Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление - Владимир Репин

Рис. 4.9.4. «Процессная грыжа»

Можно предложить следующие решения проблемы:

• разделить процесс на несколько частей и описать их в виде отдельных моделей, увязав между собой;

• вместо подробного описания поместить на схему ссылку на процесс, описанный в другой части системы процессов организации.

В первом случае возникает вопрос, как быть со сквозными процессами. Ответ прост. Сквозной процесс, как и любой другой, можно декомпозировать на несколько процессов. Каждый из этих подпроцессов, в свою очередь, может быть описан в виде кросс-функциональной схемы (см. главу 2). Важно только корректно установить связи между ними (информационные потоки, события).

Одна из распространенных ошибок неопытного бизнес-аналитика – попытка описать бизнес-процесс, последовательно характеризуя операции по работе с документом (рис. 4.9.5). Если цель работы – создать маршрут движения документа, то это нормально. Если же надо описать именно бизнес-процесс, то такой подход приводит к ошибкам. Ведь кроме операций по работе с документом в процессе существует еще множество важных действий: получение информации, ее анализ, различные согласования, принятие решений. Бизнес-аналитик должен видеть картину целиком, а не только маршрут движения одного документа.

Рис. 4.9.5. Схема документооборота вместо схемы процесса

Однородность процесса – один из тех важных аспектов, на которые стоит обращать внимание при описании. Все определенные в рамках процесса операции должны по возможности соответствовать друг другу по длительности, трудоемкости, количеству потребляемых ресурсов. Так, некорректно отображать на схеме одного процесса две операции, одна из которых заключается лишь в передаче документа исполнителям, а вторая означает работу целого отдела по формированию пакета документов в течение двух недель. В данном случае неоднородность возникает по таким параметрам, как исполнители, состав работ, время их выполнения.

Если при описании процесса выявлена неоднородность, это красноречиво указывает на необходимость его реструктурирования: какие-то операции следует агрегировать (укрупнить), а другие, наоборот, детализировать. В любом случае неоднородность описания говорит о недостаточной проработке как самой схемы, так и всей системы процессов организации (рис. 4.9.6).

Рис. 4.9.6. Различный масштаб процессов

Бизнес-аналитик должен ясно осознавать, что между процессами всегда существует взаимодействие. На схеме его можно показать через обмен данных. Это означает, что из процесса выходят и, наоборот, в процесс входят документы (в бумажном или электронном виде). При этом очень важно понимать, что эти документы не берутся из воздуха, а появляются в каком-то одном процессе, используются другим процессом, передаются третьему и т. д. Если бизнес-аналитик рисует на схеме процесса документы, не отдавая себе отчета в том, откуда они берутся, не уточняя их название и содержание, то схема будет мало соответствовать реальности.

На схеме процесса не допускаются оборванные входы и выходы (рис. 4.9.7). Всегда должны стоять ссылки на соответствующие процессы поставщиков и потребителей информации/документов.

Рис. 4.9.7. Оборванные входы/выходы процессов

Нарушение нотации моделирования создает проблемы – схема становится нечитаемой, возникают неоднозначные моменты в ее интерпретации и т. д. Если в организации установлен стандарт моделирования бизнес-процессов, то обязательно нужно его придерживаться. Чем сложнее выбранная нотация, тем больше вероятность, что неопытный бизнес-аналитик нарисует схему, содержащую множество ошибок (рис. 4.9.8).

Опыт показывает, что сотрудники склонны упрощать любую нотацию до примитивного уровня (это можно назвать профанацией моделирования процессов). К сожалению, при этом качество схем оказывается никуда не годным. В таких компаниях руководство утверждает: «Мы пытались рисовать графические схемы, но что-то у нас они не получились. Мы решили описывать все текстом». Так появляются довольно увлекательные управленческие «новеллы» и «романы» в регламентирующем стиле.

Рис. 4.9.8. Чрезмерно сложные схемы процессов

Даже самому опытному бизнес-аналитику полезно оценить полученную схему процесса с точки зрения здравого смысла (рис. 4.9.9). Это означает, что нужно, например, проверить процесс на физическую реализуемость: мы показываем, что сотрудник делает то-то и то-то, а он в это время давно уже занят чем-то другим и т. п.

Целесообразно обратить внимание на:

• ненужное повторение операций;

• перегрузку исполнителей;

• контрольные операции, от которых можно отказаться;

• возможность параллельного выполнения операций;

• возможность упрощения алгоритма выполнения процесса;

• неоправданное усложнение (лишние, устаревшие операции);

• узкие места различного характера;

• недостаточное обеспечение ресурсами;

• прочее.

Рис. 4.9.9. Проверка на здравый смысл

Внедрение среды моделирования процессов в масштабах организации – важный и сложный проект. Для его успешного выполнения нужно разработать план, адекватный задаче. Предлагаю один из возможных вариантов такого плана[103].