Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса - Филипп Семёнычев

Рис. 8.11

Большое значение в организации периодического контроля ритмичности производства имеет выбор самой периодичности. Так как отслеживается именно ритмичность и проблемы, влияющие на неё, следовательно, и являющиеся угрозой несвоевременного выполнения заказа, периодичность должна быть равна кратной времени такта. Соответственно, минимальный период контроля равен одному времени такта. Такой период удобен для отслеживания при производстве крупных и трудоёмких изделий, например, один вагон в час или один грузовик в два часа и т. п. Однако на практике приходится выбирать период контроля, исходя из существующих возможностей производства. Опыт показывает, что наиболее удобный период контроля составляет один час.

На примере можно увидеть, что период контроля выбран 30 минут, а время такта производства одной единицы продукции равно 15 минутам (900 сек.). Вторая колонка показывает план нарастающим итогом, т. е. то количество годных изделий, которые должны быть изготовлены к указанному промежутку времени. В случае возникновения отклонения это фиксируется в следующей колонке. Разделения в 3 и 4 колонках отображают отдельно значение на определённый период времени и общее значение показателя. Например, если на 7:30 изготовлено 1 изделие вместо 2-х, то факт будет 1/1, отклонение -1/-1, если далее на 8:00 будет изготовлено снова 1 изделие, соответственно, факт будет ½, а отклонение -1/-2 и т. д.

Любое отклонение по определению является проблемой, которая должна быть сформулирована и записана в соответствующей строке. По каждой проблеме определяются меры и назначаются ответственные за её решение. Организация работы по своевременному выявлению и оперативному решению проблем крайне необходима для поддержания эффективной работы метода. Она должна стать основной работой руководителя нижнего уровня.

Другой стороной обеспечения контроля, необходимой особенно в первое время внедрения метода, является аудит работы самого метода. Новые действия, документация и направление работ по непрерывному совершенствованию нуждаются в поддержке и контроле даже в большей степени, чем просто выполнение стандартизованных работ. Помощь в поддержании правильного направления работ могут оказать периодические аудиты работы системы. Принцип проведения подобных аудитов может быть аналогичен принципу петель проверки, а может являться сквозным, т. е. проверять в той или иной степени различные уровни управления. Технически аудит можно проводить по специально подготовленным чек-листам, куда можно включить вопросы, отражающие основные требования к работе метода, изложенные в настоящей книге, а также направления совершенствования, приведённые в этом разделе. В данном случае чек-лист можно выполнить в форме простого опросника с фиксированными ответами «да» или «нет».

По мнению автора, выше приведены только основные приёмы поддержания улучшений, в частности, применительно к работе описываемого в настоящей книге метода. Разумеется, их можно совмещать с существующими методами в вашей организации, адаптировать их под себя, делая их более эффективными. Здесь снова необходимо серьёзно поразмыслить и оценить, что конкретно в вашем случае будет работать лучше, быстрее, качественней.

Прочие элементы метода

Основные составляющие элементы методов описаны в разделе 6 «Метод стандартизованной работы». В данном разделе (см. выше) описаны другие элементы, которые содержит метод, но связанные с контролем и поддержанием его работоспособности, а также с качеством процесса и продукта. Всё, что не вошло в перечисленные категории, мы описываем в разделе «Прочие элементы метода».

Во-первых, стоит отметить элемент, не подходящий под приведённые выше категории, однако, необходимый как для развития метода, так и для совершенствования процесса в целом. Назовём его «лист идей», хотя в разных организациях он может называться по-другому: лист (доска) предложений, кайдзен идей и т. п. Суть этого простого элемента заключается в активации и поддержании процесса непрерывных улучшений, о чём подробно разъяснялось в разделе 4 настоящей книги. Как видно из возможных вариантов названий, данный элемент может быть выполнен в виде листа или доски, размещённой в непосредственной близости к рабочему участку, либо на самом рабочем участке. На размещённом листе работники участка записывают предложения по улучшению их работы, ликвидации потерь, решения проблем и т. п. Иногда для простого работника бывает достаточно трудно сформулировать предложение, тем более отвечающее целям и задачам развития организации или участка, поэтому на ранних стадиях внедрения метода работникам предлагается писать проблемы. Такие листы называют «листами проблем», «что мешает нам работать» и т. п. Как правило, в том и другом случае проблемы и предложения фиксируются анонимно, вовлечение персонала в таких случаях возрастает неоднократно. Впоследствии, при достижении определённого уровня культуры, когда персонал начнёт гордиться своими предложениями и улучшениями, формы можно легко поменять.

Пример подобного листа, объединяющего в себе формулировку проблемы и предложения, представлен в таблице 8.12.

Таблица 8.12

Удобство объединённой формы заключается в том, что руководитель, периодически просматривающий и заполняющий данный лист, может помочь работнику сформулировать предложение. Работник заполняет графу «проблемы» и «предложение», остальные столбцы заполняются руководителем. По каждому предложению выносится решение, которое не всегда может быть положительным, например, предложения, требующие изменения технологии, закупки чего-либо, либо временной остановки производства, могут быть отложены на неопределённый срок, а предложения, ведущие к появлению рисков по безопасности или качеству, могут быть сразу отклонены. В следующих столбцах фиксируются принятые по каждому предложению меры, назначаются ответственные за их решения, определяются сроки решения и отслеживается статус их выполнения (может применяться статус подобный статусу из матриц квалификации либо процент выполнения).

Наиболее важными условиями функционирования данного элемента являются:

– Постоянная работа с персоналом. Работники должны понимать, где и как они могут выразить свои идеи и мотивироваться на это.-

– Периодическая работа руководителя с листом. Необходимо понимать, что лист предложений – это динамичный и постоянно изменяющийся документ, мероприятия и ответственные, написанные в нём, являются реально запланированными и назначенными. Работа после принятия соответствующих решений должна осуществляться незамедлительно.

– Обратная связь должна быть обязательно. Даже если предложение отклонено или записанная проблема в настоящее время не является актуальной, необходимо аргументировать отказ или отсрочку в реализации каждого предложения.