Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Содержание. Что есть что на собрании

Зачастую повестка дня собрания оказывается перенасыщенной, содержание не отвечает потребностям фирмы. Секрет в том, чтобы пореже собираться и почаще продумывать содержание встреч. Мы заканчиваем краткое путешествие по миру собраний там, где большинство начинает и на что тратит больше всего времени: наконец-то поговорим о содержании.

Мир сделался сложным, изменчивым, порой путанным, и нам естественно цепляться за то, что можно записать, распечатать, подержать в руках. Например, за программу встречи. За несколько недель, порой за несколько месяцев (если речь идет о ежеквартальной или ежегодной встрече) мы садимся и усердно разрабатываем ее план.

Обычно именно содержание кладется в основу встречи. Контекст упоминается – при рассылке приглашения, – но достаточно бегло. Про цель вообще не говорят. В результате встречи, как мы уже говорили, богаты темами, но бедны смыслом. Много «что» и мало «почему».

Если собрание крупное или важное, то, чтобы записать его план, может порой понадобиться внушительная – толщиной в несколько сантиметров – пачка листов, при этом каждый пункт повестки дня обязательно будет зафиксирован, хронометрирован, согласован и систематизирован. 11.17–11.22: печенье (в т. ч. без глютена); в 22.14 – биопауза.

Это я называю «синдромом кебаба». В те три солнечных дня, которые выпадают ежегодно на долю Соединенного Королевства, мужчины, обычно непригодные для домашних дел, стирают пыль с жаровен и берутся за барбекю. Они тащат мясо всех сортов, овощи, порой и ломтики ананаса, и все это нанизывают на вертела – слишком много всего, слишком тесно, куски мешают друг другу прожариться. Пройдя испытание огнем (растопка – уголь – еще растопка и плеснуть бензина) полусырой и полуобугленный кебаб является на стол и будет съеден, хотя вряд ли будет переварен. Неаппетитная аналогия, зато верная: точно так же на собрании разнородные материалы нанизывают вплотную друг к другу, недожаривают, а потом не могут переварить. Гурман не может быть прожорой. Прекрасное собрание, как прекрасную еду, нужно изящно сервировать. Только фастфуд швыряют и поглощают кое-как. Rolls-Royce весь продуман от шасси до багажника, а Trabant собран из готовых частей. Так вот, изучив наш путеводитель по собраниям, вы уже поняли, что собрание сервируют, а не собирают из готовых ингредиентов.

В план включается все то, что предстоит сделать. Это список и последовательность шагов, которые вы считаете нужным совершить во время собрания.

Не знаю, принадлежите ли вы к числу поклонников таких списков – лично я нет. Прежде я составлял их, но всегда жестоко перегружал. И у меня не получается следовать им. Вечно галочек оказывается существенно меньше, чем минусов. И потом этим спискам конца нет. Занести очередной пункт в план легко, а вот избавиться от него – трудно.

Кстати, и на этот случай имеется хорошее упражнение. Попросите членов своей команды или коллег составить список из десяти самых важных вещей. А потом пусть вычеркнут все, кроме трех самых главных, и полностью сосредоточатся на них (с тремя-то мы справимся…).

Поймите меня правильно. Списки бывают и полезны, даже необходимы. В роли пилота-любителя я не раз убеждался, что от тщательно составленного и проверенного перед полетом списка порой зависит жизнь – не хотелось бы, к примеру, взлететь с открытым бензобаком. Один раз я вздумал обойтись без списка обязательных предполетных дел – и именно в таком виде поднялся в воздух. Если вы не закроете бензобак машины, вы понесете убытки, разлив дорогостоящее горючее по шоссе. Но, если оставить открытым бензобак самолета, последствия могут оказаться куда более серьезными – и грязи тоже будет больше.

Тем не менее на собраниях я предпочитаю придерживаться «сценария», а не «плана».

Чтобы понять разницу, отправимся в средневековый итальянский город. Труппа бродячих комедиантов выступает перед шумной уличной толпой. Это – комедия дель арте, с Арлекином, Колумбиной и Пульчинеллой (в Англии – Панч и Джуди, еще где-то – Петрушка). Актеры странствуют от города к городу, импровизируют забавные, порой непристойные, порой задевающие чье-то личное достоинство спектакли. По крайней мере это выглядит как импровизация. На самом деле опытные актеры разукрашивают импровизацией давно известный сюжет. Таких сюжетов у них в запасе сотни, и чтобы не забыть, какой именно они представляют нынче, они крепят где-нибудь на сцене кусок бумаги с набросанным в общих чертах ходом спектакля – это и есть «сценарий». Поскольку общий ход событий, продолжительность пьесы и ее исход понятны всем, внутри этой согласованной схемы все могут бесстрашно импровизировать.

И моим клиентам я рекомендую составлять сценарий, задающий общий ход собрания. Весь текст должен уместить максимум на листе А4. Свои сценарии я стараюсь втиснуть на оборот автобусного билета. Дисциплинирует.

Итак, сценарий, а не список дел. И ни в коем случае не монтажные листы. Сценарий умещается на одной странице, а монтажные листы – это целая книга с пружинным переплетом, где расписана каждая реплика и каждый шаг по сцене. На собрании требуется сценарий, а являются чаще всего с монтажными листами.

Монтажные листы нужны на киносъемке. В жизни такие подробные предписания ни к чему. «Шоу Трумана»[30] наглядно продемонстрировало, во что превратится жизнь по монтажным листам, когда тщательно планируется каждая, самая обыденная деталь. Труман (эту роль играет Джим Кэрри), сам того не ведая, сделался протагонистом любимого зрителями реалити-шоу. Руководит проектом местный «Господь» – режиссер Эд Харрис, который из своей поднебесной аппаратной определяет все, вплоть до погоды.

Кошмарная фантазия, но что-то в ней привлекает нас, в особенности при подготовке мероприятий. Внутри нас прячется всемогущий режиссер с мегафоном, которому только дай проконтролировать все.

Важное собрание порой начинают готовить за много месяцев. Если хотите, называйте это профессиональным планированием, я же чаще сталкивался с желанием утихомирить страх перед неизвестным. Людям кажется, будто структура порождает стабильность. Структурируйте будущее, и вы сможете им управлять.

В результате на свет рождается очередной монстр (с печеньями ровно в 11.17). Многие человеко-часы уходят на его создание, а собрание по такому сценарию выйдет полумертвое. Представьте себе, как на свидании ваш друг или подруга поминутно сверяется со шпаргалкой: что, мол, надлежит делать в следующий момент. Долго вы такое вытерпите?

Золотую середину между структурой и свободой отыскать непросто – а нам требуется и то и другое, – и каждый организатор или руководитель собрания ищет ее по-своему.