Говорите ясно и убедительно - Кэрол Флеминг

Обычно это простая идея, которая подводит черту под информацией, логично изложенной в «верхней части пирамиды». Например, мы начинаем выступление с фразы «Нам необходимо поменять поставщика офисной бумаги». Тогда большой босс может сказать «Меняйте!» или спросить: «Какие еще варианты?»

Тогда вы переходите к блоку информации, на которую это утверждение опирается, и говорите: «Это или Тайвань, или компания “Милпитас”».

Большой босс может перебить вас в любую минуту, в зависимости от того, сколько времени он решил на это потратить. Например, есть еще вопросы: «Что мы знаем о соотношении времени и цен?» Но вы предвидели этот вопрос и готовы ответить и про Тайвань, и про «Милпитас». Пирамида информации будет выглядеть вот так:

Посмотрите, как простая мысль о том, что надо логически структурировать содержание выступления, учитывает потребность аудитории в ясности изложения и экономии времени. Мы повернулись лицом к слушателям. Вы никогда не будете давать им больше информации, чем необходимо, или не ту информацию, которая им нужна.

Но – стоп! Большой босс может продолжить задавать вопросы: «Зачем тратить наше время на разговоры о бумаге, боже мой!» Как и многие выступающие, мы тут же зацепимся за вопрос и приступим к ответу. Есть особая вводная структура, которая позволяет кратко изложить историю вопроса. Формат такой: ситуация – детали – вопрос – ответ.

Следуя такому подходу, вы увидите, что все присутствующие согласны, кивают головами и готовы принять ваш вариант, потому что понимают, с чем это связано. Обратите внимание, что сам по себе вопрос далеко не очевиден. Можно и другие задать. («Может быть, нам написать им письмо и выразить сочувствие?») Ответ должен содержать лишь ту информацию, которая связана с конкретно заданным вопросом и выстроена в соответствии с предлагаемой логикой общения.

Делайте так, и ваши большие боссы будут довольны. Обещаю! Но рассуждать о логической организации легко, а делать сложнее. Вы уже привыкли структурировать свои выступления именно так, а не иначе, и эти новые идеи могут показаться бременем для вас. Многим людям нравится рассказывать о событиях в том порядке, в котором они произошли, но кому это интересно? Подавайте информацию в том порядке, в котором слушателям будет проще ее воспринять.

Найдите новые истории для презентации и пропустите их через матрицу ситуация – детали – вопрос – ответ. Многие истории начинаются с деталей. Подумайте о том, что могло предшествовать этому. Применяйте организационную логику. Так получаются отличные доклады – и письменные, и устные. Пусть большой босс будет счастлив.

Вы восхищаетесь людьми, которые могут легко и непринужденно вести как светские беседы, так и деловые разговоры? Они так естественно болтают с абсолютно незнакомыми людьми. Думаю, да. Значит, вы, скорее всего, стоите в это время в углу с бокалом в руке, чувствуя себя одиноким и не в своей тарелке. Или вцепились в своего знакомого, глядя на тех, кто ходит туда-сюда, общается, знакомится со всеми и получает от этого удовольствие.

В этой некомфортной для вас обстановке вы, наверное, думаете: «Все эти легкие разговоры – как петля на моей шее, я чувствую себя больным и глупым. Поэтому вся эта болтовня – глупость, пустое времяпрепровождение, и мне надо держаться от всего этого подальше».

Предлагаю альтернативный вариант, подумайте так: «Светская беседа – нечто важное для общения, но я этого пока делать не умею, не мешало бы научиться». Давайте рассмотрим повнимательнее этот замечательный коммуникативный навык, такой легкий с виду, но такой непростой по сути.

Светская беседа – это ни к чему не обязывающий приятный разговор, цель которого – установить дружеские отношения. Это что-то вроде въезда на основную транспортную магистраль, безопасный «набор оборотов» перед более серьезным разговором. Это похоже на разминку перед игрой в теннис, когда игроки просто пасуют друг другу через сетку и неторопливо изучают один другого. Это важнейший коммуникативный навык, который вам необходимо освоить, потому что именно так в вашей жизни появляются новые люди. Неважно, где начинается общение – в зале заседаний или на дорожке боулинга, – главное, что оно должно начаться с чего-то приятного для обеих сторон.

О светской беседе нужно знать многое, потому что главное происходит именно в первые минуты общения. Если вы считаете, что светская беседа – это «болтовня обо всяких глупостях» и «разговоры о погоде», значит, вы попали в ловушку внешних признаков таких разговоров. На самом деле это возможность обменяться любезностями, показать свое улыбающееся лицо и зарекомендовать себя как обаятельного человека. Вам необходимо проявить готовность обсуждать какую-то общую для всех тему – матч, который все видели, переполненный автобус или погоду. Не так уж сложно придумать какую-то тему, которая объединила бы всех присутствующих. Посмотрите вокруг. Что попалось вам на глаза? (Я рассказываю о том, как это принято в Америке, в других странах могут быть какие-то свои правила.)

Ваша первая проблема заключается в вашем собственном «Я», которое рвется наружу, когда вы общаетесь с другими людьми. Я не буду рассказывать здесь, как это происходит, вы можете написать об этом сами. Но вот ответ, что с этим делать, лежит на поверхности: думайте о других, когда общаетесь, не о себе. (То же самое касается выступлений перед залом, между прочим.) Думая о тех, с кем вы общаетесь, вы покажетесь более доброжелательным и внимательным собеседником. Как говорил Дейл Карнеги, «за два месяца можно найти себе больше новых друзей, интересуясь окружающими, чем за те два года, когда вы пытались заинтересовать окружающих собой». Например, вы хотите заговорить с незнакомым человеком и предложить ему свое внимание. СТОП! Прежде всего вы должны быть уверены в том, что сделаете это вежливо.

Я не имею в виду никаких особенных манер, вежливость для меня – это сердечность и уважение к окружающим.

Сердечность: мы проявляем ее, когда хотим вызвать у окружающих добрые чувства, сделать так, чтобы они улыбнулись, подсели к нам поближе и пожали нам руку. Вы хотите, чтобы они поняли, как вы рады познакомиться с ними (потому что они, возможно, тоже немного нервничают).

Уважение: вы понимаете потребность окружающих сохранять дистанцию и формальные отношения, не нарушаете их личное пространство и не унижаете их достоинство. Поэтому вы не называете их по имени, пока вам не позволили этого делать, не прикасаетесь к ним (кроме рукопожатия) и не задаете вопросов на личные темы. Во всех знакомых мне культурах соблюдается социальная иерархия, и нужно выяснить, как она строится, особенно если предстоит вместе вести дела. Дейл, о котором мы уже рассказывали, не принимал во внимание человеческий фактор при переговорах.