Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время - Майкл Хайятт

Что касается заданий, то я всегда выбираю себе по три, и только по три, ключевых задания каждый день. Я называю это своей ежедневной Большой тройкой. Итак, если сейчас это кажется вам невозможным или даже нежелательным, я все понимаю. Но отложите осуждение. Если вы сможете добиться этого, то произведете революцию в своей работе, продуктивности и общем уровне удовлетворенности в офисе и дома.

Большинство профессионалов начинают каждый день с составления списка дел. Там есть задачи, которые они должны выполнить, встречи, которые необходимо провести, проекты, которые нужно закончить, и так далее. Большинство людей настраивают себя на неудачу, пытаясь справиться со слишком большим потоком. Поверьте, это не редкость для тех, кто имеет от десяти до двадцати задач в своем списке дел ежедневно. Это рецепт разочарования. Даже если люди умудряются выполнить пять или шесть из них, то все равно чувствуют себя неудачниками. Еще бы! Ведь есть еще так много незавершенных задач.

Стивен, один из моих клиентов по коучингу, с которым я познакомился ранее, работал по двенадцать часов в день пять дней в неделю, а иногда и больше.

– С шести до шести – вот были мои рабочие часы. Тем не менее даже после того, как я проработал столько часов, все равно было очень тяжело не иметь возможности выполнить все запланированное на день, – поделился он со мной. – Я работал над множеством задач. Причем, кажется, я вовсе не должен был над ними работать. В конечном итоге это просто приводило ко все большему и большему разочарованию, а затем все больше и больше ментальных проблем выливалось на меня даже за границами работы.

Чрезмерно долгие часы работы и умственная истощенность стоили ему времени – как качественного, так и количественного – с женой и дочерьми.

Единственное решение, которое было у Стивена в то время, – работать усерднее.

– Я просто продолжал давить, давить и давить и думал, что в конце концов я доберусь туда. Со временем я стану работать меньше.

Но помните ограничительные убеждения, которые мы обсуждали во второй главе. «Временная переутомленность» – это то, что мы говорим, чтобы успокоить себя относительно постоянной переутомленности. Если вы хотите прекратить хроническое переутомление, внесите изменения: расставьте приоритеты, выбрав три, и только три, задачи.

Я считаю, что в данном случае принцип Парето хорошо применим. Следуя правилу 80/20, примерно 80 % результатов приходит от 20 % действий. По моему опыту, средний человек имеет в своем списке от двенадцати до восемнадцати задач в любой момент времени. Для удобства анализа давайте сойдемся на пятнадцати. Если правило 80/20 верно, то только три из этих задач значимы по сравнению с другими. Представьте себе силу сосредоточения на 20 % действий, которые приводят к 80 % результатов. Это ваша ежедневная Большая тройка[111].

Как же выбрать задачи для этой ежедневной Большой тройки? Для начала обратитесь к вашей еженедельной Большой тройке. Помните, это три главных результата, которых вы должны достичь за неделю, если хотите добиться прогресса в закрытии своих целей и проектов. Пусть ваша еженедельная Большая тройка направляет и предоставляет информацию ежедневной Большой тройке. Сначала это должны быть задачи, которые находятся в вашей Зоне желаний, а также другие задачи, которые находятся в квадрантах 1 или 2 Матрицы приоритетов. Помня о своей еженедельной Большой тройке, начните с деятельности в Зоне желаний, затем переходите к задачам Квадранта 1 (важным и срочным) и, наконец, к задачам Квадранта 2 (важным, но не срочным). Конечно, вы будете получать внешние запросы и другие задачи, которые должны быть решены. Следуйте Матрице приоритетов и здесь. Если вы этого не сделаете, тогда ваш день окажется перегружен задачами квадранта 3 (срочными для кого-то другого, но неважными для вас).

Такая практика сперва может показаться жесткой, но она заставляет вас сосредотачиваться на том, что имеет значение. Она также удерживает вас от чувства подавленности. Почему? Потому что у вас нет длинного списка вещей, которые вы не можете сделать. (Кто вообще старается изо всех сил, если с самого начала знает, что не сможет выиграть?) Более того, в 90 процентах случаев вы дойдете до конца дня и получите ситуацию, когда все будет вычеркнуто из вашего списка. Насколько это было бы потрясающе? Следуя этой модели, вы увидите, что каждый день работаете только над важными задачами.

Перечисление всего лишь трех задач на весь рабочий день может показаться какой-то отмазкой, но на самом деле это требует больше дисциплины и усилий, чем вы думаете. Написание дюжины различных заданий – это своеобразная форма лени, даже если этот список будет держать вас занятым весь день. Требуется гораздо больше усилий, чтобы посмотреть на двенадцать вещей, которые вы могли бы сделать, и сосредоточиться на трех, которые действительно важны. И если вы считаете, что выполнение только трех задач в день недостаточно для победы в долгосрочной перспективе, подумайте о том, чего можно добиться в течение года. Если вы работаете пять дней в неделю и двадцать пять дней в году уходят у вас на отпуск, отгулы и больничные, мы имеем 235 рабочих дней. Если каждый рабочий день вы будете выполнять по три задачи с высокой отдачей и важностью, то завершите год, выполнив 705 вещей, которые действительно имеют значение. Можете ли вы представить себе, какое влияние окажет на ваш бизнес выполнение этих 705 важных и желанных задач в течение года?

Джим Кох, основатель Бостонской пивной компании и пивовар Сэмюэла Адамса, построил свой бизнес стоимостью 1,5 миллиарда долларов на этом простом принципе. Кох написал для журнала «Fast Company» и описал свой типичный рабочий день. «Каждое утро я держу себя сфокусированным, записывая от трех до пяти обязательных дел на день на обычном листке бумаги, – объясняет он. – Это важные, но необязательно срочные вещи. Как только мой день начинается, я держу список рядом в качестве напоминания – легко дать этим вещам засидеться или и вовсе отложить их на другой день. Поэтому я стараюсь сделать выполнение их до конца дня одной из своих приоритетных задач»[112].

Ежедневная Большая тройка работает не только для напитков. Ратмир Тимашев, соучредитель миллиардной компании по управлению данными Veeam Software, также держит свой список коротким. «Мой список дел никогда не заканчивается, поэтому для меня важно расставить приоритеты, – говорит он. – Как правило, я ежедневно составляю список из трех самых важных дел, которые мне нужно сегодня сделать. Благодаря этой практике мой день действительно становится более управляемым. Будучи утренним человеком, я, как правило, завершаю эти действия до полудня, что дает мне время для решения других неотложных вопросов, которые возникают в течение дня»[113].