Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Мы получаем письма на работе и дома. Можем читать их буквально на лету при помощи мобильного телефона. Очень важно приучиться работать с почтой быстро, легко и эффективно. Никому не под силу справиться с большим количеством писем без стройной системы. Каждый e-mail нужно разместить в определенном месте, где вы без труда его отыщете для получения необходимой информации или решения поставленной в нем задачи. Ваша готовность нажать клавишу Delete — ключевой фактор сохранения рассудка. Приступим!

Если ваш компьютер сигнализирует о поступлении каждого нового письма, отключите этот сигнал либо попросту его игнорируйте, особенно если вы заняты другим делом. К примеру, когда я пишу, не могу позволить себе отвлекаться на что-то еще. А если не работаю над проектом и отдыхаю за компьютером, эти сигналы звучат для меня как музыка. Помните: границы устанавливаете вы. Не позволяйте никому в киберпространстве быть вашим боссом.

Получив письмо, вы должны ответить себе на следующие вопросы:

Нужно ли на него отвечать?

Если да, когда это лучше сделать?

Отвечая на письма, вы можете использовать систему приоритетов, подобную той, которая применялась при анализе проектов.

Например, мое утро начинается с проверки почтового ящика: мне важно узнать, есть ли сообщения с Восточного побережья (я, как вы помните, живу на Западном). Если есть, немедленно их читаю. Если кто-то ждет от меня мгновенной реакции, потому что вот-вот сорвет дедлайн, отвечаю сразу же. Я называю это «почтовым пожаротушением».

Просматривая входящую почту в поисках писем по работе, я между делом удаляю спам.

После этого вывожу на прогулку собаку и сажусь завтракать. Прежде чем приступить к работе, еще раз просматриваю почту, отмечая деловые письма и удаляя новый «мусор».

Площадку я подготовила, теперь самое время ответить на рабочие письма, после них — на личные, а оставшиеся распределить по заранее созданным мной папкам.

Где ваше слабое место, если речь идет о рабочем общении? Не тратите ли вы время на то, чтобы подробно отвечать на малозначительные письма? Это классический способ тратить время впустую, при этом дающий нам возможность и чувствовать себя, и выглядеть крайне занятыми. Отныне стоит определять приоритеты и в работе с почтой.

Вы никогда не думали о том, что тип и размер шрифта, которым пишете письма, несет определенную информацию? Это ведь тоже способ повлиять на адресата. Помните выражение «Вопрос не в том, что вы говорите, а в том — как»? В наши дни его можно было бы перефразировать так: «Важно не только то, что вы говорите, но и то, как это выглядит».

Вот несколько способов мгновенной обработки писем:

Удаляйте бесполезные письма и спам.

В письме содержится информация, которую нужно сохранить, но при этом отвечать на него необязательно? Немедленно поместите его в соответствующую папку. Письмо можно распечатать и положить в файл картотеки.

E-mail требует ответа, но вам нужно собрать для него материалы? Напишите короткое письмо отправителю с указанием времени, когда от вас придет ответ. Храните это письмо либо в общей папке «Сделать», либо в папке, относящейся к конкретному проекту. Если нужно, сделайте пометки в календаре или поставьте напоминатель в компьютере.

На всю эту работу уйдет несколько минут, зато как разовьется ваш навык быстрого принятия решений! А главное — вы сохраните силы и время для писем, с которыми нужно разобраться как можно скорее. По прошествии трех недель вы наверняка зададите себе вопрос: «Для чего я тратил(а) столько времени, решая не имеющие значения задачи?»

ПОМЕСТИТЕ E-MAIL В ФАЙЛ

Ответив на e-mail, помните, что ваше письмо автоматически сохраняется в компьютере. Нужна ли вам запись всех действий с электронной почтой? Если действительно нужна копия вашего ответа, почему бы не поставить себя в копию вручную? Входящую почту и ваши ответы можно сохранять в отдельную папку. Некоторые почтовые клиенты автоматически сохраняют переписку в виде диалога.

Если полученное письмо бесполезно, нажимайте Delete. Чувство вины здесь совершенно неуместно. Вам необходима информация, содержащаяся в письме? Переместите его в особую папку. Это важно, в частности, для проектов, которые требуют ведения документации. Также можно сохранять в отдельные папки письма, посланные определенным лицам (проконсультируйтесь на этот счет с ИT-специалистом вашей компании).

В компьютере тоже можно создать систему папок: к примеру, у вас и здесь могут быть папки «Сделать немедленно» и «Сделать в порядке общей очереди». Если вы работаете над несколькими проектами, можно завести папку «Сделать» каждого из них (при этом две описанные папки можно удалить, а можно и оставить — все зависит от ситуации).

В большинстве крупных корпораций существуют правила ведения документации. Следуйте им. Если же вы работаете в небольшой компании, поговорите с начальством о введении единого формата электронных писем для всех сотрудников. Так вы наверняка внесете вклад в ее развитие.

Файлы электронной почты необходимо координировать с файлами картотеки. Скажем, нужно быть последовательным, присваивая файлам названия: вам ведь не хочется, чтобы в компьютере файл назывался так, в картотеке — по-другому, а в Сети — как-то еще? Воспользуйтесь списком файлов и продублируйте, насколько возможно, их названия в компьютере. (Как составить список файлов, можно узнать из главы «Март».) Вы ведь уже проделали эту работу, так зачем снова изобретать велосипед?

Помните, как мы сдавали в архив файлы из картотеки? Старые электронные письма тоже нужно архивировать, через определенные промежутки времени перемещая их на сервер. Можно настроить почтовый клиент так, чтобы он делал это автоматически. И, разумеется, нужно назначить время, когда вы или ваш помощник будете вычищать эти письма.

Принципы организации неизменны везде, будь то киберпространство, жесткий диск компьютера или картотека в кабинете. Овладев этим искусством в одной области, вы легко примените его и в других.

Закончить эту главу я бы хотела историей из жизни. Одна из моих студенток недавно заявила, что у нее больше тысячи электронных писем в рабочем компьютере и более трех тысяч — в домашнем. Можете себе такое представить? И ведь это нагрузка не только и не столько на компьютер, сколько на ее мозг, ведь каждый раз, заходя в свои почтовые ящики, она видит эти горы писем! И каждое из них — непринятое решение! Если у вас сложилась похожая ситуация, немедленно займитесь удалением и сортировкой почты, чтобы прошлое не мешало вам жить в настоящем.

Третья неделя

Другие способы коммуникации

На этой неделе вы можете:

Решить, как отслеживать операции со своими файлами.

Превратить телефон или сервис мгновенного обмена сообщениями из пожирателей времени в инструменты повышения продуктивности работы.