Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать - Грэм Олкотт

Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности в решении сложных задач. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня:

• Список проектов

• Основной список действий

• Повседневный список действий

Список проектов

Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Он генерирует действия.

Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Так проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых. Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом.

Например, замена телефона считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Допустим, вам предстоит приобрести современный телефон и присоединиться к новой сети. Для этого придется выполнить ряд действий: изучить новые модели аппаратов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести первый платеж. Такова последовательность действий одного проекта.

Одна из проблем заключается в том, что обычный список дел не дает нам ощущения масштаба. Мы соединяем в нем мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – первый этап установления контроля.

Название проекта

Размышляя об организации своих проектов, попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Какой результат я могу считать успешным?

• Как я смогу определить, что достиг его?

Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название – так, чтобы в нем отражался критерий достижения цели. Вместо того, чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».

Организация списка проектов

Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает его более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:

Рабочие проекты: ____________________________________

_______________________________________________________

Домашние проекты: __________________________________

_______________________________________________________

Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:

Работа – Продажи: ___________________________________

_______________________________________________________

Работа – Коллеги: ____________________________________

_______________________________________________________

Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет: _________

_______________________________________________________

Лично у меня есть множество различных категорий, связанных с «подразделениями» внутри нашей компании Think Productive (Клиенты, Поддержка, Семинары и т. п.). Кроме того, я создал категории для личных проектов, для благотворительных и прочего. Это делает мой список проектов более методичным, благодаря чему на стадии обзора и анализа мне легко работать со сходными проектами. Сначала я занимаюсь всеми проектами, связанными с продажами, потом – связанными с коллегами, а потом – с финансами и бюджетом.

Если вы используете какое-то программное обеспечение или приложение, работающее со списками, то порой сталкиваетесь с проблемой алфавитного расположения. Я обхожу эту проблему, используя буквы и цифры. Это позволяет мне располагать проекты в желательном для себя порядке. Например, работая над этой книгой, я использовал приложение Toodledo (более подробно я расскажу о нем позже). В моем списке проектов было много пунктов. Каждый проект начинался с буквы и цифры, чтобы в списке они группировались должным образом. Буква «К» обозначала книгу. В результате пункты списка располагались очень логично:

К1 – написание

К2 – редактирование

К3 – гранки

К4 – графический дизайн

К5 – интернет-сайт

К6 – маркетинг и реклама

К7 – выпуск в свет

Мои личные проекты тоже сгруппированы с помощью буквы – на сей раз «Л».

Л – техобслуживание и техосмотр машины к 21 марта

Л – посещение родственников в Брайтоне в июне

Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)

Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:

A = Acquire (Приобретение)

B = Broker (Брокер)

C = Contract (Контракт)

D = Deliver (Исполнение)

E = Extract Payment (Оплата)

Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Например, у меня «А» подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т. п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.

Для начала возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более глубокой, чем написано в инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.

Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о будущих делах. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные проекты оставались совершенно неструктурированными. В их списках числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять.