Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - Михаил Рыбаков

Очень не рекомендую употреблять во время сессии алкоголь. Вообще лучше настраиваться самим и настраивать команду на интересную плодотворную работу, а не на сабантуй. По вечерам приветствуются спортивные игры, песни под гитару и т. п. И просто неформальное человеческое общение.

Нас всегда спрашивают, кого брать на сессию.

Мы рекомендуем, чтобы в группе было до 20 человек, максимум – 25. Если больше, с группой работают в другом режиме – это уже не сессия. А если все же пытаться проводить её с большим количеством участников, она вязнет, буксует.

Важно правильно определить состав участников:

• Все совладельцы компании – обязательно.

В том числе (желательно) – инвесторы, не принимающие участия в управлении. Изменения в бизнесе напрямую касаются их интересов, поэтому пригласите их хотя бы на короткую предварительную сессию с совладельцами.

• Люди, входящие в ближний круг владельцев, – желательно. Например, жены или мужья владельцев, играющие в бизнесе какую-то роль. Отцы-основатели бизнеса, которые вышли из него, но продолжают влиять. Наследники, которых планируете вовлекать в бизнес в ближайшие годы.

• Руководители высшего звена – обязательно.

• Начальники отделов – обязательно.

• Ключевые специалисты – желательно. Например, логист, у которого в подчинении нет отдела, но он единственный, кто выполняет в компании важный набор задач.

• Линейные руководители: начальники участков, мастера, бригадиры, старшие продавцы и пр. – выборочно. Их участие важно по двум причинам. Во-первых, они расскажут правду-матку, которую руководители верхних уровней не знают. Во-вторых, они поймут, что перемены – на пользу компании, им и их подчиненным. И станут проводниками изменений в своей среде. Иначе будут блокировать их на своем уровне и ниже.

• Если бизнес крупный, разветвленный, то руководители региональных представительств, филиалов, дочерних компаний – желательно. Иногда с замами.

• Неформальные лидеры – очень желательно. В том числе те, кто находится в оппозиции, звезды. Часто они очень не хотят ехать на сессию, всячески пытаются ее сорвать, настраивают коллектив против. Это явный признак того, что их нужно брать обязательно.

Высока вероятность, что в ходе сессии они изменят свое отношение к переменам. Возможно – станут их лидерами. Ну или, по крайней мере, не будут активно препятствовать. А вот если они не приедут – продолжат вести «подрывную деятельность» в компании, за кулисами. Тогда ждите больших проблем.

Владельцы дружественных вам компаний – по желанию. Бывает полезно пригласить на сессию одного-двух бизнесменов, с которыми у вас давние доверительные отношения. У них свой опыт и незамыленный взгляд – могут дать вам обратную связь, подсказать интересные идеи.

Им тоже будет польза. А вы поможете бизнес-сообществу вокруг себя стать более эффективным и цивилизованным.

Если участников получается слишком много – выбирайте, кого пригласить.

Перед сессией важно грамотно настроить людей. Чтобы они ждали ее как интересное событие (так и есть!), а не как скучную обязаловку. Правда, сопротивленцы обычно находятся. Не хотят ехать, придумывают всякие отмазки. Тут первым лицам компании нужно применить свой авторитет и дипломатический талант. Не заставлять напрямую, но сделать так, чтобы все, кто нужен на сессии, приехали на нее – причем добровольно.

Вообще человек устроен интересно. Если чего-то не хочет, найдет хитрый способ сделать так, что оно станет «невозможным». Заболеть самому или близким, проколоть колесо у машины, забыть ключи от нее на даче – чего только мы не насмотрелись за прошедшие годы. В большинстве случаев люди делают все это бессознательно.

Так что пусть лучше ваши сотрудники действительно хотят перемен! Сессия будет более результативной и приятной, чем если вы притащили их силком.

Как готовиться к сессии?

Когда-то я питал иллюзии, что люди перед сессией смогут прочитать мою книгу или хотя бы пройти дистанционный курс у нас на сайте. Отдельные – самые заинтересованные и ответственные – так и поступают, но нужно, чтобы подготовились все. Сейчас большинству компаний мы рекомендуем облегченный вариант – посмотреть видеозапись, где я рассказываю, что такое наведение порядка в бизнесе и зачем оно нужно. Лучше за несколько дней до сессии собрать всех ее участников, усадить перед большим монитором и вместе посмотреть. Первое лицо компании тоже в этом участвует. Для команды это сигнал: происходящее – действительно важно.

Потом устроить обсуждение где-то на час: кто что понял, зачем нам это нужно, какую пользу мы получим от изменений и т. д. Проговорить сомнения, ответить на вопросы. А вот просто разослать людям ссылку на видео – мол, посмотрите сами – это, как правило, не работает.

Совладельцам и топам – желательно до сессии пройти Основной бизнес-лагерь «Как навести порядок в своем бизнесе»[399] и изучить эту книгу.

Отправьте нам запрос на [email protected] – вышлем памятку: как готовиться к сессии.

А если у вас небольшая компания – всего несколько руководителей и ключевых специалистов? Для малого и микробизнеса мы иногда проводим сборные стратегические сессии: в шутку называем их «4×4»[400]. Собираются команды от 3–5 неконкурирующих друг с другом компаний (разные отрасли и / или регионы): по нескольку человек от каждой. И так же проходят стартовую сессию, а с интервалом в 2–3 месяца – поддерживающие, работают сами между сессиями.

Сборные сессии – интересный и продуктивный формат. С одной стороны, идет проработка каждого бизнеса. С другой – люди смотрят на другие компании, и понимают, что у них похожие проблемы и задачи. Со стороны ошибки видеть проще. К тому же складывается атмосфера доверия и взаимной поддержки не только внутри команд, но и между ними.

Но если у вас в бизнесе работают хотя бы 50 человек – эффективнее проводить сессии только с вашей командой.

* * *

Несмотря на серьезность решаемых задач, на сессиях бывает весело. У нас даже поговорка родилась: кто в сессиях участвовал, в цирке не смеется.

Такие перлы рождаются!

В одной компании на сессии идет обсуждение процессов, описанных в мини-группах. Выходит выступать один из коммерсантов – человек творческий, яркий, системность – не его сильная сторона. Рассказывает о логике процесса, к которой пришли в команде: «Ну вообще-то номера шагов – это абстракция», «Хоп-хоп, и сюда переходит».