Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - Михаил Рыбаков

Мы всегда предлагаем кандидатуры из вашей команды. И в большинстве случаев оказываемся правы. Помогают опыт в управлении изменениями и хорошее психологическое образование.

Итоговое решение, конечно, за Заказчиком.

Нередко бывает, что тот, кого вы наметили на руководителя проекта, сомневается. Смогу ли? Хватит ли времени?

Это хороший признак. Значит, кандидат действительно понимает всю важность будущей роли, взвешивает за и против, пытается найти время в своем плотном графике.

Конечно, это тема для личной доверительной беседы с глазу на глаз. Только вы (главный собственник) и кандидат на роль «главного архитектора». Вопрос дюже важный – почти как назначение наемного генерального директора с широкими полномочиями.

Штаб проекта

Я не сторонник армейской темы, но это название прижилось, оно точно отражает суть[366].

Конечно, управлять проектом и отвечать за него должен один человек. Однако ему нужна команда, совещательный орган, чтобы принимать более объективные решения. Да и не хватит у руководителя времени и внимания на все задачи, если он будет один. Ведь помимо проекта изменений он выполняет текущую работу.

Обычно Штаб – это 3–4 человека, включая руководителя проекта. Хорошо, если в Штаб входят начальники основных подразделений. Хотя, опять же, в Штабе могут быть не только большие боссы, но и управленцы среднего звена, ключевые специалисты.

Требования примерно как к руководителю проекта, хотя планка пониже.

Вот здесь энтузиастам, болеющим за развитие бизнеса – самое место! Тут они смогут применить свою энергию на благо компании. Им это тоже принесет пользу.

Кстати, участниками Штаба могут стать те, кто хотел руководить проектом изменений, но вы не выбрали их на эту роль.

Порой Штаб по составу совпадает с каким-то другим управленческим органом компании. Например, эти же люди принимают участие в еженедельной планерке у директора. Однако Штаб и планерка – разные структуры с разными целями и задачами, разным временем для встреч и т. д. Не нужно смешивать все в одну кучу.

Рабочие группы

Именно они решают конкретные задачи по развитию бизнеса. Описывают процессы, предлагают улучшения, тестируют, доводят процесс до устойчивой рабочей версии – более эффективной, чем прежняя. Они же готовят массовое внедрение улучшенного процесса.

Группа может заниматься не только бизнес-процессом, но и, к примеру, разработкой ви́дения компании, созданием стратегии, анализом конкурентов, улучшением оргструктуры и т. д.

Под каждую задачу создается отдельная группа. Одна группа – одна задача.

Группа – явление вре́менное. Она работает до достижения поставленной цели, после чего заканчивает свою деятельность.

Напомню, что в группу нужно включить всех ключевых людей, причастных к теме ее работы. Наш опыт показывает, что если вы забудете хотя бы одного такого человека – получите потом его сильное сопротивление: явное или скрытое. Придется перерабатывать решение, что приводит к пустым затратам времени и сил, разочарованию команды.

Размер группы – до 8 человек, оптимально – около 5. Если больше, то по психологическим законам она начинает разделяться на подгруппы[367], медленно движется вперед, буксует.

Лучше, если костяк группы будет постоянным, иначе команда не сложится.

Руководитель в крупной компании. Мы реально на этом споткнулись. Как раз в том случае, когда «как есть» описывать было нечего, оказалось, что ключевых людей, имеющих отношение к данной теме, сильно больше десяти (видимо, это одно из проявлений бардака). Группа всегда собиралась в новом составе (сегодня не пришли одни, завтра другие), но при этом каждое заседание было слишком многолюдным для полноценной работы.

Теперь я понимаю, что надо было собирать не всех, кто связан с темой, а своего рода мини-Штаб. Который сам не имел бы всей компетенции в этом вопросе и прорабатывал бы отдельные сюжеты с разными приглашенными ключевыми людьми.

На отдельные встречи группы вы можете приглашать людей, которые не входят в нее постоянно. Например, опытного специалиста, который знает нюансы работы. Внутреннего клиента процесса или конкретного шага. А порой и внешнего. Или поставщика.

Руководитель группы

Это и есть архитектор: бизнес-процесса, стратегии, оргструктуры и т. д. Как правило, это руководитель данной области в компании, но не обязательно. Например, коммерческий директор, руководитель производства, ведущий юрист и т. д.

Важно, чтобы он не вырабатывал решения единолично, а координировал работу группы. Его задача – не делать за других, не показывать, какой он умный и т. д. А организовать работу людей так, чтобы они вместе качественно решили задачу, стоящую перед группой.

Консультанты

То есть мы. По опыту многих компаний, профессиональная помощь в проекте изменений очень важна. Позволяет дойти до цели. Сэкономить годы, которые иначе тратят на блуждание по граблям впотьмах. А также деньги, силы и нервы.

Как правило, между сессиями с нами общаются Заказчик изменений и Руководитель проекта. Задают вопросы, присылают свои наработки, делятся сомнениями, спрашивают совета. Получают поддержку.

Штаб управляет проектом изменений: планирует работу, координирует рабочие группы, помогает им методически и т. д. Поддерживает деятельность по улучшению бизнеса своим авторитетом: зачастую в Штаб входят высшие руководители компании.

Рабочие группы решают задачи, которые стоят перед ними.

Когда группа считает, что готова, показывает Штабу результаты своей работы.

Происходит обсуждение, по итогам которого Штаб утверждает результат группы или отправляет на доработку. Лучше, чтобы Штаб встречался с группой очно, а не только получал результаты через компьютер (электронная почта, сервер и пр.). Важно личное обсуждение глаза в глаза, а не формальная переписка.