Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Кстати, раз уж речь зашла о первом впечатлении, помните, что мы живем в обществе визуального восприятия. Не слишком ли старомоден ваш гардероб? Несколько лет назад один голливудский стилист дал мне совет, которым я готова поделиться с вами. Сделайте основой своего гардероба несколько классических, никогда не устаревающих вещей и каждый год изучайте модные тенденции.

В этом сезоне популярны ткани, имитирующие расцветки шкур диких животных? Купите пару недорогих туфель или шарфик и добавьте эти аксессуары к своему классическому черному платью. Ваш наряд будет вполне актуален, и при этом не придется тратить на него целое состояние.

В вашем арсенале может не хватать бесценного навыка — умения слушать собеседника. Именно это крайне редко встречающееся качество обязательно выделит вас из толпы. Внимательно слушая говорящего, мы получаем информацию, необходимую, чтобы установить с ним более тесную связь. И, чего уж там, кто не любит порассказать о себе любимом благодарному слушателю? Пользуйтесь этим инструментом с умом, и перед вами откроется множество нужных дверей. Вернувшись с конференции, обязательно напишите короткие письма тем, с кем удалось плодотворно пообщаться. Причем напишите от руки. Да, я знаю, что электронные письма — это быстро и бесплатно. Но впечатление, которое они производят на человека, не сравнить с впечатлением от рукописного письма. Ваш адресат видит, что вы сочли необходимым потратить на него время, и вы автоматически становитесь ему ближе.

Распаковав вещи, непременно внесите новые контакты в адресную книгу. Если они потеряются, получится, что, заводя знакомства на конференции, вы зря теряли время.

Командировку можно использовать еще и для того, чтобы посмотреть на ситуацию на работе и дома свежим взглядом: это поможет вам понять, где дела идут хорошо, а где нужно что-то менять. Следующая конференция должна стать для вас не повинностью, а приключением. И не удивляйтесь, если вашим энтузиазмом начнут заражаться окружающие.

Третья неделя

Обновите резюме и другие важные документы

На этой неделе вы можете:

Внести новую информацию в необходимые документы, навести в них порядок и научиться поддерживать его впредь.

Необходимое время: от 60 минут (в зависимости от обстоятельств).

В определенные моменты жизни нас постигают разочарования из-за того, что в свое время мы не сумели адекватно подготовиться к будущему. На этой неделе мы воспользуемся уже проработанным графиком и посвятим час ежегодному наведению порядка в делах. А начнем мы с документа, о котором забываем, как только находим новую работу. Правильно — резюме!

ЕЖЕГОДНО ОБНОВЛЯЙТЕ РЕЗЮМЕ

Даже если вам нравится нынешняя работа, своевременно обновленное резюме всегда должно быть у вас под рукой. Новые возможности нередко появляются неожиданно, так почему бы не подготовиться к ним заранее? Формат и стиль резюме все время меняются. На эту тему опубликовано немало книг, но, на мой взгляд, достаточно ввести в строке поиска «Как составить резюме» — и вскоре вы будете знать все о современных тенденциях в этой сфере.

Составление резюме мало кому кажется веселым занятием, но это лишь потому, что люди чаще всего берутся за него, когда оказываются без работы. Если же вы будете обновлять его ежегодно, в критический момент над ним не придется долго сидеть. Даже если за год вы не сменили место работы, впишите в резюме свои достижения (они ведь были?). Собственно, этот процесс стоит рассматривать как фиксацию ваших свершений за прошедший год.

Какие навыки вы применили, чтобы добиться успехов, перечисленных в резюме? В чем состоял ваш вклад в развитие компании? Не стесняйтесь хвалить себя и высоко оценивать свой профессиональный рост. Что, затрудняетесь назвать свои достижения? А не слишком ли вы самокритичны? Поговорите с коллегой или другом — возможно, они помогут вам увидеть то, чего вы сами не видите из-за загруженности или стеснительности.

Кроме того, потенциального работодателя наверняка впечатлит благотворительная акция, которую вам удалось организовать в этом году на месте работы. Вы посещали курсы повышения квалификации? Замечательно. Защитили диссертацию? Великолепно. Внесите все это в резюме! Даже если в итоге вы уйдете на пенсию, всю жизнь проработав на одном месте, этот документ будет напоминать, что работали вы не зря. Какой смысл сокрушаться по поводу того, что мы могли бы сделать, но так и не сделали? Лучше похвалите себя за то, что вам удалось.

У многих моих клиентов в картотеках есть справочные разделы, которые обычно состоят из трех подразделов: «Бизнес», «Компания» и «Личное». Первый подраздел касается служебных обязанностей владельца картотеки, второй содержит информацию о компании, в которой он работает, и, наконец, третий — идеальное место для хранения резюме и CV. Кроме того, здесь же может быть отдельная папка для рекомендательных писем, хвалебных отзывов клиентов и партнеров, информации о наградах и премиях и т.д. Все это — дополнительные доказательства профессиональной состоятельности, которые можно использовать в ключевом разговоре с начальством или на собеседовании у потенциального работодателя.

РАЗБЕРИТЕСЬ С ФИНАНСАМИ

В финансовом разделе вашей картотеки хранится информация о налогах, пенсионных отчислениях, а также, возможно, о фондовых сделках, инвестициях в недвижимость и прочих операциях. Эти подразделы могут быть очень большими и сложными. Инвестиционная деятельность сопровождается огромным количеством документации — по ее поводу обязательно проконсультируйтесь со специалистом по финансовому планированию, адвокатом по делам налогообложения или брокером. Уточните, какие бумаги необходимо хранить для последующего составления налоговой декларации. Боязнь ошибиться нередко заставляет людей хранить все документы, которые попадают к ним в руки, и попросту засорять ими свою картотеку.

Большинство моих клиентов хранит эту информацию в скоросшивателях. Если у вас на полках хватает места, можно последовать их примеру. Подшивайте документы в хронологическом порядке — самые свежие бумаги должны быть сверху.

Надо помнить и о том, что это личная документация, поэтому я бы рекомендовала хранить ее не в офисной, а в домашней картотеке.

МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И СТРАХОВКА

Один из важнейших разделов картотеки надо отвести под медицинские и страховые документы. Если вы начали читать эту книгу с данной главы, лучше вернитесь к главе «Март» и изучите теорию создания файловой системы.

В отдельных папках должны быть следующие элементы:

Буклет с информацией о страховке, предоставляемой компанией.

Буклет страховой компании.

Файл для каждого члена семьи с выписками из медицинской карты (прививки, результаты анализов и т.д.). Отмечу, что фанатизм здесь неуместен: не стоит скрупулезно собирать и каталогизировать все медицинские документы. Если мои слова вас не убеждают, отсканируйте старые результаты анализов и храните их в компьютере.