Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - Михаил Рыбаков

Чем моложе компания, тем легче навести в ней порядок. Основы лучше заложить на самом старте. А если компании уже 2–3 года, то наводить в ней порядок – самое время.

13. Следуйте естественным законам (не плюйте против ветра)

Системы делятся на естественные и искусственные.

Естественные созданы природой, живут и развиваются сами по себе – это стремление заложено в них изначально. Саморегулируются и устраняют противоречия.

Искусственные созданы человеком. Они существуют только благодаря воле своего создателя, правилам и усилиям по контролю их выполнения.

В искусственной системе много напряжений и противоречий, которые подавляют волевыми управленческими воздействиями. На это уходит много сил и ресурсов.

Это и есть задача руководителя – строить максимально жизнеспособную и эффективную систему. Чем ближе она к законам природы (дао), тем лучше работает и дольше живет. Приносит радость всем, кто с ней связан.

Это и есть суть нашей консалтинговой работы с бизнесами, их владельцами и руководителями. Все остальное – лишь инструменты.

Мы с вами подробно разобрали подходы к внедрению, ошибки, условия успеха. Остался один «простой» вопрос: как воплотить все это в компании?

Посмотрим на это с нескольких сторон.

Мои рекомендации основаны на нашем практическом опыте помощи разным компаниям. Успешном и не только. За прошедшие годы мы собрали много «граблей». Надеюсь, вы сможете их вовремя замечать и обходить.

Изменениями нужно управлять

Именно так. Вы же не пускаете на самотек установку новой линии в цехе или открытие нового филиала!

Так же и изменения. При внешней простоте в них много нюансов: методических и психологических. И уж если вы запустили отладку процессов в бизнесе, держите эту работу в зоне своего внимания.

Нужные вам перемены сами по себе не случатся.

Выделите проект, правильно его назовите

Поскольку навести порядок в бизнесе – задача важная и большая, нужно грамотно организовать работу. Для начала обозначьте, что вы запускаете в компании отдельный проект[356].

Определите ему высокий приоритет. И пусть все люди в компании знают это и хорошо помнят. Будет тысяча объективных и субъективных причин «слить» изменения или отложить их в туманную даль. И только воля Заказчика и ключевых людей позволит дойти до успеха[357].

Говорят, как вы яхту назовете, так она и поплывет[358]. И не напрасно.

В одном крупном холдинге проект назвали так: «Проект по описанию бизнес-процессов». Как вам такая формулировка? Какая цель следует из такого названия?

Описать бизнес-процессы – дело, конечно, хорошее. Но ведь эта цель – промежуточная! Опишете вы процессы – и что? Какую пользу бизнесу это принесет? Ведь это всего-навсего первый шаг революционного алгоритма внедрения изменения в бизнесе – описание «как есть» (AS IS).

Так вот, люди потратили год на то, чтобы описать все до мелочей. Холдинг немаленький. За основу взяли методику SIPOC. А ведь вы помните, что это трудоемко и что не нужно нырять туда раньше времени[359].

Через год собственник связался со мной: «Мы все описали, но почему-то оно не внедряется – не хотят люди по процессам работать».

Мы приехали, провели поддерживающую сессию. Оказалось, что за год они достигли серьезных результатов: компания поднялась с 12-го на 4-е место в стране в своей отрасли. А собственник – человек умный и жесткий – был недоволен: процессы-то не внедрили.

На сессии мы поддержали команду и показали, как можно было серьезно сократить путь, сэкономить время и силы. Подробно проработали технологию внедрения.

Сейчас, несмотря на кризис, компания продолжает расти, выходит на международные рынки – на удивление конкурентам.

Как лучше было назвать проект изменений? Предложите свои варианты.

Кстати, после поддерживающей сессии так и сделали – дали проекту новое имя. Хоть и непросто было людям это принять – ведь сил вложили много. А тут – серьезное изменение курса.

Назовите проект «Наведение порядка в бизнесе». Или, если взять более узко: «Внедрение процессного подхода».

Даже если вы скажете «Улучшение процессов», этого недостаточно. Один раз улучшили – а дальше все, развивать процессы не надо? Заморозим их в новом, пусть и более эффективном состоянии? А ведь жизнь идет, конкуренты не спят…

Вообще-то цель изменений – именно «навести порядок в бизнесе». Ведь можно сделать классные процессы и даже внедрить их. Но… плыть не туда. Грести эффективно, но не в том направлении[360]. Например:

• Цели не ясны. Или они описаны, но не радуют вас. Или не соответствуют рыночным возможностям.

• Или цели хорошие, но нет стратегии их достижения.

• Или процессы улучшили, но не подобрали правильных людей для их выполнения.

• Или не обучили людей их выполнять.

• Или обучили, но убили желание работать.

• И так далее – вариантов бесчисленное множество.

Поэтому самое разумное и правильное – именно отладить весь бизнес как систему[361]. Конечно, постепенно, по шагам.