Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Три кита дневного планирования

В этом разделе мы рассмотрим, сколько времени стоит инвестировать в составление своих планов. Какие три правила обеспечат успех дневного плана. Как лучше планировать свой рабочий день, какие есть для этого инструменты. Выбор органайзера – друга и помощника. Почему важно составлять недельный план для своей жизни и работы. Вам будут даны сравнительные таблицы плюсов и минусов всех инструментов. И самое «вкусное» – рычаги, позволяющие на порядок поднять эффективность составляемых планов.

Сколько времени уделять на составление плана?

Начиная планировать, важно понимать, когда следует остановиться. Если уделить этому процессу избыточное количество времени, тогда когда же выполнять планы? А если уделили недостаточно времени – то качество плана резко падает, что заметно чувствуется в процессе его выполнения.

Эмпирическим путем выведено оптимальное время для составления планов. Цифра эта – 1 % времени от планового периода. То есть если я собираюсь написать план на день, мне достаточно 1 % от 24 часов, что составляет примерно 15 минут.

Нормативы времени на составление планов

На день – 15 минут.

На неделю – 90 минут.

Что означают эти цифры? Если я умею планировать, то за 15 минут составлю качественный план на день. Качество плана понятно в конце дня, когда подводим итоги, что сделано, а что нет. Выполнены все пункты – план отличный. Есть пробелы – планировали слабо, чего-то не учли, где-то просчитались.

Если я выполняю план, но мне требуется на его составление более 15 минут, то процесс моего планирования не оптимален. Возможно, у меня нет навыка планирования, поэтому и скорость невелика, или алгоритм планирования следует заменить.

С одной стороны, 1 % – это ориентир, сколько времени уделять составлению планов, с другой – критерий, «есть или нет» навык планирования.

Планирование следует производить порциями, или тактами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта. Первый – вечером предыдущего дня. Набрасываете штрихи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, изучив обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем первые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. После уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, наносим краски, завершая картину. Основная идея разбиения плана на такты – плох тот план, который нельзя изменить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его основная задача – помогать вам. Следовательно, подчиняться, учитывая изменения окружающей среды.

Аналогично поступаем с планированием недели. В пятницу следует наметить основные события будущей недели. Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за неделю и план следующей недели. Только в этом случае, если вам интересны результаты вашей деятельности, вы сможете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать в выходные. А начиная с понедельника ежедневно можно вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации.

Три первых шага планирования

100 % выполненный план приближает меня к цели.

Сергей Углиев, г. Норильск

Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «Когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану.» Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана получаешь только тогда, когда он на 100 % выполнен. То есть он реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.

Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, стараясь поместить в свой график все, что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» – самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать вчера». Естественно, в таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как насмешка. «Какое тут планирование, если задач реально больше наших физических сил», – и подобное я регулярно слышу от участников тренинга.

Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не менять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спешке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» – то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите и быстро выполняйте «надо было вчера!».

Итак, первый признак: хороший план – это тот, который ежедневно на 100 % выполнен. Качество вашего плана становится понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из задуманного воплощено в жизнь.

Правильно записать задачу – это 50 % успеха! (Светлана Шабанова, г. Москва)

Признак второй: план должен доставлять удовольствие. Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список «что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал 10 дел – сделал 5, запланировал 6 – сделал 4, запланировал 4 – сделал 6. Каждый раз неудовлетворенность от результата. Хотели одно – получили другое. И так каждый день. Аналогия с сексом. Вы начинаете прелюдию, занимаетесь сексом, и в самый важный момент вас отрывают и не дают «дойти до финала». Удовольствие? Ха! Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство неудовлетворения в конце рабочего дня: «Все так и не успел!» Каждое утро – преодоление страха «знаю, планировать надо, чувствую, что опять не успею все сделать».

План, доставляющий удовольствие, базируется на трех китах:

фиксация результатов;

норматив;

60: 40.

Фиксация результатов

Фиксация результатов – возможность покончить с неопределенностью.

Борис Кизин, г. Самара

Рассмотрите две записи в органайзере.

1. Позвонить Иннокентию Павловичу.

2. Решить с Иннокентием Павловичем вопрос бюджета.

В первом случае вы набираете его номер, там занято. Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт. Ведь дело сделано – «вы уже позвонили». Спрашиваю сотрудника:

– Клиенту звонил?

– Да!

– Ну как, он согласен на наши условия?

– Не знаю, было занято!

Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса – получаете его. Требуете результата – получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи — результативная. Вы набираете номер Иннокентия Павловича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Иннокентий, когда будет закрыт бюджет?» То есть всё вышеперечисленное – всего лишь средства достижения результата «согласовать дату презентации». И наша натура не останавливается, пока не будет выполнено то, что записано.