Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать - Грэм Олкотт

Множество книг написано о планировании проектов, и я не собираюсь вдаваться здесь в подробности. Однако считаю, вам следует запомнить следующее: вы – ниндзя, и даже если вал проектов повергает вас в панику, следуя по пути ниндзя, вы сможете справиться с любыми трудностями и преодолеть все препятствия. Не уклоняйтесь от неожиданного поворота событий, а притягивайте его!

Любые проекты неизбежно требуют одного из важнейших средств продуктивности – того, которое мы любим и ненавидим. Я говорю о встречах и совещаниях. Во время встречи очень важно переключиться с личности на группу. Мы приходим на совещание как личности и уходим как личности, но работа всегда ведется в группе, поэтому сейчас мы с вами рассмотрим встречу на макроуровне и микроуровне. Надо ли нам меняться? Как может измениться наша корпоративная культура?

Напряженность внимания

И на индивидуальном, и на групповом уровне всегда существует напряженность между слушанием и действием. Балансировать между ними ради обеспечения максимальной, долгосрочной продуктивности нелегко. Приходится посвящать часть времени и внимания не собственной работе, а совсем иным вещам. Необходимо понять окружающих, осознать стратегию проекта, научиться внимательно слушать, как воспринимают другие то, что нам кажется ценным. Умение понимать эту напряженность и использовать ее наилучшим образом поможет вам разобраться, действительно ли совещание приносит пользу или нужно использовать какие-то уловки ниндзя, чтобы не тратить время впустую на бесполезных встречах и совещаниях, куда вас затянули другие люди.

Как бы вы описали свое время и внимание относительно окружающих? Тратите ли вы драгоценные часы на «психотерапевтические» встречи, где больше слушаете, чем делаете, и мечтаете, чтобы вас оставили в покое? Или пребываете в фазе «невежества», то есть палите изо всех пушек, но не получаете ни поддержки, ни одобрения, ни обратной связи, которая позволила бы добиться максимальной эффективности?

А как бы вы описали корпоративную культуру совещаний в своей организации? Не оказались ли вы в «бюрократической» пустыне, где вас никто не слушает и ваше мнение никому не интересно? Не скучаете ли вы в конференц-зале № 3? А может быть, вам кажется, что в вашей организации умеют справляться с «напряженностью внимания» и поддерживают идеальный баланс? Это та самая «продуктивная» ячейка нашей таблицы, где мы все мечтаем оказаться.

Чтобы сократить время, проводимое на встречах и совещаниях, устранить все ненужное и предложить альтернативу, вам потребуются новообретенные характеристики ниндзя – безжалостность, уловки, маскировка и оригинальность. Это позволит вам создать адекватную среду, которая будет способствовать дзен-спокойствию, готовности и подвижности.

Совещания – порождение XX века

В докомпьютерную эпоху совещания были формальными и затянутыми. Я ощутил это на себе, когда целый год преподавал в сельской школе в Уганде. Мне приходилось присутствовать на педсоветах, которые велись в стиле, привитом моим коллегам британскими колониальными властями лет сто тому назад. Первые полчаса мы выслушивали продолжительные, самодовольные «вступительные замечания», а затем тратили два часа абсолютно впустую. Мы почти никогда не принимали важных решений, кроме распределения дополнительных нагрузок и обязанностей. Об этом рассказывал директор, потом мы долго обсуждали каждый пункт, но мнение руководства все равно никто не оспаривал. Я не мог избавиться от ощущения, что все совещание можно было заменить простой бумажкой на доске объявлений, где было бы написано: «Вот ваши новые обязанности. Если у кого-то есть какие-то вопросы, обращайтесь к директору школы». Результат был бы тем же самым – но пятнадцати интеллигентным и образованным людям деревни не пришлось бы тратить понапрасну свое время. Они могли бы дать дополнительные уроки детям одной из самых бедных деревень мира, и это было бы куда полезнее.

Время – деньги. И еще кое-что

Вы никогда не задумывались о стоимости совещаний? Речь идет не о деньгах за аренду помещения, кофе, печенья и даже не об убитом часе вашей жизни и о цене этого времени для вашего начальника. Я говорю о стоимости сбора всех этих людей в одной комнате на целый час. Самая значительная затрата – это невозможность использовать свое проактивное внимание на что-то продуктивное и полезное. Этот час можно было посвятить решению более важных задач из вашего ежедневного списка дел. А теперь умножьте стоимость упущенной возможности на количество людей, собравшихся за столом, и вы поймете, о чем я говорю. То, что со стороны кажется часом хихиканья и несерьезных разговоров, оборачивается настоящим злом.

Почему же мы не меняемся?

Учитывая то, что за последние пятнадцать лет способы получения и передачи информации радикально изменились, нельзя не удивляться поразительной устойчивости методов проведения встреч и совещаний. На мой взгляд, тому есть две веские причины:

1. Люди – животные социальные, и собираться вместе для них совершенно естественно.

2. Некоторым сотрудникам печенье и безделье нравятся больше продуктивности.

3. Нашей культуре свойственна коллективная инерция: гораздо проще жаловаться на пустые совещания, чем стать тем, кто решительно и энергично попытается все изменить.

Не подменяйте процесс принятия решений совещаниями

Однажды я почувствовал, что совещания в нашей компании стали проводиться чаще обычного. Мой ежедневник пестрел записями: «Полчаса на обсуждение этой проблемы». Иногда к моменту наступления этого «получаса» моя помощница обнаруживала, что кроме названия ничего больше нет. Никто не помнил, зачем вообще был назначен этот разговор. Поставить диагноз оказалось очень просто. У меня были две напряженные недели. Когда люди задавали мне вопросы, я откладывал решение, просто потому, что у меня не было сил дать им немедленный ответ. Поэтому я говорил: «Мне нужно об этом подумать. Давайте назначим получасовой разговор и там примем решение, хорошо?»

На первый взгляд, я поступал вполне разумно: совещание обещало быть коротким, назначенный срок стимулировал принятие решения и анализ проделанной работы. На самом деле, это было пустой тратой времени и сил. Как бы ни было это тяжело, старайтесь принимать решения сразу же. Избавляйте себя от лишних встреч и переговоров. Умение слушать своих коллег на месте – качество более полезное, чем привычка откладывать решение до сбора целого совещания.

Вместо организации встречи делайте что-то другое

Это сразу же повысит вашу продуктивность. Просто говорите «нет». Удовлетворяйте потребность в социальном контакте иным образом. Мы собираемся по самым разным причинам, но всегда есть лучший способ провести те самые полчаса или полдня, чем тратить время и внимание на совещание, которое, честно говоря, никому не нужно.

Не надо тянуть

Если можно решить проблему без проведения множества переговоров и совещаний, сделайте это. Помните, всегда лучше потом извиниться, чем заранее просить разрешения.