Психология управления - Александр Трусь

Если цель сформулирована с учетом всех этих критериев, у руководителя формируется система координат, понимание действий по ее достижению. Другими словами, акт сознания, в котором закреплена цель как образ результата, будет в дальнейшем «раскрываться» в конкретных действиях руководителя по ее достижению, т. е. проявляться в поведенческих актах.

Деятельность руководителя носит не просто активный (в противопоставление уотсоновскому принципу реактивности), а проактивный характер. Это означает, что, двигаясь к поставленной цели, он должен просчитать различные варианты, предвидеть все возможные изменения на этом пути. Такой подход к достижению поставленной цели является одним из показателей профессионализма руководителя.

Цели, которые ставит руководитель, должны быть системно увязанными, представлять «дерево целей»:

• цели организации (корпоративный уровень) – стволовая цель;

• цели структурных подразделений (функциональный уровень) – ветви дерева;

• цели сотрудников (индивидуальный уровень) – представляют собой «листочки на веточках».

Существенным фактором эффективного организационного функционирования является понимание каждым сотрудником значимости своей деятельности, важности достижения своих профессиональных целей как вклада в достижение целей своего структурного подразделения и в целом в успешность работы организации.

Следующая управленческая функция – оперативное планирование. Управленческая функция в основном связана с организацией руководителем собственной деятельности.

Грамотно составленный план дает понимание направления движения и этапов, которые необходимо пройти на этом пути.

План задает контрольные показатели, с которыми в последствии будет сравниваться полученный результат. Он является основанием для принятия управленческих решений, упорядочивает работу руководителя и его сотрудников, делает ее содержательной, наполняет смыслом.

По мнению А.В. Карпова (2000), функция планирования обеспечивает фактически основную задачу управления – организационную, и поэтому составляет суть управления в целом. Ключевая роль планирования в управлении в сочетании с его сложностью и разнообразием его задач требуют его понимания не только как обязанности руководителя, но и как функции, реализуемой многими другими подразделениями организации. Поэтому в составе данной функции различают три составных компонента:

1) индивидуальная деятельность руководителя по планированию;

2) деятельность специализированных подразделений и служб (а также специально привлекаемых консультантов) по планированию;

3) взаимодействие руководителя со специализированными плановыми подразделениями и организация им деятельности этих подразделений.

Планирование – процесс изложения дел на определенную временную перспективу (временной отрезок) на материальном носителе (бумажном, электронном). Результатом планирования является документ, который называется план.

План позволяет:

• зафиксировать все задачи, которые необходимо решить в течение дня (недели, месяца); ничего не упустить, не забыть;

• правильно расставить приоритеты;

• улучшить самоуправление;

• в целом повысить эффективность деятельности.

План – не закон и не панацея. Он может и должен корректироваться при изменении внутренних и внешних обстоятельств. Он не должен превращаться в формальный документ или «дамоклов меч» для сотрудников.

Известный психолог С.И. Калинин отмечает, что в наиболее общем смысле планированием можно назвать любую интеллектуальную проектировочную деятельность, создающую схему будущей деятельности. План представляет собой объективацию предполагаемой последовательности действий, с наибольшей вероятностью ведущих к достижению поставленной цели. Простейший план – это логически упорядоченная последовательность действий, зафиксированная письменно и принимаемая как руководство к действию.

Составление плана предполагает большую работу, а главное – совсем иное мышление и отношение к себе. План – это развернутая во времени программа действий, учитывающая возможные изменения среды и позволяющая достичь такого состояния организации, при котором реализуются нормативные требования и личные цели лидеров и персонала. Законом является не план, как было в советские годы, а контракт, определяющий профессиональные отношения между менеджерами и подразделениями, которыми они руководят. Меняется ситуация на рынке, изменяется сама организация как система, в жизни происходит множество неожиданных событий, и тогда план превращается в процесс планирования, который регламентируется контрактами.

Под контрактом подразумевается документ, фиксирующий условия, при которых менеджеры обязуются обеспечить выполнение плана и оговаривают его изменения в тех случаях, когда он не отвечает новым средовым требованиям. Контрактирование отношений с менеджером должно осуществляться вместе с планированием его работы. Только в этом случае контракт получает содержание, а план является отправной точкой для организации системы управления.

После того, как цель определена, руководитель проводит ее декомпозицию, т. е. разбивает на задачи. При планировании учитываются три типа задач:

• «жесткие» – привязанные к конкретному временному промежутку (например, «переговоры с директором «Меркурия» 14.00–15.00);

• «гибкие» – жестко не привязанные к конкретному времени (например, «забрать канцелярские товары в отделе логистики»). «Гибкие» не означают «не обязательные» и «не имеющие срока исполнения» – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, к которому ее необходимо решить;

• «бюджетируемые» – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого срока исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени (например, «изучить анкеты кандидатов на должность специалиста по продажам – 1 ч»).

Данная классификация позволяет оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование.

Технологические и психологические аспекты оперативного планирования заключаются в следующем:

1) в свободном пространстве дня в ежедневнике (как правило, расположенном справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени);

2) выделите красным цветом две-три приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них;