Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Фиксировать результаты более эффективно, чем прописывать действия. (Виктор Соловьев, г. Москва)

Настоятельно рекомендую формулировать пункты плана, ориентируясь на результат. Признаки такой фиксации. Во-первых, это 2–5 слов. Одним словом передать результат невозможно. Во-вторых, в написанном должен присутствовать глагол в прошедшем времени. К примеру: сделал, завершил, отдал, проверил, согласовал, выполнил, сдал, купил, пригласил и т. д. Все эти глаголы совершенного действия, то есть они указывают на завершенное дело, на результат. Теперь более подробно, на примерах из практики.

Фиксация результата позволяет донести до сотрудника задачи без искажений. (Елена Чекасина, г. Пермь)

История, произошедшая со мной осенью 2005 года.

В течение дня заглянул в список дел секретаря. Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не была понятна, задал вопрос.

– Оль, что означает этот пункт плана?

– Диктофон! – торжественно отвечает она.

– Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно выполнить, чтобы закрыть этот пункт.

Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга задумывается, видно, что она тужится, пытаясь вспомнить.

– Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть. Зарядить? – и устремляет на меня глубокие голубые глаза.

Я понимаю, она взглядом просит у меня подсказки. Ольга в тупике. Утром, получив от меня распоряжение «вечером переписать все записи с диктофонов на сервер.», она для быстроты записала как ключевое слово «ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что было утром, по одному слову порою невозможно. И вот мы наблюдаем именно такой случай. Поручение, отданное руководителем, записано так, что выполнено быть не может.

Следующий пример рассказал участник Вадим во время тренинга в Иркутске: «Совершенно верно! Одним словом передать суть невозможно. Порой напишешь "Деньги". И потом утром вспоминаешь: ты должен? Или тебе должны?» – группа взрывается хохотом и аплодисментами.

Это всего два наброска. Уверен, вы можете вспомнить подобные ситуации, произошедшие в вашей жизни. Теперь, зная, к чему могут привести подобные действия, «чтобы быстрее записать», мы должны работать на опережение. Задачи в органайзере фиксируем «на результат».

Норматив

Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».

Вы пишете 5 задач на день. Каждая из них должна получить четкие рамки, сколько времени требуется на ее выполнение. Время должно быть реальным. Поможет в определении норматива чувство времени, о котором мы уже говорили ранее. Норматив задает темп работе. Мы, как существа биологические, живем ритмами. Рамка времени на каждую задачу помогает держать хороший темп. Это как нога на педали газа. Есть рамка – нога жмет педаль, и машина держит нужный темп. Убрали рамку – убрали ногу с педали газа. Машина снижает скорость и едет некоторое время по инерции. Потом останавливается. Это красиво изображено в фильме «Формула любви». Когда карета графа Калиостро сломана и барин общается с крестьянином Семеном.

– Что с каретой, Семен?

– Ось полетела, барин. За день сделаю.

– А за два?

– Сделаем за два.

– А за пять дней?

– Ну, если постараться, можно и за пять.

– А за десять дней справишься?

– Ну ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, помощник нужен.

– Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ранее, чем через десять дней!

В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Растягивать выполнение работы – это глубокое культурное наследие социалистических планов.

Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей временную рамку. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы.

60: 40

Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативом 40 % времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня.

К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60 %. Добавив еще 40 % (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет настоящая длительность вашей работы.

Планировать по нормативу следует только часть рабочего времени. Это 60 %. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов – задач по нормативам, 3 часа – буфер. Запас времени – на форс-мажоры, входящие звонки и задачи. На погрешность в определении времени на выполнение дел. При этом, если при планировании у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупредить близких, чтобы скорректировать планы на вечер.

Правило 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я планирую задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный» порочный круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую. Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?

Трехэтапное планирование создает гибкий и живой план. (Роман Кукушкин, г. Новосибирск)

На этом основные правила завершены. Акцентирую ваше внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100 % выполним, а значит, приносит удовольствие.

Перейдем к дополнительным правилам планирования.

ПРАКТИКУМ

1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте каждый пункт плана, на что он ориентирован – на результат или процесс?

2. Пункты «не на результат» перепишите, учитывая рассмотренные выше критерии: 2–5 слов и совершенный глагол.

3. Оцените каждый пункт плана по времени. Сколько часов или минут понадобится вам в действительности, чтобы выполнить этот пункт.

4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана за день.