Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота - Тим Райхель

Самый важный принцип при работе над задачами:

Или, другими словами, всегда практикуй однозадачность и никогда – многозадачность! Благодаря однозадачности процесс работы станет более структурированным и спокойным. Так ты сможешь продуктивнее решать свои проблемы, быстрее выполнять задачи из списка дел и достигать более качественных результатов. Говоря коротко: получишь одни лишь преимущества. Единственным недостатком является то, что иногда однозадачность кажется скучной. Возможно, она и скучна, но ведет к успеху.

Поэтому многозадачность для него привлекательнее и предпочтительнее однозадачности, что объясняется его природой. Чтобы избежать этого, ты должен браться за дело системно и стараться обмануть свой мозг. Раздели свои задачи на маленькие шаги и расположи их в определенном порядке. Вместо одного большого дела теперь перед тобой множество маленьких, разнообразных заданий, от выполнения которых на подсознательным уровне ты ощущаешь больше удовольствия. Важно при этом планировать все свои действия в письменной форме, создавая таким образом направление для дальнейшего пути. После тебе всего лишь нужно придерживаться своего списка, последовательность запланированных шагов запоминать не обязательно. Следуй своему плану и не поддавайся искушению заняться несколькими делами одновременно. Просто сосредоточься на чем-то одном и не отвлекайся.

Если при работе над задачей возникают какие-то идеи или тебя посещают интересные мысли по другой теме, ты можешь быстро записать их, собрав в отдельный список. Ты займешься ими после выполнения уже начатой задачи, не выходя из фазы концентрации.

 Руководство

Для метода однозадачности очень важна подготовка. Ты можешь избавиться от непродуктивной многозадачности, только составив план и умело организовав свои задачи. Для этого выполни следующие действия:

Шаг 1: Разбей задачу на промежуточные этапы!

✓ Какие подзадачи у тебя появились?

Шаг 2: Расставь подзадачи в правильном порядке!

✓ Какова будет последовательность шагов?

Шаг 3: Подготовься к выполнению работы!

✓ Какие материалы и/или информация тебе нужны?

Шаг 4: Не отвлекайся!

✓ Кто или что может тебе помешать?

Шаг 5: Выполняй задачи шаг за шагом!

✓ Работай над одним единственным заданием, а потом переходи к следующему.

Технику однозадачности проще всего реализовать, если разделить процесс работы на короткие этапы. В результате этого твои задачи будут казаться более разнообразными, и ты сможешь отдохнуть в перерывах или подумать между делом о новых планах. Таким образом, твоя мотивация и концентрация не ослабнут в течение длительного времени.

 Пример

Структурирование задач является решающим фактором для метода однозадачности. Как только тебе удастся разбить большие задачи на маленькие шаги, можно считать, ты уже почти завершил свою подготовку. Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1 (написать отчет):

✓ Найти шаблон отчета

✓ Настроить шаблон

✓ Составить оглавление

✓ Написать заголовки

✓ Скопировать готовые текстовые модули

✓ Написать введение

✓ Написать главу 1.1

✓ Написать главу 1.2

✓ Написать главу 1.3

✓ Написать главу 2.1

✓ …

Пример 2 (подготовить презентацию):

✓ Найти шаблон презентации

✓ Настроить шаблон

✓ Определить цель презентации

✓ Определить повестку дня

✓ Создать слайд 1

✓ Создать слайд 2

✓ Создать слайд 3

✓ …

Пример 3 (прочитать книгу):

✓ Прочитать страницы 1–10

✓ Прочитать страницы 11–20

✓ Прочитать страницы 21–30

✓ …

 Задание

Прощайся с многозадачностью и практикуй технику однозадачности, работая над одной-единственной задачей в течение 30 минут!

 Одно предложение

Правило двух минут гласит, что любая задача, выполнение которой занимает менее двух минут, должна быть выполнена немедленно, ее не нужно предварительно вносить в план.

 Как это работает

Правило двух минут – это концепция американского гуру тайм-менеджмента Дэвида Аллена, которая помогает организовать повседневную жизнь. Это простое правило способствует продуктивной работе и защищает список дел от перегрузки. Вот это правило:

✓ Если ты можешь выполнить задачу за две минуты, сделай это сразу. Если процесс занимает больше двух минут, занеси задачу в свой список дел и займись ею позже.

Объясню подробнее: если ты можешь прочитать, понять, отредактировать и сохранить электронное письмо за две минуты – сделай это сейчас. Если же ты считаешь, что это займет больше времени, помести эту задачу в свой список дел. Так просто и в то же время так продуктивно. Правило двух минут гарантирует, что ты быстро приступишь к делу и избежишь лишних действий, связанных с организацией. Эта концепция не различает срочные задачи и те, которые можно выполнить позже. Речь идет о том, считаешь ли ты задачу важной: если это так и ты можешь справиться с ней за две минуты, займись ею немедленно; если нет, внеси задачу в список и запланируй ее выполнение на потом. Причина двухминутного ограничения объясняется тем, что для планирования и отслеживания некоторых задач в целом может потребоваться больше времени, чем на то, чтобы выполнить их сразу же.