Новые принципы делового общения - Кэл Ньюпорт

в своей работе пользуюсь услугами помощника, который занимается планированием многочисленных встреч и интервью, связанных с моей писательской деятельностью, но не привлекаю его к выполнению поручений, которые имеют отношение к моей работе преподавателя.

Чтобы удаленный сотрудник мог успешно заниматься планированием вашего времени, необходимо соблюсти два условия. У него должен быть доступ к вашему рабочему графику и возможность добавлять события в календарь. Существует множество инструментов, которые позволят это сделать. Я использую онлайн-планировщик под названием Acuity. В начале каждого семестра (если я нанимаю помощника) я вручную обозначаю в календаре даты и время, когда я свободен для встреч. Когда моему помощнику нужно запланировать встречу, она использует сервис, чтобы выбрать один из моих свободных дней. Преимущество Acuity заключается в том, что его можно синхронизировать с календарем Google. Когда ассистент создает в системе встречу, информация о ней автоматически появляется в моем Google-календаре. Не менее важно и то, что если я занимаю какое-то время в календаре, то Acuity автоматически помечает, что в это время я занят.

Возникает резонный вопрос: почему я просто не использую систему Acuity для планирования встреч? Если кто-то хочет пообщаться со мной, зачем этим вопросом занимается ассистент, в то время как я могу просто дать человеку доступ к моему календарю, чтобы он забронировал удобное для нас обоих время? Я не выбираю эту простую и более дешевую опцию, потому что общаюсь с разными людьми и не все встречи организовываются одинаковым образом. Например, если встреча должна состояться в моем кабинете в Джорджтауне, я хочу, чтобы она была запланирована на то время, когда я в университете. Если у меня по плану интервью для создания подкаста, я, наоборот, выделяю то время, когда работаю дома, чтобы воспользоваться своей домашней студией. Какие-то встречи срочные, поэтому приходится искать время, когда я доступен в ближайшие дни. Другие могут подождать, и я предпочитаю отложить их на те периоды, когда я менее загружен. По этой причине я не могу выслать тому, кто хочет со мной встретиться, список всех возможных дат. Вместо этого я предоставляю ассистенту управлять этими запросами.

Но для большинства белых воротничков особенности, о которых я рассказал выше, не имеют значения. У них стандартная рабочая неделя, и вы помечаете, какие блоки зарезервировать для непрерывной работы, а какое время можно оставить для встреч и совещаний. Если дело обстоит именно так, вам действительно не нужен реальный помощник, чтобы составить рабочее расписание. Такие инструменты, как Acuity, ScheduleOnce, Calendly и, разумеется, x.ai (и это далеко не полный список), помогут другим людям легко понять, когда вы свободны, и зарезервировать это время для встречи. Когда кто-то хочет вас увидеть, вы просто отправляете ему ссылку на свой электронный планировщик и предоставляете возможность выбрать удобный день и время. Электронный пинг-понг с минимальными энергозатратами, продолжающийся целыми днями, превращается в одно-единственное письмо и несколько кликов в системе планирования.

Если речь идет о встрече, где будет присутствовать несколько человек, еще важнее не допустить электронного пинг-понга, поскольку в случае роста количества участников часто увеличивается и количество электронных сообщений. В таких случаях разумно прибегнуть к помощи групповых опросов, таких как, например, Doodle. Рассказываю для тех, кто незнаком с этим сервисом. Вы создаете онлайн-опрос, предлагая на выбор несколько вариантов дат и времени, которые вам подходят. Затем вы отправляете опрос другим участникам встречи. Они проверяют, какие варианты подходят им. В итоге вы легко можете понять, какая дата и время устроят всех.

Я даже осмелюсь утверждать, что любой человек, у которого по роду работы в неделю бывает больше одного-двух запланированных мероприятий, просто обязан пользоваться электронным планировщиком или, если этого требует работа, помощью ассистента с частичной занятостью. Нет никакого смысла продолжать тратить время на затяжную переписку в попытках организовать встречу. Вы можете считать, что не особо много выиграете. «Разве сложно отправить несколько писем?» Но если мы с вами похожи, то вы вряд ли будете удивлены, испытав невероятное облегчение, когда с ваших плеч упадет груз постоянной посвященной планированию переписки, которая не дает вам сосредоточиться и снова и снова затягивает в паутину гиперактивного коллективного разума.

Основные идеи Клода Шеннона акцентировались на этом моменте. Протоколы, связанные с организацией встреч, сопряжены с небольшими затратами в области неудобств (вы должны создать определенную систему, а те, с кем вы общаетесь, теперь вынуждены заходить на сайт и выбирать удобное время, вместо того чтобы быстро отвечать на ваши сообщения). Но в результате сберегается такое количество когнитивных ресурсов, что преимущества очевидны. Средние затраты протоколов планирования с использованием различных систем существенно ниже, чем при текущей ситуации, когда вы без конца перебрасываетесь электронными письмами.

Протокол приемных часов

В начале 2016 года я опубликовал в журнале Harvard Business Review статью, для которой намеренно выбрал провокационный заголовок: «Скромное предложение: давайте откажемся от электронной почты». Несмотря на то что мне доводилось писать о недостатках этого инструмента в блоге, в статье я впервые поделился с широкой аудиторией идеями, которые впоследствии привели к написанию этой книги. В ходе статьи, после того как я описал проблемы, которые вызывает гиперактивный коллективный разум, я пришел к серьезному выводу: «Те организации, которые решат положить конец засилью неструктурированных рабочих процессов и заменить их чем-то совершенно новым, поставив целью увеличить производство ценного продукта и удовлетворенность сотрудников, получат существенные преимущества»[152].

В черновом варианте статьи я не стал дальше развивать эту мысль. Но мой редактор не согласился. Он справедливо заметил, что идея отказаться от электронной почты беспрецедентна и мне следует по крайней мере предложить несколько вариантов того, как компания может функционировать без этого инструмента. На том этапе я еще не разработал теорию бережного распределения внимания, поэтому у меня не было готового ответа на вопрос редактора, чем же можно заменить электронную почту. В поисках ответа я ухватился за пример, близкий мне по роду деятельности: приемные часы. Вот как я развил эту мысль: «Идея проста. У сотрудников больше нет индивидуальных электронных адресов. Вместо этого каждый из них публикует свой график, указывая 2–3 периода времени в день, которые он готов уделить коммуникации. В течение этих “приемных часов” с сотрудниками можно пообщаться лично, по телефону или посредством мессенджеров, таких, например, как Slack. Однако вы не можете претендовать на рабочее время коллег вне обозначенных ими периодов. Если вам нужно пообщаться с ними, придется отложить этот вопрос до того момента, когда они снова будут доступны».

К моему большому разочарованию, та статья не стала искрой, которая привела бы к революции против