Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст

Однако у многих цифровых документов преимуществ естественного контекста нет, и часто нужно его задать. При создании таких документов авторы должны быть уверены, что контекст задан еще до введения ударной части. Начинать нужно со следующего:

• название документа;

• имя автора;

• дата (конкретной версии документа; она должна соответствовать дате в названии файла, как описано в главе «Именование файлов»);

• факультативное «введение»: все необходимое, чтобы объяснить, зачем создан этот документ, или привлечь внимание читателя (например, для сбора промежуточных результатов работы в середине долгосрочного проекта).

Например, такие документы, как меморандумы и отчеты, должны начинаться с сообщения имени автора, даты и названия, затем (если необходимо) переходить к предисловию, после чего уже начинается ударная часть.

Возможно, лучшим примером в области контекста послужит файл PowerPoint. Часто создаются презентации без опоры на контекст: не пишут, кто создал презентацию, когда, для кого, а самое главное – зачем. Эта информация должна содержаться в самых первых слайдах, до перехода к ударной части документа. Например, когда в нашей консалтинговой компании делают для клиента презентацию в формате PowerPoint, то часто начинают со следующих слайдов:

• слайд 1: титульный слайд (название документа, дата создания, имя клиента, название нашей компании, контактная информация);

• слайд 2: содержание, где перечисляются разделы документа;

• слайд 3: цель проекта (изложенная простым языком в нескольких строках);

• слайд 4: обзор проекта (описание всех его фаз с указанием текущей стадии);

• слайд 5: разделитель секции, вводящий ударную часть (например, «Стратегия проекта»), позволяющий консультанту во время собственно презентации убедиться, что все полностью поняли контекст и не имеют вопросов, и уже потом перейти к ударной части;

• слайд 6: ударная часть.

Первые четыре слайда служат контекстом, пятый и шестой вводят ударную часть. После этого переходят к поддержке и в конце иногда дают приложение.

Иногда сообщение в соответствии с принципами цифровой грамотности полностью понятно благодаря контексту, ударной части и поддержке, но имеются еще некоторые данные, которые могут быть полезны меньшей части аудитории, любящей детали. В этом случае нужно приложение – набор информации, к которому отсылает окончание поддержки. Если приложение дать как часть поддержки, это сделает сообщение слишком длинным, но его полезно включить куда-то еще, чтобы те, кому нужна дополнительная информация, смогли ее легко получить.

В электронном письме можно добавить приложение, закончив ссылкой на информацию. В нашем примере относительно пенсионного плана в конец сообщения можно добавить такую фразу: «Полная документация по пенсионному плану указана на сайте AcmeOne по адресу: …»

Такое приложение полезно и в презентациях PowerPoint. Я обычно заканчиваю поддерживающую часть слайдом «Спасибо за внимание», чтобы слушатели понимали, что презентация окончена. Однако есть и следующий слайд, который называется «Приложение», после которого можно вставить несколько дополнительных слайдов – это глубинные уровни поддержки или опосредованно связанные с ударной частью данные и анализы.

Напоследок еще несколько правил создания битов, особенно применительно к электронной почте.

• Утверждайте очевидное. Избегайте двусмысленностей, даже если это потребует увеличения объема сообщения. Хорошо написанное сообщение должно достигать своей цели так, чтобы его получателю не пришлось ничего переспрашивать. Если в письме содержится двусмысленность, то либо получатель задаст уточняющий вопрос, что замедлит процесс, либо, что еще хуже, получатель не задаст вопрос, а неправильно интерпретирует смысл сообщения.

• Избегайте относительных дат. Слова «сегодня» и «завтра» в письме могут привести к смешению и путанице. Поскольку вам неизвестно, когда получатель откроет письмо, необходимо быть особенно точным в отношении времени. Неважно, где находится получатель – в соседнем кабинете или в другом полушарии, всегда используйте абсолютную датировку. Пишите «сегодня, в среду» или «завтра, в четверг». Если вы хотите быть особенно точны, пишите всю дату: «сегодня, во вторник, 12 февраля». (Разумеется, если в письме упоминается время дня, а получатель находится в другом часовом поясе, укажите и часовой пояс.)

• Помните, что биты есть всегда и везде. Очень важный, и не только для электронных писем, закон: никогда не создавайте битов, которые вы бы предпочли не оглашать всему миру. Любое бездумное, оскорбительное или просто неудачно написанное сообщение, составленное под влиянием минуты, можно сохранить, переслать, опубликовать, передать по инстанциям и даже направить в суд. Биты, которые когда-то должны были быть частным делом, больше таковыми не являются. Моментальная и вневременная природа битов делает их порождение опасным, даже если вы не хотите их никому передавать.

• Не пишите письма под влиянием гнева. У Авраама Линкольна было мудрое правило относительно писем, которые он писал в гневе: он прятал их в стол и никогда не отправлял. Это было в эпоху, когда написание и пересылка письма занимали много времени. Сейчас же отправить злобное послание прежде, чем опомнишься, стало куда проще. Важно руководствоваться личным правилом: если вы во время написания письма чувствуете гнев, сохраните его в черновиках и дайте себе время остыть, а уже потом решайте, стоит ли его отправлять.

Электронная почта обычно плохо передает эмоции или полутона. Неслучайно многие пользователи продолжают пользоваться в письмах смайликами вроде:) и;) – так они поясняют, что рискованное, казалось бы, утверждение – «всего лишь шутка». Электронная почта как нельзя хуже подходит для трансляции полутонов: телефон передает интонацию, на видео виден язык тела, записки от руки демонстрируют выразительный почерк, а личное общение один на один до сих пор остается – и всегда будет оставаться – лучшим вариантом из всех. Электронные письма хорошо знакомят с деталями и увеличивают продуктивность, но для личных вопросов подходят нечасто. Это еще одна причина оставить биты в покое: закончив работу в цифровом мире, вы спокойно перейдете к жизни в мире реальном.

Важность формата файла легко недооценить. Собственно говоря, пока все вышеописанное можно было осуществить без каких-либо познаний в этой области. Например, в главе об организации фотографий не упоминался самый популярный цифровой формат – JPG – и не говорилось, почему он так популярен. Можно правильно организовать фотографии без всякого понятия о том, в каком формате они сохранены. Но в этой главе будет показано, что форматы файлов очень важны для цифровой грамотности.

Формат – это особое расположение битов в фотографии, песне, документе или другом цифровом файле. Формат обычно обозначается трехбуквенной аббревиатурой, или «расширением», в конце названия файла. (Например, фотография под названием picture1.jpg имеет расширение jpg, которое относится к формату файлов JPG.) Многие пользователи знакомы с часто встречающимися расширениями: файлы. doc создаются в Microsoft Word, файлы. ppt – в PowerPoint. Но при этом о форматах файлов можно и ничего не знать. Однако те, кто хотел бы овладеть цифровой грамотностью, не могут позволить себе оставаться в неведении в данном вопросе. Форматы файлов – это не что-то факультативное или случайное для цифровой грамотности – это специально созданные продукты, точно такие же, как автомобили, кресла и другие потребительские товары. У каждого формата есть свои достоинства и цели в рамках дизайна, так что в определенном случае он может быть полезен или нет. Некоторые форматы позволяют легко делиться файлами, другие обеспечивают профессиональную точность, третьи призваны служить целям компании, которая их создала.