Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать - Грэм Олкотт

Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.

Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post-It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые стикеры помогают сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Когда основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!

Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.

Пересмотр ежедневного списка дел

Если неожиданность произошла часов в 11, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел не должен превращаться в источник стресса! Поменяйте правила – и одержите победу.

Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. И должны понимать, что мир меняется. Но вы подготовлены к этим переменам, умеете принимать разумные решения, владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете, что? Именно так и следует жить!

Да-да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь выполнить все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.

Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. В моем списке «Ожидание» отражены:

• Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).

• Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).

• Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).

Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Он не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для его эффективной проверки.

Парк хороших идей

Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В нем обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобное. В подобной папке обычно царит полный хаос, и все же именно здесь мне удается находить полезные идеи в нужное время. На основе «Парка хороших идей» я составил специальный список «Посмотреть/Прочитать/Послушать». Сюда я заношу рекомендованные друзьями и коллегами фильмы, книги и музыку. Когда я выхожу в Amazon или iTunes, то действую по этому списку, что существенно экономит мое время. Я плохо запоминаю подобные вещи. Многие любимые фильмы, книги и музыку я открыл для себя только благодаря этому простому списку.

Календарь

Недавно я вел семинар для ребят 16–18 лет из самых бедных районов Лондона. Семинар проходил в рамках летней программы, призванной повысить уровень образования молодежи. Перевести сложные профессиональные вопросы на язык, понятный юношам и девушкам, многие из которых бросили школу задолго до окончания и, уж конечно, никогда не бывали в офисах, оказалось нелегко. После семинара меня и многих других волонтеров из разных сфер бизнеса пригласили на церемонию вручения премий. Один из юношей подошел ко мне и сказал: «Ты, парень, читал лекцию об эффективности, верно? Клево! Знаешь, что я сделал после твоего семинара? Пошел и купил себе ежедневник!» Навсегда запомню этот момент! Ежедневник или календарь мы привыкли воспринимать как должное. А этому парню никто не говорил, что ему нужно нечто подобное. И это я дал ему такой простой, но невероятно полезный совет.

Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.

• Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.

• Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее – в случае крайней необходимости. Но даже тогда записывайте лишь важные сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.