Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать - Грэм Олкотт

В этой книге основное внимание уделяется управлению действиями. Однако управление проектами – не менее важный навык. Они придают нашим идеям задачам ощущение структуры и цели. Сами по себе действия могут быть хаотичными, а в рамках проекта они же способствуют прогрессу.

Оглядитесь вокруг. Все, что вы видите, потенциально может быть проектом. Очень эффективно воспринимать отдельные задачи (и даже увлечения и разрешение семейных споров) как проекты. И тогда можно собрать и зафиксировать идеи и разобраться с ними на этапе организации. В результате, любая ситуация поддается управлению. Все, что нас окружает, может стать проектом – и тогда начнется настоящее волшебство.

На самом деле, более традиционное определение проекта родилось из старого и болезненного опыта. Мы считаем сложные задачи, которые оценивают другие люди, тяжким трудом – возможно, нам вспоминаются скучные и неуклюжие школьные проекты, где процессы размышлений и планирования перевешивали действия и достижения, или приходят на ум профессиональные менеджеры проекта, чья работа, похоже, заключается лишь в том, чтобы приставать, надоедать и действовать на нервы.

Мне хотелось бы предложить вам значительно более простой подход к осуществлению большинства проектов. Все то, о чем мы уже поговорили в этой книге, и особенно привычка к улавливанию необходимой информации, упорядочиванию, организации и обзору, дает вам возможность во время составления Еженедельного чек-листа регулярно использовать очень эффективный, но в то же время легкий подход к управлению. Каждую неделю вам нужно просто анализировать все проекты, определяя необходимые конкретные действия и включая их в основной список действий. Делая это, вы будете одновременно проверять состояние всех реальных проектов и вносить изменения – добавлять новые, удалять завершенные или те, работу над которыми следует прекратить.

Как управлять проектами, не превращаясь в менеджера проектов

Старые методы управления проектами, как и прежние списки дел, редко бывают продуктивными в современных условиях. Чаще всего они сводятся к чрезмерно детализированному планированию при отсутствии регулярного обзора и поправок. Когда мир меняется (а это происходит постоянно!), проект не может быть исполнен, а часы, потраченные на планирование, уходят впустую. Мир и люди оказываются далеко впереди! Легко спланировать великолепный проект в теории, но потом в дело вмешиваются другие люди, которые устанавливают на дороге барьеры, не держат слово и становятся источниками путаницы и конфликтов. Еженедельный анализ проектов в ходе работы с чек-листом даст вам возможность не сбиться с пути. В этом отношении подвижность гораздо важнее готовности. Старайтесь меньше времени уделять планированию и гораздо больше – проверке и обзору.

Конечно, бывают проекты сложные, с сотнями взаимосвязей и взаимозависимостей, где приходится искать «критический путь» среди деталей и осложнений. Я вовсе не призываю вас отказаться от идеи планирования!

Модель проекта «Пять вех»

Работая над повседневными проектами, следует 20 % времени посвящать планированию, а 80 % – регулярному управлению, анализу и корректировке. Один человек может справляться со сложным проектом, который выполняет самостоятельно, но как только в действие вступают другие люди, ситуация быстро осложняется. Идеальный план регулярного и легкого управления должен включать не более пяти вех. Вехой мы называем реальные моменты, когда нужно ответить на вопрос: «Как понять, не ушли ли мы в сторону?» Однако зачастую такие вехи становятся орудием микроуправления и порождают осложнения и путаницу, вместо того, чтобы прояснить ситуацию. Именно поэтому в каждом проекте вех должно быть не больше пяти и не меньше одной!

Простой проект подобен хорошей книге: в нем есть начало, середина и конец

Когда в осуществлении проекта принимают участие другие люди, вначале необходима серьезная детализация. Она позволит вам понять, действительно ли он развивается так, как вы ожидали. Подумайте о том, что чем больше деталей вы кому-то поручите, тем больше путаницы возникнет – несмотря на самые лучшие намерения и навыки, которыми располагаете вы и другие участники. Именно так и произойдет. Поэтому постарайтесь не поддаться соблазну чрезмерного усложнения. Модель «Пять вех» – вот что вам действительно требуется:

1. Определение проекта

2. Ведение проекта

3. Середина пути

4. Завершение

5. Празднование

Давайте рассмотрим все эти пять вех.

1. Определение

Определение проекта – это сбор и анализ всех ресурсов и установление, каким будет проект в целом. На этом этапе вы должны поделиться своими мыслями, совместно согласовать вехи и разделить ответственность за каждый этап проекта между теми, кто будет им заниматься.

2. Ведение

Приступив к проекту, нужно постоянно контролировать направление движения. Я, как правило, стараюсь проверять достигнутый прогресс в первые несколько дней или после нескольких первых действий. Иногда поручаю проверку кому-то другому. Это очень полезно, если вы хотите придать новый импульс процессу или если тому, кто отвечает за проект, не хватает опыта и вы хотите его поддержать. Представьте, что вам нужно разработать новый буклет или интернет-сайт. Эта веха дает вам возможность обсудить первые идеи с дизайнером, а также выявить некоторые проблемы, которых вы не предвидели изначально.

3. Середина пути

Как понять, что вы уверенно движетесь к завершению? Пройдена ли середина пути? Середина пути – это мощное средство мотивации. Контролируйте развитие проекта и периодически возвращайтесь к его главным целям, чтобы убедиться в том, что намеченный конечный результат все еще актуален – ведь с момента начала проекта мир уже успел измениться!

4. Завершение

Кажется, что завершение – это самое простое, но именно здесь многие совершают ошибки. На этапе определения проекта или хотя бы в самом начале работы нужно убедиться, совпадают ли ваши представления о критериях завершения проекта с представлениями других участников. Как убедиться, что дело сделано? Как должен выглядеть результат? Каковы критерии успеха? Есть ли финансовое мерило успеха? Это будет количество людей, принявших участие в проекте? Или количество произведенных, купленных или проданных товаров? Неопределенность может дорого вам обойтись!

5. Празднование

Последний этап – это празднование. Нам, британцам, не свойственно праздновать успех и отмечать все то, что было сделано хорошо. К сожалению, это еще не вошло у нас в привычку. Мы часто упускаем возможность порадоваться удаче. Модель пяти вех поможет вам найти возможность для позитивного настроя, размышлений, осознания и обучения. Я вовсе не предлагаю отмечать поступление каждого отчета вечеринкой в дорогом ресторане. Но даже короткого электронного письма или разговора с теми, кто принимал участие в проекте, бывает достаточно для выражения благодарности и полезного диалога. Это важно и в том случае, если над проектом вы работали в одиночку!