Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Написать регламент.

Создать сетевой график.

Обсудить перспективы лизингового направления.

Выйти в офис с проверкой.

Провести аудит договоров, принятых ранее в банк.

Порционность так проста в применении – хоть завтра можно внедрить в свою работу! (Оксана Кленова, г. Уфа)

КАК ВЫБИРАТЬ ОРГАНАЙЗЕР?

Несколько рекомендаций по выбору органайзера (системы планирования и управления задачами). Органайзер обязан обладать следующими характеристиками:

1. Он должен быть единственным. (Когдау вас три записные книжки и еще на компьютере часть дел фиксируется – это неверно. Все должно быть в одном месте).

2. Вы должны его понимать и любить, учитывая его недостатки. А они есть у любого органайзера.

3. Следует довести работу с планировщиком до уровня как минимум навыков, а в идеале – привычек.

4. Спектр решаемых вами задач диктует выбор органайзера: бумажный или электронный. Формат: настольный или карманный и т. д.

Обязательно учитывайте вышеописанные рекомендации при выборе и в начале работы с личным помощником в управлении временем. Органайзер должен стать вашим другом. Друг – тот, кому вы доверяете. Если он постоянно «глючит» и зависает, можете ли вы назвать такого помощника другом? Я – нет. Друг – тот, кто помогает, кто оказывает поддержку в делах.

Правильное планирование придает ритмичность работы, а значит, экономию энергии. (Елена Сергета, г. Брянск)

Формула успеха за день

Нам хотелось бы успеть многое сделать за день. Каждый из нас ищет, как это сделать. Мы ищем волшебную формулу «максимум успеть за день». В ходе консультационной деятельности я вывел следующее правило успеха рабочего дня.

Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из которых мы условно обозначим как:

формализованность задачи;

эффективность алгоритма или технологии;

навык;

входящие.

Каждый из ползунков может варьироваться от нижнего до верхнего положения. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков.

Формализованность задачи

Насколько детально известно, что и как следует сделать? Если вы беретесь за задачу, которую никогда не делали, не имея инструкции по ее выполнению, то для вас формализованность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схема описания того, что и как делать, то формализацию можно считать близкой к 100 %. В идеале описанные бизнес-процессы и есть стопроцентная формализация задачи.

В нашей схеме, чем выше вы поднимаете ползунки и чем большее количество ползунков находится вверху, тем больше вы можете успеть выполнить дел за день. Чем ниже расположены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полезное выполнить за целый день. Получается, что от формализации задачи зависит многое, но не все.

Формализация процессов защищает от потерь времени. (Светлана Новикова, г. Брянск)

Эффективность алгоритмов

Второй ползунок – эффективность алгоритмов, отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Сюда относится как последовательность, пространственное расположение компонентов (если задача материальная), так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла – растущую нумерацию «001», «002» и так далее до 100.

Каждый файл переименовывать вручную

1. Выбираете мышкой файл.

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

3. Набираете название файла на клавиатуре «банк федеральный 001».

4. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

5. Ставите мышь на следующий файл.

6. Повторяете 99 раз 1–5 пункты.

Каждый файл переименовывать вручную с использованием Shortcut буфера обмена

1. Выбираете мышкой файл.

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

3. Набираете название файла на клавиатуре.

4. Выделяете набранные символы, мышкой не включая последние 3 цифры.

5. На клавиатуре Ctrl+C.

6. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

7. Ставите мышь на следующий файл.

8. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

9. На клавиатуре Ctrl+V.

10. Нажимаете курсор «вправо».

11. Вбиваете нумерацию «001».

12. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

13. Повторяете 99 раз пункты 7-12.

Пакетное переименование файлов с использованием специального Soft

1. Запускаем программу ACDSee.

2. Выделяем мышью 100 файлов.

3. На клавиатуре нажимаем F2.

4. Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк».

5. На клавиатуре набираем «###».

6. Жмем Enter.

Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!

При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни!

Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.

Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем «ручной алгоритм All Shortcut».