Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота - Тим Райхель

 Руководство

Метод тайм-боксинга может использоваться как для сложных задач, так и для быстрых дел. Ориентированный на задачу тайм-боксинг требует выполнить следующие четыре шага:

Шаг 1: Определи цель!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 2: Выбери задачу для достижения цели!

✓ Что ты должен для этого сделать?

Шаг 3: Определи единицу времени (тайм-бокс) для своей задачи!

✓ Как долго ты планируешь работать над своей задачей?

Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!

✓ Сколько ты будешь работать над своей задачей?

При использовании подхода, ориентированного на время, необходимо скорректировать свой порядок действий и сначала определить блоки времени. Соответствующая инструкция может выглядеть так:

Шаг 1: Определи единицы времени (тайм-боксы) для своего плана на день!

✓ Как бы ты хотел распределить свое время?

Шаг 2: Поставь цель для каждой единицы времени!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 3: Определи задачу для достижения цели!

✓ Что ты должен сделать для этого?

Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!

✓ Когда ты будешь работать над задачей?

 Пример

Тайм-боксинг – это индивидуальный подход к планированию задач. Ты имеешь возможность устанавливать временные интервалы по своему усмотрению. При этом их длительность не может быть правильной или неправильной. Для лучшего понимания рассмотрим два примера:

Пример 1 (ориентация на задачу):

✓ 8:00–8:30 Сделать звонки

✓ 8:30–9:00 Ответить на электронные письма

✓ 9:00–9:15 Перерыв

✓ 9:15–10:00 Подготовиться к встрече

✓ 10:00–10:15 Подготовить коммерческое предложение для заказчиков

✓ 10:15–10:45 Поговорить с г-жой Мейер

✓ 10:45–11:00 Прочитать квартальный отчет

✓ 11:00–12:00 Вебинар по повышению квалификации

✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед

✓ …

Пример 2 (ориентация на время):

✓ 8:00–8:30 Задание 1

✓ 8:30–9:00 Задание 2

✓ 9:00–9:30 Задание 3

✓ 9:30–10:00 Задание 4

✓ 10:00–10:30 Задание 5

✓ 10:30–11:00 Задание 6

✓ 11:00–11:30 Задание 7

✓ 11:30–12:00 Задание 8

✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед

✓ …

 Задание

Используя тайм-боксинг, определи пять продуктивных единиц времени (тайм-боксов) на следующий день!

 Одно предложение

Task Chunks или блоки задач – это задачи, объединенные в группы. Они создаются путем сортировки похожих задач, которые ты затем можешь эффективно выполнять блоками.

 Как это работает

Проблемы, требующие решения, и информация, которая обрушиваются на тебя каждый день, имеют кое-что общее с задачами из твоего списка дел: они обычно беспорядочны. Их последовательность произвольна, естественная упорядоченность отсутствует. Если браться сразу за все, с чем сталкиваешься, ты, конечно же, будешь занят, но далеко не продуктивно. Ты будешь переходить от задачи к задаче, каждый раз вникая в рабочие процедуры и процессы. При таком подходе теряется не только энергия, но и много времени. Поэтому намного эффективнее объединять похожие задачи в блоки и потом последовательно работать над ними. Такое группирование в блоки называется Chunking, а соответствующие блоки задач являются так называемыми Task Chunks. Систематическое формирование блоков задач – постоянный процесс, который позволяет тебе регулярно записывать, упорядочивать и систематизировать свои задачи для удобного хранения. Для этого нужно всего лишь сделать три небольших шага:

✓ Записать

✓ Упорядочить

✓ Систематизировать для хранения

Ты можешь легко включить этот процесс в свою повседневную жизнь и тем самым лучше организовать процесс работы. Один или несколько раз в день записывай всю информацию, задания и обязательства – так ты сможешь ничего не упустить из поля зрения.

Затем отсортируй все входящие данные, расставь приоритеты и избавься от лишнего. Далее собери все важные задачи в один список и организуй хранение соответствующей информации таким образом, чтобы при необходимости ее можно было быстро найти. Рабочий процесс будет выглядеть примерно так:

Если в начале ты тонул в беспорядочном потоке задач, то в конце процесса получишь четкую и легко контролируемую систему, с которой намного легче работать. Кроме того, система хранения создает порядок в твоей голове и делах, что также экономит время и бережет нервы. Для сравнения: твой прежний образ мышления был таким: «Я должен сразу разобраться со всем, что приходит мне в голову или ложится на стол». Новая стратегия иная: «Сначала я собираю всю информацию и задачи в одном месте, потом сортирую, а займусь ими позже».