с помощью компьютерных программ, попросите более знающего человека помочь вам или обратитесь к профессионалу. Сейчас очень многие владеют этими программами, и подготовить хорошие иллюстрации стоит не так дорого.

• Следуя рекомендациям, приведенным выше, выберите и изготовьте качественные наглядные пособия.

• Заранее отправьте файл с иллюстрациями для вашего выступления человеку, ответственному за проведение мероприятия, чтобы он проверил совместимость систем и смог организовать ваше выступление.

• Никогда не полагайтесь на везение, если речь идет об иллюстрациях к вашему выступлению; всегда берите с собой оригинал рисунков или CD с копией того, что вы послали в оргкомитет, просто на всякий случай.

• Если проектор и экран можно передвигать, установите их в таком положении, в каком они будут видны всем присутствующим и не помешают вам двигаться по сцене.

• Если есть такая возможность, попросите кого-нибудь помочь вам с компьютером и проектором. Просмотрите текст своего выступления с этим человеком, чтобы показ слайдов происходил синхронно с текстом доклада. (Если вы не можете рассчитывать на помощь знающего человека, сделайте эту работу самостоятельно. Чтобы облегчить себе жизнь, воспользуйтесь пультом дистанционного управления. Если это невозможно, то клавиатура компьютера должна находиться в пределах вашей досягаемости.)

• Встаньте в самое лучшее место, откуда вас будет хорошо видно всем.

• Начинайте с объяснения информации, которую будете обсуждать; покажите слайд, сделайте несколько дополнительных замечаний и уберите информацию с экрана. Если же вам нужно, чтобы иллюстрация оставалась на экране долго, демонстрируя ход ваших рассуждений или подкрепляя ваше послание, пусть слайд проецируется в течение всего этого времени. Неплохо периодически выключать визуальные средства и включать свет в зале, чтобы менять виды деятельности в процессе выступления и фокус внимания аудитории.

• В определенные моменты используйте указку, чтобы показать информацию на экране и сделать свой доклад более динамичным.

• Если вы выступаете после другого докладчика, убедитесь в том, что после него не осталось ничего вроде плакатов, листов из лекционного блокнота и прочих вещей, которые могут отвлечь внимание аудитории.

• Не выключайте свет полностью. Просто приглушите его, чтобы все хорошо видели иллюстрации на экране. Если предстоит большой кусок доклада без визуальной поддержки, попросите кого-нибудь включить свет. Чем ярче, тем лучше – так у меньшего количества присутствующих возникнет желание поддаться дремоте.

Аудиовизуальные средства могут стать мощным и действенным источником успеха выступления. Однако действовать с ними надо осторожно, чтобы они выступали лишь в качестве эффективного средства, потому что – я вынужден повторить это – главный элемент выступления – это сам оратор, и никакие вспомогательные средства, какими бы современным и дорогими они ни были, не должны заслонять его.

Когда вы выступаете перед публикой и кто-то в аудитории поднимает руку, чтобы задать вопрос, вы, возможно, чувствуете, что вам бросают вызов. Независимо от того, насколько хорошо вы знакомы с предметом, насколько хорошо подготовили свое выступление и предусмотрели все возможные вопросы со стороны слушателей, вы ощутите этот вызов, потому что жест слушателя, поднявшего руку, подразумевает целую серию факторов, которые нужно учесть очень быстро, за доли секунды – до, во время и после вопроса.

Почему этот человек рискнул выставить себя напоказ и задал вопрос? Почему он пошел на риск (пусть и незначительный), что его поймут неправильно, что он не сможет четко высказать свои идеи и плохо сформулирует вопрос, что он будет выглядеть плохо информированным из-за того, что вопрос имеет малое отношение к докладу, что он окажется в неудобном положении и что может произойти масса прочих вещей, которые нанесут урон его имиджу?

Есть люди, которых не тревожат все эти вещи, когда они задают свой вопрос, и поэтому они его задают.

Вот некоторые причины, в силу которых люди обращаются к лектору.

• Неопределенность – они не до конца поняли послание, содержащееся в вашем выступлении.

• Тяга к знаниям – люди усвоили предложенную информацию, но хотят узнать о предмете больше.

• Желание выделиться – они хотят, чтобы их заметили остальные слушатели, независимо от того, поняли они ваш доклад или нет.

• Желание проверить знания лектора – они хотят убедиться в том, что оратор хорошо ориентируется в предмете.

• Желание создать свой собственный имидж – люди хотят показать, что они умны или искушены в обсуждаемом предмете и следят за мыслью оратора, либо продемонстрировать, что располагают дополнительной информацией на эту тему.

Важно понимать мотивацию людей, задающих вопросы; тогда вы сможете решить, имеет ли конкретный вопрос отношение к предмету выступления и целям аудитории.

Если в основе вопроса лежит неопределенность или тяга к знаниям, то скорее всего вопрос будет относиться к теме вашего доклада. Если же автором вопроса движет желание выделиться из толпы, спровоцировать лектора, проверить его знания или укрепить свой собственный имидж, то велика вероятность того, что вопрос не имеет никакого отношения к актуальной теме.

Уместный вопрос, соответствующий теме доклада и интересам слушателей, может укрепить взаимосвязь между оратором и аудиторией. С другой стороны, вопрос, не имеющий отношения к обсуждаемой теме и причинам, по которым собрались слушатели, может отдалить оратора от аудитории и негативно повлиять на общую концентрацию.

Когда вам задают вопрос, у вас возникает желание ответить: либо потому что вы считаете, что если вас спросили, то отвечать следует в любом случае, либо потому, что у вас есть информация и желание ответить, показывая тем самым (иногда из пустого тщеславия) свою готовность к подобным «вызовам».

Если вопрос уместен, на него обязательно надо ответить, потому что это усилит ваш контакт с аудиторией. Однако если вопрос задан некстати, вы можете попытаться видоизменить его, переформулировать, приблизить к теме доклада, а уже потом отвечать. Если это невозможно и вы знаете, что не существует способа, позволяющего сделать вопрос уместным, то ради успеха всего выступления в целом лучше проявить здравомыслие (и даже скромность) и не отвечать на него. Вы можете сказать, что этот вопрос несколько отличается от направления вашего доклада, но будете рады обсудить этот предмет позже, в конце мероприятия.