Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы - Альфонсо Бусеро

Когда вы долго работаете в одном месте и не видите особых улучшений, то часто становитесь критичны и предвзяты. Я не знала об этом, и я была слишком сосредоточена на проблемах и не предлагала никаких решений. Когда я обсуждала мое возможное повышение с должности помощника директора до директора с моим нынешним руководителем, он произнес очень простую фразу: «Будь полезной». Вот в чем дело! Все сложилось. Остановись и подумай. Поставь себя на место другого человека и предложи решения. Будь полезной!

Изменение моей позиции, отличные советы и поддержка руководителей расширили мои навыки лидерства и управления, превратив меня в успешного директора недавно созданного отдела руководства проектами. Я связываю этот успех в первую очередь с готовностью изменить свою точку зрения. Я смогла увеличить свою производительность. Я больше не раздражаюсь. Мне нравится находить решения и помогать другим достигать их целей на уровне отдельных задач, проекта или программы, что в конечном счете реализует цели бизнеса.

Одаренность — это природная способность, талант или умение что-либо делать. Одаренность в какой-либо области означает, что вы умеете хорошо это делать. Когда мы говорим о способностях менеджера проектов, то говорим о профессионале, который обладает талантом или способностью корректно вести проект и достигать хороших результатов согласно требованиям заинтересованных лиц. Вот некоторые характеристики, которыми, как мы полагаем, должен обладать квалифицированный менеджер проектов:

• стрессоустойчивость при работе в неясных обстоятельствах;

• способность работать в команде;

• ориентированность на потребителя;

• ориентированность на бизнес.

Менеджмент проектов, программ и портфелей — это определенная профессия, и на это место необходимо принимать людей, которые обладают талантами, подходящими для этой работы. Это означает, что сотруднику должен нравиться менеджмент проектов, что у него есть природные, поддающиеся совершенствованию навыки и что ему не нужно тратить непомерные силы на то, чтобы выполнять работу успешно.

Многие эксперты в области лидерства отмечают, что худшее решение — это решение не принимать решений. Многие не понимают, что идея ничего не решать — само по себе некое решение.

Нехватка реальных решений может быть губительной для любого проекта. Для того чтобы быть успешными, проектам нужно постоянно двигаться вперед. Поскольку производительность менеджеров оценивается по успеху их проектов, крайне важно добиваться эффективного принятия решений.

Рассмотрим две категории решений: первая — это решения, которые находятся вне контроля менеджера проекта; вторая — решения, контролируемые менеджером проекта. Между ними находится серая зона, и нелегко разобраться, кто в ней несет ответственность за выбор решения. Если решения лежат явно за пределами полномочий менеджера проектов, то он должен зафиксировать принятые решения и их влияние на проект. Кроме того, он должен учесть, как повлияет на проект время принятия решений. Как правило, чем больше времени уходит на решение, тем больше в проекте возникает рисков, затрат, тем дольше он тянется. Все это нужно подробно документировать и отправить спонсору (спонсорам) проекта и ответственным лицам.

Люди склонны избегать принятия решений, которые выходят за пределы их полномочий. Оказавшись в ситуации, когда вы не знаете, что делать, проанализируйте ее развитие в том случае, если вы отложите принятие решения или вообще откажетесь от него. Со временем постоянный уход от принятия решений снижает авторитет менеджера проектов. (Это свойство не одних менеджеров проектов; люди, как правило, боятся делать первый шаг.) Склоняясь к тому, чтобы чаще принимать решения, вы поднимаете свой авторитет.

Чтобы укрепить собственный авторитет, менеджеры проектов должны постоянно контролировать уровень своих полномочий, потому что никто не признается, сколько власти вы реально можете использовать. Люди обычно радуются, когда вы принимаете решения по вопросам, выходящим за пределы ваших полномочий. Организациям отчаянно не хватает людей, способных на это. Сделав шаг вперед, вы не только получите больше власти, но и посодействуете прогрессу проекта. Вы заслужите уважение за то, что не побоялись шагнуть вперед. Таким образом, принятие решения улучшает вашу эффективность как менеджера проектов и делает вас более ценными для организации.

Один студент спросил: «На занятии преподаватель подчеркнул, что менеджеру проектов нельзя принимать определенные решения. Это общее правило или существуют конкретные сценарии, в которых он не вправе принимать решения?» Я (Инглунд) ответил: «Я не считаю общим правилом то, что менеджер проекта не может принимать конкретных решений, но убежден, что эта способность обусловлена ситуацией и зависит от организации, а также от навыков, зрелости и личности менеджера проекта. Возможно, ему придется заслужить право принимать конкретные решения, добившись этого благодаря росту своей репутации, через опыт работы».

Так что дерзайте. Выходите за рамки и за пределы того, что считаете своей сферой полномочий в области принятии решений. В конце концов вы пожнете плоды своей преданности делу и тяжелого труда.

Большинство менеджеров проектов сталкиваются с проблемой влияния на людей, над которыми у них нет прямой власти. Это сами члены команды, непосредственный руководитель, заинтересованные в проекте лица или начальство, которое контролирует сам процесс менеджмента проекта. Тем не менее способность квалифицированного менеджера проекта убеждать и информировать является критичной для успеха проекта.

Улучшайте свои навыки устной и письменной речи, используя практику и обратную связь, чтобы стать достаточно компетентным и уверенным и убеждать заинтересованные стороны на любом уровне. Ведите эффективные переговоры с внешними субподрядчиками и внутренними поставщиками услуг, чтобы достигать соглашений, в которых нет проигравших (формата win-win).

Основной путь к личному влиянию включает в себя использование инструментов убеждения.

Взаимность. Подарите подарок без повода. Люди почувствуют желание поделиться чем-то в ответ — возможно, более интересным контрактом или, может, просто подарят вам еще одну возможность продолжить построение крепких отношений.

Настойчивость. Вынуждайте людей давать публичные обещания, пусть даже очень скромные. Это очень эффективный способ управлять движением будущих действий. Просите людей взять на себя некое обязательство и последовательно добивайтесь его выполнения. Даже если вы просто убедите собеседников кивнуть в ответ, это уже достижение.

Социальное одобрение. Дайте собеседнику знать, что остальные считают внедрение методологии менеджмента проекта нормой. Люди часто приходят к решению поступать как все.

Симпатия. Показывайте людям, что они вам нравятся и что вы тоже приятный человек. Нам нравится работать с теми, кто нам симпатичен. Элементы, которые создают симпатию, включают физическую привлекательность, сходство, комплименты и сотрудничество. Не вступайте в конкурс на роль самого привлекательного и обаятельного, но стремитесь к положительному образу, который люди могут уважать.