Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст

Внутри годовой папки я храню альбомы в хронологическом порядке. Название каждого альбома начинается с двузначного номера месяца – от 01 до 12, за которым следует ключевое слово или фраза, которая описывает альбом. У меня два вида альбомов:

1. фотографии, сделанные в обычных, повседневных обстоятельствах – дома или за городом (близ Нью-Йорка, где я живу); их я храню в папках с названием Nyc вслед за номером месяца;

2. фотографии, которые ассоциируются с поездкой куда-то за пределы Нью-Йорка или по особому случаю; такие фотографии я помечаю названием места (Мaine[17]) или события (Kelly’s wedding[18]) вслед за номером месяца и днем создания.

Таким образом, набор фотографий на определенный год может находиться в следующих папках:

И так далее вплоть до 12 nyc. Каждая папка содержит подборку хороших фотографий, которые сделаны в указанный месяц в указанном месте. (Да, все эти фотографии хорошие, поскольку я сохранил только лучшие фотографии из множества сделанных.)

У простоты такого двухуровневого хранения есть два преимущества:

1. Оно не так много требует от пользователя. Примерно раз или два в месяц требуется создать новую папку, дать ей название по номеру месяца и ключевому слову и перетащить туда отфильтрованные снимки. Раз в год пользователь заводит папку на год. И все.

2. Потом легко найти фотографии, ведь есть не так много мест, где они могут быть. Уменьшение количества возможных мест, где могут находиться биты, так же важно, как и любой другой аспект их хранения.

Очень легко вернуться, например, к фотографиям из отпуска прошлым летом или фотографиям из командировки в Данию, которая была пару лет назад. Даже не помня точно месяц какого-то события, я смогу быстро просмотреть названия папок за год – их редко бывает больше двадцати – и найти нужную. Вот почему важно иметь два уровня хранения. Одноуровневая система подразумевает, что каждый фотоальбом будет находиться в одном и том же списке. Это не очень удобно, потому что со временем список папок примет огромные размеры и искать будет неудобно. Двухуровневая же система, напротив, прекрасно сжимается. Папка каждого года содержит сравнительно скромное количество подпапок, да и список годов не будет слишком большим в течение лет двадцати или даже больше.

Честно отмечу, что двухуровневое хранение подойдет не всем и не во всех случаях. Например, профессиональный фотограф, который проводит десятки фотосъемок за месяц, вряд ли найдет ее практичной. Любителя технологий, которому нравится сам процесс введения метаданных, система тоже не удовлетворит. Но эта система, как и вообще цифровая грамотность, будет полезной подавляющему большинству пользователей, которые просто хотят, не очень себя утруждая, организовать свои потоки информации. У большинства из нас не так много цифровых фотографий, и таким людям эта система подойдет гораздо больше, чем хаотичное разбрасывание фотографий по всему компьютеру.

Еще одно преимущество системы в том, что, поскольку все фотографии собраны в одном месте, проще сделать резервную копию всей коллекции (или перенести ее на другой сервис). В главе «Другие полезные советы» описано, как делать резервные копии файлов, но стоит сделать замечание уже здесь, поскольку фотографии очень важны. Потеря документов – это проблема, но потеря фотографий – это настоящее горе. Поддерживайте организацию своих фотографий и регулярно делайте резервные копии.

Простота – ключ к эффективному управлению фотографиями в духе цифровой грамотности. Ярлыки и другие метаданные – вещь чисто факультативная. Даже не обязательно давать фотографиям названия или заголовки. Чтобы должным образом организовать фотографии, пользователи, владеющие цифровой грамотностью, должны лишь сделать их в большом количестве, отсортировать и переместить те, что представляются удачными, в нужную папку. Применив немного самодисциплины, пользователи наконец обретут контроль над своими битами фотографий.

Если нужно что-то сказать, будьте кратки.

Любой разговор о создании битов – текста, фотографий, аудиофайлов, чего угодно – в духе цифровой грамотности прежде всего должен начинаться с одной очевидной истины: битов и так уже слишком много. Каждый раз, посылая электронное письмо, делая фотографию или создавая веб-страницу, вы добавляете еще несколько капель в и так уже очень глубокий океан. Вы уверены, что ваше сообщение действительно важно? Если да, то пусть оно будет, по крайней мере, дружелюбно к адресату. Создавайте биты так, чтобы ваше сообщение ничего не добавляло к той перегрузке, которая, вполне вероятно, уже давит на его получателя.

Основное правило цифровой грамотности – «оставьте биты в покое» – равным образом относится и к созданию битов. Эффективность и дружелюбие к получателю подразумевают, что в сообщении будет как можно меньше битов и можно избавиться от других, не столь необходимых. В конце концов, чем больше битов содержит сообщение, тем больше времени и внимания потребует оно от получателя. Чем короче, тем лучше.

Конечно, в этом нет ничего нового. Во всех книгах по писательскому мастерству поощряется краткость. В классической книге Уильяма Странка и Элвина Уайта The Elements of Style («Элементы стиля») так и говорится: «Опускайте ненужные слова». Однако сейчас кое-что изменилось: уменьшилось количество времени, которое люди могут уделить чтению, просмотру, слушанию. Слишком много битов, слишком мало времени, так что краткость – это больше не один из вариантов, а необходимость.

Сразу уточню, что цель краткости не в том, чтобы сохранить оперативную память компьютера или как-то ускорить процесс работы в сети. Для любых файлов, кроме, может быть, самых больших, передача через интернет не проблема. Вполне достаточно для них и свободного места для хранения на диске. Компьютерное «железо» сейчас мощное и объемное, к тому же оно все время улучшается. А вот времени и внимания тех людей, которые получают сообщения, явно недостаточно. Цифровая грамотность предполагает, что послание должно иметь в виду скудость этих ресурсов у получателя, поэтому:

• при написании электронного письма старайтесь сохранять краткость и ясность;

• при передаче фотографий выбирайте только лучшие – никаких дубликатов или плохих снимков;

• при создании сайта убедитесь, что тематика сайта ясна с первого взгляда на домашнюю страницу.

Есть много других битовых сообщений, к которым применимы те же правила. В любом случае, нужно постоянно задавать себе вопрос: «Это необходимо?», причем на любом уровне. «Насколько нужен этот абзац? Это слово? Этот пиксель?» Битов в любом сообщении – текстовом, визуальном, любом другом – должно быть как можно меньше, ровно столько, чтобы оно достигло цели.