Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать - Грэм Олкотт

Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия!

Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «управляющий». А приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.

Основной список действий: дело мастера боится

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли быстро получить только самую необходимую информацию и так же молниеносно принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них максимально эффективную систему. Ваш основной список действий может быть сложным или простым, он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.

В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.

5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на реальные шаги. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.

Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.

Следующее практическое действие

Необходимо абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Очень важно правильно подобрать слова. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «управляющим» и внутренним «исполнителем». Позвольте «исполнителю» кричать на «управляющего»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Основной список должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время.

Глагол, объект, субъект

Если вы не уверены, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Наличие всех трех элементов гарантирует устранение неопределенности и повышение эффективности. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным.

Правильный и неправильный выбор слов

Действия, которые нельзя выполнить в ближайшее время, не следует включать в основной практический список

В основном списке не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.

Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Фраза «Позвонить Вирджинии, чтобы поговорить о программе» – это конкретное действие! Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим. Но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.

Организация основного списка действий

Начиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о его структуре с тем, чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.

Места

Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:

Дом

Работа дома, домашние дела, личные дела.

Прогулки и дорога

Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Таким образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.