Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Другой мой фокус состоит в том, что я включаю в название файла дату его создания, например ReginaLeeds.12-07-08.doc. Это позволяет не тратить время на поиск определенной версии документа, когда необходимо отсылать его коллегам, которые, поработав с ним, возвращают документ обратно. Скажем, мы с редактором обмениваемся заметками по каждой главе. Корректура, редактура, дополнения — все это летает туда-сюда по Интернету. Наличие даты в названии файла гарантирует нас от ошибок в работе.

Помните, что данные в компьютере должны быть организованы по тому же принципу, что и файлы в картотеке. Беспорядок остается беспорядком как в реальном мире, так и в виртуальном.

АВГУСТ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Проанализируйте свой стиль общения. Ваши проблемы с коммуникабельностью могут быть обусловлены несовпадением вашего стиля со стилем окружающих.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Электронная почта должна служить вам, а не превращать вас в своего раба. Принимайте решения, сохраняйте то, что нужно, и не забывайте об архиве.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Используйте электронную почту, IСQ и SMS для повышения эффективности работы.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Организуйте данные в компьютере точно так же, как в картотеке. Приучитесь делать резервные копии рабочих материалов до того, как произойдет неизбежный сбой системы.

Тонкая настройка осени

Воображение повышает ценность нашей жизни, помогая нам думать не о том, что есть, а о том, что могло бы быть.

Аноним

День труда[3] на календаре, домашняя работа, первый день в школе — все это навсегда отпечаталось в моей памяти. Даже если у вас нет детей, вы наверняка помните, каково это — возвращаться в школу после летних каникул. И знать, что пройдет совсем немного времени — и настанет Рождество. Мы учимся быть организованными и оставаться на высоте в любой ситуации, и у нас появляются дополнительные обязательства.

Лето — время отдыха и веселья. Осень — пора сбора урожая. Если вы поработали в предыдущие месяцы, ваш урожай организаторских навыков будет просто великолепным. Но даже если вы только начинаете, все равно можете достигнуть многого к концу года. Предлагаю посвятить первую половину месяца обзору наших достижений. Теперь вы будете периодически делать это. Жизнь не стоит на месте, нашим интересам и потребностям свойственно меняться.

Вторую половину месяца мы проведем за организацией домашнего офиса. Вне зависимости от того, будете вы использовать этот офис для работы или ведения домашних дел, он просто необходим.

Наконец, в этом месяце вы узнаете, как правильно тратить дополнительное время, которого мало. Над этим мы будем работать до конца года. Рождественский сезон бывает таким утомительным… Но мы постараемся на этот раз получить от него только удовольствие.

РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ЗАКОНЧИТЕ СТАРЫЕ ДЕЛА

У каждого из нас есть знакомые, с которыми нам по какой-то причине не хочется общаться. Вы тянете с ответом на электронное письмо или телефонным звонком? В сентябре мы с этим покончим. Каждый день в любое удобное для вас время вы будете совершать один неприятный для вас телефонный звонок, отвечать на пугающий вас e-mail или писать записку с благодарностью, которую надо было написать давным-давно. Лучше заниматься этим в часы, когда активность достигает пика. Сделали — и с наслаждением вычеркивайте этот пункт из списка.

ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ПОРЯДОК ДОМА

Помните, что психологи считают, что для формирования привычки необходимо повторять одно и то же действие в течение трех недель? Но некоторые важные действия не требуют ежедневного повторения. В этом месяце вам нужно будет осмотреть дом и составить список действий, которые нужно выполнять периодически.

Прежде всего выберите несколько заданий, которые вы должны делать каждый месяц, чтобы в доме был порядок. Например, такие:

Проверить все фильтры, которые есть в доме, — не забудьте ни водопровод, ни кондиционеры.

Проверить датчики дыма.

Проверить, нет ли необходимости в замене батареек в фонариках, детской радионяне и телефоне.

Проверить наружное освещение вашего дома — нет ли там перегоревших лампочек.

Убедиться в том, что дома есть запас батареек, лампочек и фильтров.

Проверить уровень жидкостей в машине и давление в шинах.

Какие еще пункты появились в вашем списке? Пожалуйста, выберите время на выполнение этих заданий и отметьте его в календаре или поставьте напоминатель в компьютере.

Первая неделя

Проводите время в транспорте с пользой

На этой неделе вы можете:

Сделать поездку с работы и на работу приятной.

Научиться с пользой проводить время в транспорте.

Необходимое время: 30 минут.

Путь из дома на работу и с работы домой мало кому доставляет удовольствие. Я, как уже говорилось, родилась в Нью-Йорке и в течение многих лет ежедневно ездила на метро. Мне давно известно, что обычная поездка из Бруклина на Манхэттен может задать тон всему дню.

Это ведь своеобразный мост между домом и офисом. Вне зависимости от того, ездите ли вы на работу на машине или пользуетесь общественным транспортом, мы попытаемся сделать эту поездку более организованной, а значит, более выгодной для вас. Держите при себе календарь или дневник, чтобы можно было составить список предметов, которые нужно приобрести или изучить.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПОЕЗДКУ С ПОЛЬЗОЙ

Я не буду уточнять, на чем вы едете на работу. Я лучше спрошу, что вы за человек. А потом задам еще несколько вопросов.

Вы «жаворонок» или «сова»? («Жаворонки» во время поездки предпочитают бодрствовать и, к примеру, слушать аудиокниги, а «совам» чаще всего хочется поспать, чтобы подзарядиться перед работой.)

Можете ли вы читать в транспорте или вас от этого укачивает?

Нравится ли вам работать в общественных местах? Можете ли вы задремать, скажем, в метро?

Каково ваше ощущение личного пространства? Как вы чувствуете себя в толпе?

По дороге на работу вы стараетесь расслабиться или изучаете рабочие материалы?

Однозначного мнения о дороге на работу быть не может. Теперь, когда я живу в автомобильной столице Америки, с ностальгией вспоминаю жизнь в Нью-Йорке, где развит общественный транспорт. Пересадка с личной машины на метро или автобус — отдельная тема. Много ли времени вы тратите на дорогу в офис? Можно ли как-то ее сократить? К примеру, если вы ездите на работу на машине, не лучше ли вместо этого воспользоваться общественным транспортом и посвятить время в пути, например, чтению или сну? Можете ли договориться с друзьями и по очереди подвозить друг друга? Другими словами, есть ли у вас возможность превратить поездку на работу из неприятного опыта в приятный?