Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую - Наталия Франкель

• идеи диктуют блоги, каналы, СМИ, посвященные ивент-индустрии. Не все, но некоторые (как, например, наша eventologia.ru) собирают и переводят зарубежный опыт, следят за тем, что происходит во время крупных событий в России и мире, предлагают интересные (и зачастую весьма бюджетные) идеи оформления стендов и зон.

Не бойтесь креативить, не бойтесь экспериментировать, предлагать неординарные, свежие решения, незаезженные форматы и коллаборации. Старайтесь мыслить объемно, предлагая одну интеграцию для объединения нескольким партнерам. Так вы сможете уйти от стандартных решений, сгенерировать идеи, которые широко не используются рынком, привлечь внимание к своему событию как организаторы, которые реально заморачиваются и фокусируются на форматах и идеях эффективной интеграции партнеров.

Партнерские интеграции в ваше событие – одна из ярких составляющих ивента, лакмусовая бумажка вашего опыта, качества и глубины проработки и внимания к задачам партнеров.

Вот всего несколько примеров того, что пробовали мы на своих конференциях. Отдельно обращу ваше внимание, что деловое событие имеет ряд ограничений просто в силу формата: все, что можно так или иначе интегрировать из делового события в развлекательное, обратно (в основном) работать не будет.

• Лавка с ценными подарками. На конференции для организаторов событий SOLD OUT в «раздатке» каждый участник получал монету номиналом «1 солдаут». Далее на стендах партнеров он мог заработать еще монеты (оставляя визитку, заполняя анкету, покупая книгу, совершая на стенде действия, необходимые партнеру для достижения его KPI). Каждый стенд за выполнение задания давал участнику еще одну монету. Обойдя все стенды (или часть их), участник мог получить максимальное количество монет и пойти в лавку организатора, где на них можно было купить ценные и нужные подарки от партнеров, консультации спикеров и экспертов, или же прокрутить колесо Фортуны, на котором, в свою очередь, были собраны как подарки от партнеров и спикеров, так и просто мотивирующие фразы (на то оно и Фортуна – лотерея!). То есть здесь по факту приведены примеры двух интеграций партнеров – мы могли сделать как только лавку, так и только колесо. Но мы их смиксовали и получили огромное вовлечение со стороны участников: к колесу с утра до вечера стояла очередь, а в лавке постоянно заканчивались сувениры и ценные подарки.

• Квест-нетворкинг «Обмен наклейками». Как правило, продается одному партнеру, но можно объединить и нескольких. К примеру, вам нужно интегрировать партнера – маркетинговое агентство. Как это делали мы: в «раздатке» у каждого участника есть два листа: на одном поля, в которые надо вклеить пронумерованные правила эффективной работы агентства, например, пять штук. А на втором – пять одинаковых наклеек с первым правилом. Участник наклеивает первое правило на свой лист, который надо заполнить пятью разными наклейками, и среди других участников начинает искать обладателей правил № 2, 3 и т. д., попутно раздавая им свои оставшиеся наклейки с первым правилом. Собрав на лист пять разных наклеек и познакомившись с четырьмя другими участниками события, можно подойти на стенд партнера, который указан на первом листе, и получить от него приз за пройденный квест.

• Один партнер на нашей конференции хотел собрать анкеты соискателей на должность SMM-менеджера в свое агентство. За заполнение анкеты участнику дарили симпатичную кружку. Несмотря на простоту реализации, партнер перевыполнил свои KPI: было заполнено более 200 анкет, которые потом еще два месяца пришлось обрабатывать.

• Традиционные розыгрыши за визитку: на наших конференциях разыгрывались доступы к дорогим сервисам, квадрокоптеры, мягкие игрушки – символ компании, наборы полезных гаджетов.

• Дартс – в зависимости от зоны попадания безопасного (!) дротика участник получал подарок от партнера.

• Возможность подписать симпатичную бумажную открытку с логотипом партнера и отправить ее другу, бабушке или самому себе.

• Партнер нетворкинг-игры: когда 100–150 человек в течение вечера выполняют задания и генерируют идеи, сформулированные вокруг деятельности компании-партнера. К примеру, формируют маркетинговые кампании для продвижения на рынке нового банковского продукта (поскольку ЦА конференции – SMM-специалисты и маркетологи, то годных идей может быть много). В итоге команда-победитель получает ценные подарки от банка-партнера.

И это только малая доля идей и реализаций. Вариантов очень много, их можно найти везде – главное, чтобы они отвечали целям партнера и вашему формату и укладывались в бюджет.

Важное уточнение: далеко не всегда размер бюджета влияет на эффективность интеграции. Если точно все продумать, попасть в ЦА и ее потребности, качественно отработать на месте, то даже самая низкобюджетная история пройдет на ура и KPI партнера на вашем событии будут выполнены.

Постпродакшен: что должно быть после события

И вот последние участники вашего события покидают площадку, обсуждая прошедший день, и вы, вероятно, мечтаете присоединиться к ним, чтобы поехать домой. Но нет, для вас мероприятие закончится еще не скоро. Вас ждут демонтаж и постпродакшен, важность которых точно не ниже, чем все то, что происходило в период подготовки и проведения события.

Важно помнить: демонтаж и выезд партнеров происходят только после того как событие закончилось. Если уже в середине дня стендисты начнут упаковывать свое оборудование, то для аудитории, которая это видит, данное действо станет своеобразным сигналом: сворачиваемся, расходимся. Целостность событию придают активно работающие партнеры и команда-организатор, и так должно быть от первой до последней минуты. Еще раз: пропишите в договоре и проконтролируйте, что это ясно – до момента окончания события никто не расходится и не начинает собирать вещи.

Отмашку на демонтаж даете вы – когда убедитесь, что во всех залах и на всех площадках события закончилась программная часть и партнерские зоны/выставка больше не в поле зрения участников. Демонтаж по заранее согласованному сценарию осуществляется или вашими силами, или силами партнера и его сотрудников. Важно помнить о том, что за вывоз крупногабаритного (а на многих площадках – вообще любого) мусора платит арендатор. То есть заранее прописываете и согласовываете, кто вывозит мусор, в каком объеме. Можете его вывозить и вы – но если вы ожидаете, что партнер вам за это заплатит, то данный пункт должен быть прописан в договоре, иначе вы рискуете ничего, кроме удивленных глаз представителя партнера на площадке, не увидеть.

После демонтажа наконец-то можно выспаться. Но расслабляться по-прежнему нет возможности – вы должны предоставить отчеты всем партнерам и собрать обратную связь, и на это у вас есть максимум неделя.

По правилам хорошего тона работы на этом рынке, первые отчеты вы должны предоставить через 1–2 дня. Как правило, в такой отчет должны входить несколько самых ярких фотографий, на которых представлен партнер и виден масштаб события, а также общая информация: дата, название, место проведения, количество участников, еще какие-то статистические данные, если вы их уже собрали. Этого достаточно, чтобы партнер мог при желании добавить указанную информацию в свои соцсети, обозначить, что он принимал в данном событии участие, – и ждать развернутый отчет в течение недели.