Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Первая неделя

Синхронизация

На этой неделе вы можете:

Собрать воедино различные инструменты, имеющиеся в вашем распоряжении.

Необходимое время: от 120 минут (в зависимости от ситуации).

За эту неделю мы постараемся синхронизировать все инструменты, которые вы используете для работы. Сейчас ваш ноутбук, офисный компьютер, календарь и портфель похожи на спутники, которые независимо друг от друга вращаются вокруг планеты «Вы». Наша задача — превратить их в элементы одной солнечной системы.

РЕШИТЕ, БРАТЬ ЛИ С СОБОЙ ФАЙЛЫ

Если вы читаете эту книгу с самого начала, проходя месяц за месяцем, у вас уже есть файловая система. Если ее до сих пор нет, придется вернуться назад и все же создать ее. Файлы — хранилище необходимых вам материалов, но, к сожалению, картотеки нередко превращаются либо в архив, либо в шкафы для сувениров.

У топ-менеджеров, с которыми я работаю, файлов не бывает вовсе. Им не нужно хранить информацию и иметь к ней мгновенный доступ — зато у них есть помощники, которые этим занимаются. В каком-то смысле продуманная файловая система может заменить вам помощника. Безусловно, создание такой системы — один из самых сложных этапов. Но через несколько месяцев силы и время, потраченные на нее, окупятся с лихвой.

Отправляясь в командировку, вы, возможно, захотите взять файлы с собой. Но, согласитесь, трудно бывает понять, что именно класть в багаж. И тогда вы говорите: «Не знаю, что мне понадобится, — возьму-ка с собой все файлы». А ведь если бы вы все-таки приняли решение, это значительно облегчило бы командировочную жизнь.

Собирая файлы, подумайте, нет ли возможности взять лишь самые нужные? Некоторые профессии предполагают работу с большим количеством документов, и для них такие операции вряд ли будут актуальны. Но если вы не адвокат и не риелтор, скорее всего, сможете серьезно урезать количество документов, которые затем возьмете в дорогу.

Даже если вы забудете что-то важное, коллеге, оставшемуся в офисе, не составит труда найти в картотеке нужные бумаги и либо отсканировать их и послать вам по электронной почте, либо воспользоваться факсом. Сегодня во всех крупных отелях есть бизнес-центры, что существенно облегчает жизнь деловым людям.

ПОРТФЕЛЬ: ПОМОЩНИК ИЛИ ПРИЧИНА ГРЫЖИ?

Как ни странно, мне редко попадаются хорошо организованные портфели. Чего там только не найдешь — старые конфеты, сломанные степлеры, материалы давно законченных проектов и прошлогодних конференций… А что можно обнаружить в вашем? Не пожалейте времени и удалите из него все лишнее. Положите туда только то, что нужно вам всегда (к примеру, мини-степлер) или имеет отношение к задачам, которые вы будете решать в командировке.

Как обычно — несколько советов, которые помогут вам навести порядок в портфеле.

В дороге нам всем время от времени хочется перекусить. Никогда не кладите в портфель еду, которая может испачкать, протечь или лопнуть. Я как-то раз взяла с собой в полет из Лос-Анджелеса в Нью-Йорк бутылку кофейного напитка. Во время резкого снижения самолета над Нью-Йорком крышка бутылки деформировалась, и жидкость начала вытекать. Но заметила я это уже в такси — кофе капал мне на брюки. Мало того что я выглядела малоприлично, так еще и пахла, как кофейная лавка. Стоит поучиться на чужих ошибках. А когда вернетесь из командировки, не забудьте вынуть из портфеля всю оставшуюся в нем еду.

Если вам в командировке необходимы степлер или скотч — ради бога, берите их с собой. Только не набивайте канцелярскими принадлежностями весь портфель! И постарайтесь сложить их так, чтобы они не болтались туда-сюда, — воспользуйтесь, к примеру, пластиковыми пакетами с застежкой «зиплок». Кстати, в продаже есть удобные походные наборы канцтоваров.

К этому моменту документы в вашем офисе должны лежать на своих местах. Увозя часть бумаг с собой, позаботьтесь о том, чтобы не нарушить их классификацию и по возвращении без каких-либо затруднений вернуть в картотеку. Лично я в командировках предпочитаю пользоваться пластиковыми папками, которые можно закрыть, чтобы не выпадало содержимое. Очень удобно, когда документы по одной теме собраны в одном месте. Берите только то, что вам нужно, храните все вместе, и тогда в дороге у вас не возникнет никаких проблем.

Посмотрите на свой портфель. Он потрепан, кое-где порван и совершенно немоден? Вам его дали бесплатно на одной из конференций, ведь так? И эта часть вашего имиджа вас вполне устраивает? Осмотрите свой портфель и решите, не стоит ли купить новый. Разбирайте его содержимое по меньшей мере еженедельно, а лучше — каждый вечер по возвращении с работы. Избавляйтесь от ненужных документов и файлов: выбрасывайте их, сдавайте в макулатуру, отправляйте в шредер, и чем быстрее, тем лучше. На следующий день поместите в файл документы, которые нужно вернуть в офис. Обязательно отложите материалы, которые необходимо отправить в архив.

НОУТБУК

Предположим, вы в самолете или в своем номере собрались поработать и вдруг вспомнили, что так и не синхронизировали ноутбук с офисным компьютером и последней версии нужного файла у вас в данный момент нет. И какой же смысл в мобильности, если вы лишены доступа к необходимой информации? Если вы ездите с лэптопом на работу, такая проблема обычно не возникает. А вот если вы берете его с собой только в командировки, подобная ситуация стандартна. Кстати, как поживает ваш аккумулятор — не пора ли его заменить? А сетевой кабель-то вы взяли?

Если вы точно знаете, что там, куда вы едете, есть компьютеры, которыми можно воспользоваться, вместо ноутбука можно взять с собой только флешку с рабочими файлами.

Работа с лэптопом должна быть организована по тому же принципу, что и работа с офисным компьютером. Многие мои клиенты пытаются экспериментировать с методами организации и программами, но эти опыты лучше ставить дома, а лэптоп все же синхронизировать с рабочим компьютером.

Если вы работаете в крупной компании, не нужно беспокоиться о выходе в Интернет и программах — все это у вас и так есть. Если же вы ведете домашний бизнес, проконсультируйтесь со специалистами о том, какое программное обеспечение лучше выбрать.

Весь год вы пытаетесь выработать новые привычки. Как я уже замечала в предыдущих главах, психологи утверждают, что для формирования привычки необходимо три недели. Испытывая программу, систему организации или инструмент, не бросайте это дело сразу — потерпите три недели. За один или два дня мало что можно понять — вы просто в очередной раз отдадитесь во власть нежелания меняться.

НЕ ЗАБУДЬТЕ О МАЛЫШАХ

Нет, малыши — это не дети и не ваши друзья небольшого роста. Я имею в виду коммуникатор, телефон и прочие компактные электронные устройства. Если вы, скажем, ездите в командировки на машине и у вас есть GPS-навигатор, не забудьте загрузить в него последние обновления карт. Отметьте это в календаре, внесите в список дел или, наконец, поставьте напоминатель в Outlook.