Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

5. Заложите резерв времени 40 %, чтобы план стал на 100 % выполнимым.

Нужно так научиться планировать, чтобы это приносило удовольствие. (Ольга Акулина, г. Санкт-Петербург)

АЛГОРИТМ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ – 7 ШАГОВ:

1. Вечером пишем список дел на завтра.

2. Проверяем каждый пункт «на результат». Изменяем, если требуется.

3. Утром следующего дня оцениваем имеющиеся ресурсы. Все ли пришли на работу, выполняем контрольные звонки, получаем почту. Если требуется, вносим в список свежие задачи «А».

4. Фиксируем норматив напротив каждого пункта дневного плана.

5. Добавляем 40 % резервного времени.

6. Распределяем дела, привязанные ко времени, по рамке дня: что когда выполнять.

7. Приступаем к выполнению.

Приучите себя следовать этому алгоритму. В течение недели-двух вы заметите, как увеличилась ваша продуктивность. Меньше станет авралов и форс-мажоров. Снизится стресс, поскольку будете все успевать. Ваши коллеги начнут завидовать и спрашивать вас: «В чем секрет таких положительных изменений?». Одним словом – наслаждайтесь успехом дневного плана.

Методики планирования рабочего дня

Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ, планирование на день грядущий. Рекомендуемые методики планирования:

«держать в голове»;

e-mail;

список дел;

секретарь;

метод «швабры»;

В-АВВ;

карта мыслей;

4 по 25;

принцип очереди.

«Держать в голове»

Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «5–9 дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел возможно. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь важны результаты и плотность дел низка.

Умение планировать день – залог уверенной работы. (Валерий Вольман, г. Тольятти)

Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени, они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».

САМЫЙ ЛУЧШИЙ ИНСТРУМЕНТ – НАШ МОЗГ!

Многие думают, что с покупкой ноутбука, смартфона или коммуникатора они станут больше успевать. Такое же мнение распространяется и на программное обеспечение. Практически на каждом тренинге участники спрашивают: «Александр, какой самый лучший софт для тайм-менеджмента? Действительно ли Outlook помогает организовать себя и добиться большего в делах?» В таких случаях на вопрос отвечаю вопросом: что лучше – пила или рубанок? Какой столовый прибор важнее – вилка, ложка или нож? Как вы догадались, идеального инструмента нет. Суп – ложкой, стейк – вилкой. Вывод: задача диктует, какой инструмент использовать для ее решения.

Классический пример конфликта мастерства и инструментария, близкий к реалиям нашего бизнеса, есть в сюжете известного польского фильма «Знахарь». Девушка попадает в аварию, у нее травма шейного отдела позвоночника. Приходит местный «цирюльник», проводит осмотр и выносит вердикт: «Она не выживет, травма смертельна». Собирает чемоданчик с инструментами и выходит. Знахарь, который ее также осмотрел, заявляет иное: «Ямогу ей помочь, травма не смертельна. Но у меня нет инструментов для проведения столь тонкой операции». Он ворует чемоданчик из повозки «цирюльника», проводит операцию и спасает жизнь героине.

Суть аналогии в следующем: как чемодан врача со скальпелем может спасти жизнь только в умелых руках, так и новомодные мобильные штучки и современное программное обеспечение могут продвинуть вашу карьеру при условии, что вы знаете, как правильно их применять. Поэтому на первое место я бы поставил личное мастерство, навыки самоорганизации, а не технические средства. В подтверждение тому – многие весьма успешные топ-менеджеры в наш информационный век пользуются бумажным органайзером и при этом ничуть не страдают. Они успевают и руководить, и уделять время семье. Получается, что лучший инструмент, на который нужно тратить деньги, – это наш мозг. Точнее сказать, мышление. Следует развивать дисциплину и качество нашего мышления. Кто ясно мыслит – тот ясно излагает. Качество мышления видно по презентации человека. Не даром Цицерон, принимая своего ученика, просил его: «Скажи что-нибудь, чтобы я мог тебя увидеть!»

Е-mail

Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.

Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.

Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.

1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак в начале позволяет этой папке всегда быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.

2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, помеченный именами людей, либо названиями проектов. Например, вот так.

3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.

4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они в папке «Входящие».

5. Бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.