Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Люблю задавать деловой аудитории вопрос: как бы вам хотелось в идеале распределить свое время между тремя видами деятельности – работой, игрой и игрой-работой (сочетанием и того, и другого). На первом месте – в каком бы уголке мира я ни задал этот вопрос – всегда оказывается игра-работа. Будь это в их власти, люди предпочли бы посвящать львиную долю своего времени работе, которая воспринимается как игра – продуктивной игре.

Организатор коворкингов Том Болл проводил мальчишник, и тут его осенила классическая, на мой взгляд, идея игры-работы:

«Поначалу вечеринка шла скучно, ребята кучковались, пытались познакомиться друг с другом. Они не знали, что я заказал туристический рок-н-рольный автобус, который должен был повезти нас в таинственное путешествие. Как только мы вошли в салон, все барьеры рухнули. Нам предстояла общая дорога.

Потом я прикинул, как это использовать в бизнесе, и тут мне попался на глаза выставленный на продажу автобус. Мы его купили и превратили в полностью оборудованный мобильный зал совета (www.allaboardroom.com). Группы обожают этот автобус: можно удрать из офиса и все же остаться на работе. Ощущение свободы появляется с той минуты, как они поднимаются в салон».

И Том уточняет: «Не превращайте совещание в вещание, не томите людей».

Вроде бы угощение не самое главное, но почему бы и тут не внести свежую струю? Замените печенье и шипучку на бутилированную воду и сухофрукты, овсяные батончики и тому подобное питание, дающее силы, а не перегружающее организм сахарами и всевозможными красителями-консерваторами – от них адреналин убывает, а нервы в клочья. Глушить команду во время совещания кофеином и глюкозой – все равно что кормить конфетами детский сад: сначала гиперактивность, потом резкий спад. По моим подсчетам, достаточно этой небольшой уловки, чтобы эффективность рабочего дня повысилась на 20 %. И хватит с нас официальных перерывов на чаепитие, пусть еда будет доступна весь день, пусть люди пасутся и грызут угощение, когда рука протянется, – не стоит прерывать собрание в тот самый момент, когда стало интересно, лишь потому что – ура-ура! – прибыли пончики.

Почти во всех отелях найдется теперь тренажерный зал. Но стоит ли останавливаться на этом? Недавно во время выездного семинара мы снабдили всех участников шагомерами и замеряли, какое расстояние они преодолеют за дни мероприятия. Мы наращивали количество шагов и чертили графики, словно задачей было вместе виртуально пересечь графство. Удивительно, сколько миль проходят в сумме 40 человек на самом обычном семинаре. Дух соревнования разгорался, кое-кто уже и лестницы стал предпочитать лифтам. Одного умника застукали с несколькими педометрами – коллеги передали ему свои, чтоб больше накрутить. Противозаконно, однако остроумно. И достойный благотворительный фонд получил в итоге от компании взнос из расчета столько-то вполне реальных фунтов за каждую виртуальную милю.

Конференц-залы погребены где-то внутри, а порой и внизу отелей. Все сидят вокруг стола, то есть лицом в комнату, спиной к окну. Удивительно ли, что наши собрания сосредоточены на самих себе – даже закупорены в самих себе?

Когда мои клиенты собираются, чтобы обсудить события реального мира, я советую им первым делом выбраться в этот мир. Пусть собрание пройдет в холле гостиницы, в мебельном отделе супермаркета, в поезде, на улице – где угодно, только не в конференц-зале.

В середине 1990-х мы работали с филиалом Ericsson. Компания хотела радикально изменить свой облик в глазах клиентов. До тех пор они продавали «коробки», то есть обеспечивали «железо», теперь же хотели предложить всеохватывающий сервис и помогать клиентам с решением деловых проблем. Для этого требовалось внести серьезные изменения в подход работников к бизнесу, а главное, поменять их образ действий. При подготовке ключевого собрания, охватывавшего и интеллектуальную, и операционную сторону вопроса, мы использовали простейший прием: собрали народ в двух смежных помещениях. В одной комнате проходило бизнес-совещание, другую мы сделали пространством открытой деятельности. В одном помещении мы работали головой, а затем меняли помещение и «проверяли идеи на ходу». Три дня подряд участники перемещались из комнаты в комнату, все время переходя из мира Мысли в мир Действия и обратно. К концу второго дня им потребовалось третье помещение, где они могли бы совместить обе стороны своей деятельности – именно к этому мы и хотели их подвести, – и тогда мы попросту сдвинули разделявшую комнаты перегородку и заключительный день совещания провели в большом, универсальном по назначению зале.

Распределять различные аспекты собрания по соседним комнатам весьма полезно, даже если вы располагаете небольшим пространством.

Обставляя конференц-зал, позаботьтесь об удобных креслах, которые можно двигать с места на место: тем самым вы без лишних усилий сможете менять взаимное положение участников собрания. Заодно разгрузите позвоночники своих коллег, им не придется целыми днями на манер таксиста выворачивать себе шею, пытаясь рассмотреть одновременно и вас, и экран и наживая себе травму, которую лично я именую «Синдромом конференции в стиле кафе».

И еще кое-что я бы взял с собой даже на необитаемый остров (хотя туда-то зачем?). Это стол-пианино. Я видел такой в «Хабе», фантастически обустроенном месте для совместной работы фрилансеров в Амстердаме. Такой стол полностью соответствует голландской концепции Gezellig. В точности нам этого слова не передать, но приблизительно – «уютность, домашность». Создатели «Хаба» твердо уверены, что работать нужно в теплой дружеской обстановке и пусть где-то в отдалении играет музыка.

Подводя итоги: обстановка собрания столь же важна, как и то, что на нем обсуждается. Для эффективности встрече требуется определенным образом обустроенное пространство и время. Обратите внимание не только на картину, но и на раму, и используйте все, что предлагает вам окружающее пространство.

Прежде чем мы завершим путешествие по миру реальной встречи, посетив также область «содержания», уделим минутку обсуждению виртуальной встречи.

Для начала, разомните ноги, прогуляйтесь по офису, пните кошку и/или выпейте стакан воды. Большинство людей даже не догадывается, как много энергии и внимания требует виртуальная встреча.

Вернулись? Готовы к бою? О’кей.

Раньше в этой же книге я много рассуждал насчет изъянов, обеспеченных современными технологиями «псевдовстреч», теперь же настала пора обсудить, как выжать побольше из современных средств связи.