Психология управления - Александр Трусь

Задача по проблеме: «Светлана, в прошлом году, как ты помнишь, грипп серьезно «косил наши ряды», больше половины наших сотрудников заболели, финансовые показатели организации резко упали. В этом году начало эпидемии ожидается в середине декабря. Прими, пожалуйста, меры для того, чтобы подобная ситуация в этом году не повторилась, и мы пережили эпидемиологический период без потерь».

Задача по результату: «Наталья, в прошлом году во время эпидемии гриппа из-за болезни большого количества сотрудников наша организация понесла серьезные финансовые потери, что также отразилось на зарплате сотрудников. Поэтому до 3 ноября необходимо провести вакцинацию от гриппа всех сотрудников за счет организации. Предложите сотрудникам сделать прививку от гриппа. Организация возьмет на себя финансовые расходы. Список сотрудников, прошедших вакцинацию за счет фирмы, представить мне к 10 часам 4 ноября».

Задача по алгоритму: «Лариса, в прошлом году финансовые показатели нашей фирмы резко упали в период эпидемии гриппа из-за высокой заболеваемости сотрудников. Поэтому в целях предотвращения подобной ситуации в этом году тебе необходимо:

1) связаться с медицинским центром «Айболит», в котором наша компания находится на обслуживании. Договориться о времени проведения вакцинации. Желательно, чтобы это было у нас в офисе в утреннее время до начала рабочего дня;

2) подготовить информацию для сотрудников о вакцинации с указанием даты, времени и места ее проведения и довести его до всех сотрудников;

3) оформить документы на оплату услуг по вакцинации по установленной форме;

4) об исполнении доложишь мне завтра в 17 часов. Если возникнут какие-либо вопросы, ты можешь обратиться ко мне в любое время».

Во всех случаях руководитель вводит исполнителя в контекст ситуации, говорит ЗАЧЕМ ему необходимо выполнить поставленную задачу, как ее решение отразится на результатах его работы, на деятельности структурного подразделения, в котором он работает, в целом – на эффективности организации. Этим самым руководитель не просто информирует сотрудника о текущей ситуации, а демонстрирует доверие к нему, что влияет на мотивацию исполнителя.

Рассмотрим особенности в постановке задачи по каждому основанию подробнее, детально останавливаясь на следующих элементах:

• распределение ответственности между постановщиком задачи (руководителем) и сотрудником (исполнителем);

• характер отношений в диаде «руководитель – сотрудник»;

• личностные и профессиональные особенности исполнителя;

• обеспечение ресурсами при выполнении поставленной задачи, доступ к ним исполнителя;

• осуществление руководителем контроля выполнения поставленной задачи.

В первом случае – постановка задачи по проблеме – исполнитель Светлана сама решает, какие принять меры и комплекс каких мероприятий провести для решения обозначенной руководителем проблемы.

Она может:

– провести централизованную вакцинацию сотрудников, желающих привиться от гриппа;

– предложить сотрудникам самим привиться от гриппа;

– купить каждому сотруднику оксолиновую мазь для профилактики гриппа и ОРЗ;

– во время эпидемии каждое утро раздавать сотрудникам поливитамины;

– проводить несколько раз во время рабочего дня в специально отведенное время проветривание и кварцевание помещений офиса;

– дать распоряжение уборщице во время эпидемии проводить в офисе влажную уборку с использованием дезинфицирующих (хлорсодержащих) растворов;

– оформить для сотрудников абонементы в бассейн или для занятия другими видами спорта в целях закаливания организма;

– купить и развесить на стенах офиса вязанки лука и чеснока;

– принять другие меры, направленные на решение проблемы «грипп косит наши ряды».

Ответственность руководителя и исполнителя. Секретарь полностью отвечает за решение поставленной проблемы, для чего самостоятельно, без оглядки на руководителя, осуществляет выбор наиболее оптимального варианта или вариантов. Руководитель при постановке задачи по проблеме отвечает за правильный выбор исполнителя и максимально конкретную (четкую) передачу ему «картинки» проблемы.

Правильный выбор исполнителя – ключевой вопрос в постановке задачи по данному основанию. Правильный исполнитель должен обладать следующими характеристиками:

• высокий уровень доверия со стороны руководителя, который, как правило, сформировался в процессе длительной совместной работы;

• думающим сотрудник, творчески подходящим к делу, способный генерировать различные идеи и рассмотреть многообразие вариантов, выбрав наиболее оптимальный из них в плане соотношения «затраты – результат»;

• системное мышление, способность видеть проблему целиком, во взаимосвязи предметов и явлений, оценить последствия (как позитивные, так и негативные), возникновение которых возможно при реализации конкретного варианта решения поставленной задачи;

• наличие положительного опыта решения задач подобного и более высокого уровня сложности;

• авторитет в коллективе, хорошие коммуникативные навыки, способность убедить других сотрудников в необходимости поступать желательным образом, сделать их своими сторонниками в решении проблемы, снять возможное сопротивление. Например, некоторые из сотрудников могут отказаться от прививки – кто-то в силу наличия противопоказаний, а кто-то просто по нежеланию. Светлане необходимо разобраться в мотивах отказов и вместе с сотрудником подумать, что он будет делать, чтобы не заболеть (принимать витамины, использовать оксолиновую мазь и т. д.);

• приверженец своей организации, лояльный сотрудник, думающий об интересах компании, а не о собственной выгоде.

Последний пункт особенно актуален, так как при постановке задачи по проблеме исполнителю, как правило, руководитель предоставляет открытый доступ к ресурсам, и дает ему широкие полномочия самому определять их необходимость и достаточность при выборе вариантов. При этом доступ не должен носить неограниченный характер. Без наличия у исполнителя полномочий в плане распоряжения ресурсами постановка задачи по проблеме бессмысленна.

Если характеризовать отношения в данном случае между руководителем (постановщиком задачи) и сотрудником (исполнителем), то они являются открытыми и доверительными. Это люди, «пуд соли вместе съевшие». Поэтому и формулировка постановки задачи может быть в форме просьбы, а не приказа или распоряжения.

Контроль руководитель осуществляет по итогу: «Есть проблема – нет проблемы». Если же руководитель будет «дергать сотрудника каждые десять минут», осуществляя мелочную опеку и интересуясь, «Как идут дела? Ты это сделал? Почему не сделал?», то тем самым он будет демонстрировать недоверие, что значительно снизит мотивацию исполнителя. Исполнитель этого уровня способен сам сделать запрос руководителю на обратную связь (проинформировать о том, что уже сделано и что планируется сделать в ближайшее время для решения поставленной задачи) и при необходимости на дополнительные ресурсы.