Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Бизнес все глобализируется, компании распространяются по всему миру, и одновременно растет озабоченность финансовыми и экологическими последствиями бесконечных перемещений на автомобилях и самолетах. Неудивительно, что с каждым днем изобретаются все новые способы соединить нас виртуально, не принуждая к передвижению в пространстве.

Мгновенные сообщения, карманные компьютеры, теле-, видео– и вебсеминары, вики, объединенные коммуникации, технология присутствия… Список растет и растет. Пока вы прочтете эту книгу, глядишь, и слайды PowerPoint научатся передавать прямо вам в глаз…

Все, кто пользуется этими технологиями или экспериментирует с ними, подтвердят: у любой из них есть свои преимущества и изъяны. Мы посвящаем специальные программы освоению новых коммуникационных технологий. Здесь не место вдаваться в детали, вместо деталей я назову вам несколько фундаментальных принципов, которые работают в любой ситуации.

Прежде всего: какие бы новые технологии ни изобретались, фундаментальные основы собраний никогда не поменяются. Действуют те же правила – разве что с большей силой.

Досадно, однако: сберегающие труд гаджеты, как правило, прибавляют нам работы. Припомните, как вы трудитесь, очищая высокоскоростную соковыжималку от мякоти трех апельсинов. Поскольку послать электронное письмо куда проще, чем бумажное, мы стали писать их гораздо чаще, и время, сэкономленное за счет прогулок на почту, с избытком тратится на разгребание переполненного виртуального ящика.

Благодаря технологиям мы можем теперь общаться куда с большим количеством людей, но тем паче от нас требуется повышать уровень общения: резко возросли неблагоприятные последствия неудачного слова, досадного промаха.

Именно из-за этого усиливающего эффекта коммуникационных технологий я рекомендую клиентам рассматривать виртуальные встречи скорее как радиотрансляцию, нежели в качестве нормального общения.

Современный человек проводит немало времени перед телевизором, созерцая передачи и фильмы со спецэффектами – реальнее реальности, – тщательно проработанными и снятыми за немалые деньги. Мы сделались уже не просто потребителями массмедиа – гурманами. Глаза и уши все подхватывают и сортируют. Ожидания завышены, разочарование караулит за углом.

Учтите это при подготовке теле– или веб-конференции. Было время – только флагманам индустрии требовалась особая подготовка в области коммуникационных технологий. Теперь эти технологии повсюду. Мы все участвуем в теле– и радиопередачах (что такое YouTube, если не самодеятельное телевидение?), и нам пора совершенствоваться в этой игре.

Конечно, вы уверены, будто обладаете природным обаянием Джорджа Клуни или Мерил Стрип и что это обаяние безо всяких усилий само собой передастся зрителям через посредство веб-камеры. Увы, Джордж и Мерил основательно работают над собой, чтобы добиться «природного обаяния» – придется поработать и вам.

В этой ситуации еще большее значение придается контексту. Участники телеконференции находятся в слепом полете, их единственным органом восприятия становится слух. Чтобы общение состоялось, люди должны понимать, на каком этапе находятся, кто рядом с ними и куда они идут. Дикторы, ведущие теленовостей и диджеи владеют искусством деликатно взять слушателя за руку и повести его в это путешествие – с закрытыми глазами, но с открытыми ушами.

На тренингах по виртуальным встречам мы активно поощряем клиентов вести телеконференции в режиме «звонка в студию». Представляете, насколько возрастает энергетика самого заурядного телефонного разговора, если вообразить, будто его слушает радиоаудитория. Когда я сам участвовал в радиоинтервью или музыкальных передачах, я ощущал, как мой пульс ускоряется при виде красного сигнала «Эфир». С виду – приятельский разговор с ведущим, но внутренняя концентрация достигает 110 %. Шанс пообщаться с миллионами – и шанс осрамиться прямо перед ними – удивительным образом способствует сосредоточенности. Эту энергию можно направить в русло телеконференции, и это будет бомба!

Даже в разговоре лицом к лицу важно, кто его ведет, а кто остается ведомым, тем более это важно в заочном разговоре. При наличии нескольких собеседников, тем более в разных временных зонах, кто-то должен дирижировать разговором, иначе это будет зря потерянное время – тогда уж лучше поскорей положить трубку.

Совет контролировать разговор у многих вызывает протест.

– С какой стати все усложнять? – ворчат клиенты. – Разве нельзя разговаривать нормально, естественно, самим себя организовать?

Можно-можно, однако представьте себе крупный аэропорт, где рейсы начнут самоорганизовываться. Замечательно естественно. Естественно, как смерть.

Роль руководителя виртуального разговора вполне можно сравнить с обязанностями диспетчера авиатранспорта. Моя коллега Мишель называет его «диспетчером голосовых сообщений».

Мой опыт пилота-любителя свидетельствует о том, как легко заблудиться на высоте и сколь спасительным будет голос авиадиспетчера, который назовет тебе твои точные координаты, предупредит о самолетах, пролетающих впереди и сзади, под тобой и в верхнем эшелоне. Пилотам не полагается изливаться в эмоциях, но я готов был расцеловать того прекрасного профессионала, который однажды утром услышал мой панический вопль. Погода испортилась, горючее заканчивалось, я отчаянно высматривал Оксфордский аэропорт. Карта говорила: я на месте. То же самое подтверждал навигатор. Но я не видел, не видел аэродрома.

«Чарли Браво[28], мы точно под вами! – без намека на сарказм произнес бодрый голос. – Гляньте вниз».

Кто бы ты ни был, безымянный диспетчер, спасибо, что не стал смеяться надо мной, хотя я вполне заслужил издевку.

Итог: теле– или видеоконференция без руководителя уподобится движению на забитой трассе в густом тумане. Не зная толком пути, вы будете обречены либо на долгое ожидание и стресс в пробках, либо на аварию.

Видеоконференция и ее старший братец, самоуверенное телеприсутствие[29], гордятся интерфейсом, который превращает заочную встречу почти что в реальную. Один мой клиент обустраивал зал с программой Virtual Presence так, что его стол для заседаний делился пополам огромным, во всю стену, экраном и продолжался такой же половиной стола – то есть изображением стола, – за которым его партнер сидел на другом конце света. Весьма наглядный способ создать иллюзию, будто собеседники находятся в одной и той же точке пространства и времени. Беда в том, что Technicolor показывает все: если вы на миг заскучаете, зевнете – это увидят все. Если прикрыть глаза, если исподтишка заглянуть в свой BlackBerry – тоже попадешься. Работает эффект усиления, все воспринимается отчетливее, чем в жизни. Известное исследование Хертфордширского университета в 1990-х показало, что радиослушатели быстрее и точнее улавливают вранье, чем телезрители. Видимо, когда одно чувство (зрение) отключается, другое обостряется.