Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Синхронизируйте свои гаджеты, чтобы информация, которая в них содержится, не устаревала и они «говорили» друг с другом на одном языке. Однажды я уронила телефон в лужу, он сломался, и я осталась без списка контактов. Позже выяснилось, что этой неприятности можно было бы избежать, если бы я заказала у своего оператора сотовой связи услугу автоматического обновления списка контактов и сохранения его на сервере. Как ни банально это прозвучит, но читать инструкции к электронным устройствам очень полезно. На худой конец вы всегда можете попросить о помощи разбирающихся в технике друзей.

Прежде чем завершить занятия на этой неделе, замечу, что на организацию инструментов, которые вы возьмете с собой в командировку, придется потратить немало времени, зато на поддержание порядка в системе у вас уйдет лишь несколько минут. Вам кажется, что и несколько минут — это много? Но ведь такова жизнь: вы следите за своим весом, тратите время на отношения с друзьями, ухаживаете за садом и за домом… Список можно продолжать бесконечно. Какой смысл жаловаться на то, что является неотъемлемой частью человеческого существования? Подумайте лучше о том, насколько лучше вы будете работать, зная, что все ваши инструменты представляют собой единое целое.

Вторая неделя

Сборы в последнюю минуту

На этой неделе вы можете:

Приготовиться к отъезду и подготовить к своему отъезду офис.

Необходимое время: не более 120 минут.

Не успели вы прийти на работу, как начальник сообщает, что вы едете на конференцию в другой город. Сначала думаете, что, возможно, вам закажут номер в хорошем отеле, что тема конференции может оказаться интересной… А потом у вас внутри все обрывается. А как же работа? Спецпроекты, которые без вас просто встанут? И что, интересно знать, скажут родные? Так возможность превращается в петлю, которая медленно затягивается на вашей шее. На этой неделе мы сделаем шаг назад и составим план.

Ваша подготовка будет состоять из двух этапов. Первый: выясните, что нужно сделать, чтобы ни текущая работа, ни ваши проекты не остановились на время командировки. Второй: решите, что нужно предпринять на семейном фронте, чтобы командировка не вызвала проблем. Если у вас есть дети, ситуация осложняется. Но давайте разберем все по порядку.

ПОДГОТОВЬТЕ ОФИС К СВОЕМУ ОТЪЕЗДУ

Подготовка офиса в данном случае будет аналогична той, что вы проводили в прошлом месяце, когда собирались в отпуск. К этому времени и в картотеке, и на столе у вас должен быть порядок — так коллеги смогут найти то, что им понадобится в ваше отсутствие. Только в отпуске вам меньше всего хотелось бы слышать звонки с работы, а сейчас вы заинтересованы в том, чтобы быть на связи.

Если в вашем кабинете имеется какая-либо конфиденциальная информация, спрячьте ее от посторонних глаз в картотечный ящик или в стол. Личные бумаги отвезите домой.

Я уже не раз упоминала одно из основных правил дзен-организации: разбивайте любую задачу на отдельные этапы — и вас ждет успех. В данном случае нужно составить список дел, которыми вы занимаетесь ежедневно. Решите, какие из них могут подождать до вашего возвращения (пометьте буквой A) и какие на время вашего отсутствия можно поручить помощнику или коллеге (буква Б).

Это лучше сделать заранее, а не в последний день: если человек, который будет вас прикрывать, никогда раньше не занимался работой, подобной вашей, ему потребуется тренировка, а вам придется побыть в роли наставника или написать подробную инструкцию.

Теперь перейдем к проектам. Для начала перечислите их и возле каждого напишите либо дату промежуточного отчета по нему, либо дедлайн. Проекты, на которые ваше отсутствие не повлияет, можно не учитывать. Сконцентрируйтесь на тех, что потребуют внимания во время командировки. Возможно, придется задержаться на работе на пару часов, чтобы доделать кое-что до отъезда? Сможете ли вы работать в самолете (поезде и т.п.) и отеле?

Следующий шаг — выяснить, какую информацию взять с собой, чтобы завершить этапы проектов, дедлайны которых приходятся на время командировки. Если тяжело это сделать в уме, доверьте список бумаге.

Очень важно помнить, что в ваше отсутствие работа над проектами может замедлиться. Возможно, по возвращении придется посидеть над ними несколько ночей или потратить на них выходные. Но не стоит волноваться, ведь у вас теперь есть система. А Волшебная формула («убрать — категоризировать — организовать») поможет в любых обстоятельствах сохранить контроль над ситуацией.

Предположим, вы ведете пять проектов. Три из них не потребуют особого внимания в ваше отсутствие, а вот в двух других есть этапы, которые нужно завершить до отъезда или в пути.

Не забудьте, что документы разных проектов не должны перемешаться в портфеле — чтобы избежать этого, воспользуйтесь большими конвертами или папками.

Организованность, безусловно, поможет вам уложиться со сдачей проектов в срок. Но не стоит забывать о типе личности, который играет в работе не последнюю роль. Моя мама, к примеру, любила сначала выполнять самые трудные пункты списка, чтобы вычеркивать их первыми. И меня заставляла делать так же, пока я не пошла в колледж. С другой стороны, у меня было немало клиентов, которые получали заряд адреналина, выполняя самую сложную работу в последний момент, и при этом были успешными бизнесменами. Если вы относитесь к этой категории людей, дзен-организация все равно вам пригодится: по крайней мере ночью, когда вы будете доделывать проект, все, что нужно, будет под рукой. Кстати, в течение года у вас может появиться желание попробовать работать по другой системе. Ведь хочется испытать, каково это: сделать работу вовремя, да так, чтобы еще и свободное время осталось. Не исключено, что еще до конца года вы окажетесь в лагере моей мамы.

ПОДГОТОВЬТЕ ДОМ К СВОЕМУ ОТЪЕЗДУ

Безусловно, если у вас есть дети, отъезд в командировку усложняется: нужно не только подготовить дом, но и справиться с эмоциональной реакцией членов семьи.

Дом, как и офис, в ваше отсутствие должен продолжать функционировать. Кто бы ни остался за главного (супруга, бабушка, няня), он должен знать, что где находится. Суеты хорошо бы избегать, но, если до отъезда осталось немного времени, придется делать все быстро. Засучите рукава, запаситесь мешками для мусора и приготовьте таймер. Мы начинаем!

В каждой комнате устанавливайте таймер на десять минут и собирайте в мешки все, что можно и нужно выбросить. Не забывайте откладывать предметы, которые должны находиться в других местах дома. По прошествии десяти минут возвращайте их на законные места, но не позволяйте себе ни на что отвлекаться — на это просто нет времени. Для сохранения ритма можете включить рок-н-ролл.

Составьте список дел, которые нужно сделать до отъезда. Не следует ли пополнить запасы еды, подгузников или сока? Не ходите в магазин без списка — сейчас не время для импульсивного шопинга.

Составьте список всего, что может понадобиться «заместителю» (супругу, няне, родственнику) в ваше отсутствие: важнейшие телефонные номера, внеклассные занятия детей и т.д. Если в школу нужен пропуск — положите его на видное место. Убедитесь, что ваши контакты тоже лежат на виду.