Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире - Майк Аллен

и политике. В 2021 году объем этого письма составил 32 000 слов – больше, чем в этой книге.

• ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Этого письма с нетерпением ждут бизнесмены и политики, а также финансовые аналитики. Оно может быть умным и разбитым на несколько ключевых разделов, но оно не краткое. Кто бы что ни говорил.

• Его сотрудники попросили Axios попробовать сделать информационный бюллетень в стиле Умной краткости, чтобы отразить ключевые идеи его письма и поделиться ими с более широкой аудиторией. Это был хит – на 30 420 слов короче. (Не волнуйтесь, мы добавили ссылку на полный текст письма.)

ЗАБАВНЫЙ ФАКТ: Джейми был одним из первых, кому мы рассказали о наших планах по запуску Axios.

• Джейми и его сотрудники хотят, чтобы как можно больше людей прочитали и запомнили его самые важные положения. Это требует систематизации данных и избавления от лишнего.

Версия в стиле Умной краткости, которая приведена ниже, была создана с использованием Axios HQ:

10. Правильные слова

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1084 слова

8 минут

Марк Твен сказал знаменитую фразу: «Разница между почти правильным словом и правильным словом действительно много значит. Это разница между светлячком и молнией».

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: То же самое касается мягких слов по сравнению с сильными, коротких предложений по сравнению с длинными, эффективных коммуникаций по сравнению с паршивыми. Вы хотите поражать, как молния, а не раздражать, как светлячок.

В этой книге мы много и справедливо ругали журналистов, но деловая письменная речь по меньшей мере так же плоха. Не говорите «ценовой ориентир», если вы имеете в виду «цену». Не говорите «ключевая компетенция», если вы имеете в виду «навык». Умное, острое письмо – прямолинейное, а не затейливое. Подлежащее. Сказуемое. Дополнение.

• Один старый редактор городской газеты обратил наше внимание на то, что вы никогда не назовете банан «продолговатым желтым фруктом». Однако, когда мы пишем, мы делаем похожие вещи постоянно.

• Вы никогда не скажете своему партнеру: «Поскольку на западе и юге установились рекордные температуры, а местные максимумы приближаются к трехзначным числам, я собираюсь воспользоваться кондиционером». Нет! Вы скажете: «Жарко. Я пойду внутрь».

• Но все не обязательно должно быть так плачевно. Есть простые приемы, которым мы научились и которые можно применять к чему угодно – от твитов до книг.

• Ваша письменная работа будет выглядеть эффектнее экзотических словесных салатов, которые шинкуют ваши коллеги.

СНОВА В ШКОЛУ

Марк Смит, учитель средней школы в Фоллс-Черч, штат Вирджиния, понял, что родители на самом деле не читают его электронные письма.

• Они бегло просматривали сообщения, пропускали ключевые моменты, а потом доставали его вопросами.

• «Они реагировали только на половину информации, – вспоминает он. – Это был кошмар».

Смит, преподающий инженерное дело в средней школе Лютера Джексона, читает информационные рассылки Майка. Вот почему он тоже решил попробовать использовать Умную краткость.

• Он даже стал указывать количество слов и минут, которые потребуются для их прочтения, – как мы это делаем в рассылках Axios.

• Миссия выполнена. Смит знает, что большинство родителей просто читают выделенные жирным слова (не только дети бывают лентяями). Поэтому все ключевые моменты он излагает именно так. «К концу письма они понимают главное», – говорит он.

Смит отмечает одну область, в которой его 13- и 14-летние дети опережают старших. Школьники любят Умную краткость, но не из-за неврологии или психологии, лежащей в ее основе.

• Как говорит их учитель: «Они просто хотят писать как можно меньше».

СОВЕТЫ И УЛОВКИ

➊ Короче – это всегда лучше.

Простое проверенное правило гласит: односложное слово является более мощным, чем двусложное, и более мощным, чем трехсложное. Мы используем только короткие слова в теме письма.

➋ Применяйте СИЛЬНЫЕ слова.

Сильное слово – яркое, точное и, вот что важно, его можно увидеть. Это что-то реальное. Слабое слово абстрактно: вы не можете его увидеть, потрогать, попробовать на вкус, сфотографировать (например, «процесс» или «гражданство»).

• Сильные слова: любое короткое существительное (огонь, лодка, клетка, скала, рыба). Любой короткий глагол (рубить, дразнить, портить, крушить).

➌ Убирайте СЛАБЫЕ слова.

Хорошее практическое правило: если вы не произнесли бы это слово в баре или на пляже, забейте на него. Эти «хромые» или «ботанические» слова имеют разные формы.

• Причудливые слова: бабушка Майка называла их «словами на 10 долларов». Вы можете называть их «словами на орфографический конкурс» – они якобы должны помочь вам звучать умно, но на самом деле вы звучите, как кретин. Следующие сильные слова лучше.

Крикливый (громкий)

Уклоняться от прямого ответа (лгать)

Дидактичный (поучительный)

Неловкое положение (проблема)

Парадокс (загадка)

Обескураживающий (плохой)

Бросающийся в глаза (яркий)

Тайное собрание (встреча)

Перипетия (перемена)

Хрестоматийный (классический)

Многообразие (варианты)

Правдоподобный (реальный)

Проливать свет (объяснять)

• Слова, которые не произнес бы ни один человек: они существуют только в журналистике, научных кругах, аналитических центрах и исследовательских работах. Когда мы работали в газетах, опытные редакторы называли их «журнализмами» – к счастью, это вымирающий язык.

Дискурс (речь)

Трудноразрешимая задача (трудность)

Постулировать (утверждать)

Скудность (нехватка)

Мизер (недостаток)

Затуманивать (скрывать)

Повсеместный (везде)

Подлинность (правда)

Препирательство (спор)

Неистовый (сильный)

Диссеминировать (распространять)

Разумное основание (смысл)

• Мы смогли обучить Axios HQ находить и заменять слабые слова. Это часть его программного обеспечения. Уверен, что и все мы можем этому научиться.

➍ Избегайте слов сомнения.

«Может», «возможно», «вероятно»: обычно они никак не помогают рассказать, что происходит.

• «Может случиться практически все, что угодно». Это предложение не делает ничего, чтобы проинформировать, уговорить, убедить, восхитить, а ведь в этом и есть смысл написания любого текста.

• Вместо этого скажите, что происходит: это «планируется» или «рассматривается», или «обсуждается»? Этого «боятся», «надеются» или «ожидают»?

• Любой из этих вариантов сообщает вам что-то полезное. Не тратьте время людей на неясные, туманные слова.

➎ Используйте глаголы в активном залоге.

Действительный залог привносит активность в ваше письмо – кто-то делает что-то: Рой гоняет на Mazda Miata.

• Пассивные формулировки более туманны – это кто-то делает наблюдение: «Рой известен тем, что гоняет на Mazda».

• Активное предложение: «Талибы захватили Афганистан». Пассивное: «Ситуация в Афганистане продолжает ухудшаться с точки зрения безопасности».

• В начальной школе нас учили: «Кто – что делает – где». Эта простая формула – всегда удачная конструкция.

В ИТОГЕ: Расскажите мне историю. Не рассказывайте мне об истории.

➏ Используйте сильные фразы.

Коротко, четко, резко = запоминаемо, ясно, умно.

«Заплакал Иисус». Это самые короткие, самые сильные два слова во всей Библии. Тринадцать букв и один яркий, говорящий стих в Евангелии от Иоанна. В нем запечатлена земная человечность Иисуса, его смирение и эмоции.

• Япония капитулировала.

• Продажи рухнули.

• Выручка упала.

• Я уволился.

• Мы проиграли.

➐ Проверьте себя.

После написания вступительного предложения посмотрите на каждое слово, чтобы понять, можете ли вы сделать его хоть на один слог меньше. Каждый раз вы будете переходить к более сильным словам.

• Никогда не говорите «возмездие», если можно сказать «месть».

СИТУАЦИЯ В ЦЕЛОМ: Одно предложение лучше, чем два предложения. Два