Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

Процесс управления договором должен осуществляться коллегиально. Однако при отсутствии автоматизации управлять им на требуемом уровне как минимум затруднительно. Хорошая практика включает в себя ведение реестра договоров в электронном виде и организацию так называемого дебиторского комитета, т. е. коллегиального органа управления дебиторской задолженностью. Существует немало вариантов продвинутой практики управления договорами, например система присвоения рейтингов договорам с составлением отчетности по исполнению договоров с высоким уровнем риска. Аудитору необходимо иметь в виду, что независимо от формы эффективная система управления договорами должна обеспечить своевременное выявление рисков договора и выработку оптимального варианта управления рисками.

Данный подпроцесс включает в себя пять основных этапов:

• организация приемки груза/работ/услуг в установленном месте и установленным образом;

• сопоставление характеристик полученных ТМЦ (принятых работ, услуг) с заявленными поставщиком и с требуемыми характеристиками в соответствии с условиями договора;

• запуск процедуры разбирательств (выставление претензий) по факту отступления от условий договора;

• оприходование ТМЦ;

• оценка правильности определения сделанной заявки после получения ТМЦ (принятия работ, услуг) и их использования в деятельности (необходимы ли были приобретенные ТМЦ/работы/услуги).

Организация приемки груза/работ/услуг в установленном месте и установленным образом. Сопоставление характеристик полученных ТМЦ (принятых работ, услуг) с заявленными поставщиком и с требуемыми характеристиками в соответствии с условиями договора. Запуск процедуры разбирательств (выставление претензий) по факту отступления от условий договора. В приемке груза должны участвовать представители различных подразделений. Участвуют представители складского хозяйства, т. к. в дальнейшем, хотя бы некоторое время, они будут нести ответственность за сохранность и целостность груза. Участвуют представители владельца договора, т. к. только они в состоянии определить соответствие груза первоначальному заказу. Участвуют представители подразделения, осуществляющего входной контроль качества груза (на средних и мелких предприятиях эту функцию могут выполнять владельцы договора). Если осуществляется приемка результатов выполненных работ или оказанных услуг, то процедура упрощается с точки зрения состава участников – в большинстве случаев участвуют только владельцы договора. При приемке груза необходимо выполнить ряд действий. Необходимо удостовериться в том, что:

• имеются сопроводительные документы (как минимум накладная, спецификация, упаковочный лист);

• фактическое состояние груза соответствует состоянию, отраженному в сопроводительных документах;

• фактическое состояние груза соответствует заказанному состоянию как с точки зрения количества и номенклатуры, так и с точки зрения качества.

Процесс приемки имеет три основных сценария:

• Сценарий 1. Груз полностью соответствует заказу как по количеству и номенклатуре, так и по качеству. Первичные документы имеются в требуемом объеме и соответствуют фактическому состоянию груза. Полученный груз передается на склад либо напрямую на производство.

• Сценарий 2. Качество груза в порядке, однако чего-то не хватает из номенклатуры, при этом первичные документы соответствуют фактическому состоянию груза. Полученный груз передается на склад либо напрямую на производство. Поставщик извещается о том, что необходимо допоставить недостающие ТМЦ.

• Сценарий 3. Качество груза не соответствует требованиям, при этом имеется полное соответствие заказу по количеству и номенклатуре. Первичные документы также соответствуют фактическому состоянию груза в части количества и номенклатуры, но не соответствуют в части качества. По результатам приемки составляется акт с описанием выявленных расхождений. Акт является основанием для предъявления претензий поставщику. Полученный груз передается на склад, однако, по идее, он должен храниться отдельно от основной массы ТМЦ, т. к. в отношении его возникли спорные моменты. Передача напрямую в производство может осуществляться, однако это чревато дополнительными рисками, которые связаны с процессом разбирательства с поставщиком. Поставщик извещается о том, что необходимо осуществить либо замену, либо возместить затраты по доработке.

Прочие сценарии являются вариациями первых трех. В любом случае, если по какой-то причине поступившие ТМЦ или выполненные работы вызывают нарекания, должен составляться акт, на основании которого осуществляются все последующие действия.

Также аудитору необходимо иметь в виду, что существуют скрытые дефекты. Их нельзя выявить только с помощью органов чувств человека, необходимо использовать дополнительное оборудование. Наличие таких дефектов в большинстве случаев определяется уже после передачи ТМЦ в производство. ТМЦ, имеющие скрытые дефекты, обычно обмениваются, либо возмещаются расходы по устранению дефектов силами покупателя. Важно, чтобы система контроля предприятия вовремя выявляла скрытые дефекты, т. к. в большинстве случаев продавец устанавливает ограничения на время, в течение которого принимаются претензии.

Хотя от процесса приемки зависит дальнейшее развитие событий, немало российских компаний пренебрегают им. Наиболее распространенной причиной, как ни странно, являются хорошие отношения с поставщиками. Однако принцип «доверяй, но проверяй» в данном случае актуален как никогда.

Хорошей практикой в процессе приемки является оптимизация организационных моментов, связанных с предпочтительно одновременным участием представителей разных подразделений. Большое значение имеет предварительное извещение о времени поступления ТМЦ или времени окончания работ, позволяющее участникам спланировать свои действия.

Оприходование ТМЦ. Оценка правильности определения сделанной заявки после получения ТМЦ (принятия работ, услуг) и их использования в деятельности (необходимы ли были приобретенные ТМЦ/работы/услуги). Так или иначе, поступившие ТМЦ, или выполненные работы, или оказанные услуги проходят процесс приемки. Именно этим процессом заканчивается процесс «Закупки» (или часть процесса «Логистика») и происходит переход в процесс «Управление запасами» или «Управление активами». Однако процесс «Закупки» неполон без оценки актуальности осуществленной закупки. Бывает, что к моменту поступления ТМЦ в распоряжение предприятия необходимость в ней отпадает. Анализ таких ситуаций помогает оценить недостатки существующей системы планирования производства и планирования и осуществления закупок.

Так как этот процесс является аналитическим и не влияет напрямую на операционную деятельность предприятия, он не относится к технически неизбежным. Именно поэтому его наличие само по себе является лучшей практикой.

Наиболее простой способ выявить наличие и проанализировать эффективность данного процесса – это анализ остатков ТМЦ для выявления остатков с длительными сроками хранения. Выявить бесполезные работы и услуги можно путем анализа либо затрат, по которым в дальнейшем не было реализации, либо затрат, не предусмотренных технологией или иной производственной необходимостью.