Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире - Майк Аллен

важна, как стратегия или качество выполнения задач.

• Коммуникации станут центральным фронтом в этой революции. Победят те, кто будет общаться четко, достоверно, откровенно. Те, кто идут по труднодоступным, загроможденным путям из прошлого, погибнут.

Мы общаемся с генеральными директорами и руководителями как самых маленьких стартапов, так и компаний из списка Fortune 500. Все они чувствуют себя так же, как и вы – погребенными под грудой непрочитанных писем, неоткрытых и непросмотренных сообщений в Slack, бессвязных обновлений или уведомлений от компании, слишком длинных и скучных, чтобы утруждать себя их чтением.

• Это парализует и сбивает с толку, значительно затрудняя для многих организаций возможность выделить наиболее важное в тот самый момент, когда люди работают удаленно и разбросаны по всему миру.

Компания Gallup, которая проводит опросы с 1930-х годов, выяснила, что две вещи помогают людям чувствовать себя хорошо на работе и держаться за нее: близкие отношения с коллегами и вовлеченность.

• Среди тех, кто чувствует себя не вовлеченным в работу, 74 % активно ищут другое место. Они иногда готовы даже пойти на снижение зарплаты в обмен на смену обстановки.

Легче не будет. Джон Клифтон, генеральный директор Gallup, осенью 2021 года заявил, что только 30 % всех работников хотят вернуться в офис на полный рабочий день. Те, кто не хочет возвращаться, в большинстве своем говорят, что предпочли бы переехать или зарабатывать меньше денег, если бы их попытались заставить вернуться.

Это открывает широкие возможности для тех, кто научится общаться увлекательно и доходчиво. Глобальная коммуникационная компания Edelman на основе опроса «Барометр доверия» в отчете за 2021 год под названием «Сотрудник, движимый убеждениями» пришла к выводу, что расширение личных возможностей и социальное влияние так же важны для людей, как повышения по службе или прибавки к зарплате. Ошеломляющий 61 % респондентов заявили, что они примут или отвергнут работодателя на основании соответствия их социальным запросам.

Говорить о ценностях компании сейчас необходимо, чтобы привлечь и удержать лучшие кадры. Пользователи Axios HQ обнаружили, что еженедельное обновление информации каждым отделом, проектом или командой с использованием предсказуемого шаблона и графика помогает:

• Объединить людей вокруг ценностей, стратегий, общей культуры.

• Изложить планы и прогресс в области многообразия, инклюзивности и равенства.

• Объяснить в порядке важности самые неотложные задачи, которые необходимо выполнить.

• Информировать других о ходе работы или изменениях и держать клиентов в курсе.

• Вести живую библиотеку важнейших стратегических решений и мыслей.

Наши внутренние исследования опытных пользователей Axios HQ показывают значительные улучшения во всех этих областях после адаптации к Умной краткости (подробнее на сайте SmartBrevity.com).

СОВЕТЫ И УЛОВКИ

➊ Ваши сообщения, заметки или электронная почта:

Пишите важные сообщения с использованием Умной краткости. Это добавит единообразия и уникальности вашим сообщениям.

➋ Ваше руководство:

Если вы руководите людьми, отправляйте еженедельные обновления в виде умных и кратких информационных рассылок (см. главу 13). Призывайте своих непосредственных подчиненных делать то же самое.

• Рассылка в воскресенье или рано утром в понедельник лучше всего подходит для того, чтобы настроить людей на предстоящую неделю.

• Данные показывают, что для максимизации показателей открываемости следует отправлять обновления утром.

➌ Ваши презентации:

Благодаря PowerPoint в мире каждый день появляются новые изощренные пытки для глаз. Люди топят свою идею или предложение в дрянных рисунках и словесном поносе, а затем повторяют то же самое на десятке или паре десятков слайдов. Быстрое решение:

• Начните презентацию с Большой идеи, сформулированной с помощью приемов, описанных в главе 6.

• Каждый слайд должен иметь строгий заголовок и несколько пунктов, состоящих из максимально короткого ОДНОГО предложения. Правило: если на слайде более 20 слов, попробуйте еще раз.

• Сохраняйте чистоту, простоту и привлекательность визуальных средств (см. главу 20).

• Редко нужно делать более пяти-шести слайдов.

• Закончите тем, с чего вы начали: повторите свою Большую идею. И хватит.

ПОБЕДА НА РАБОТЕ

Джефф Моррелл, бывший руководитель отдела по связям с общественностью нефтяного гиганта BP, был первым, кто внедрил Умную краткость в крупной компании.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Быстрый успех Моррелла показал, как можно привлечь к себе внимание в офисе, школе или районе и изменить стиль общения других людей. Это также вдохновило нас на написание этой книги.

ПРЕДЫСТОРИЯ: До прихода в BP Моррелл работал в Пентагоне помощником министра обороны Боба Гейтса. Он вспомнил, что видел длинные служебные записки с кратким резюме наверху, помеченным BLUF. BLUF означало Bottom Line Up Front – «Итог вверху страницы» – военная версия Умной краткости. Все читали BLUF.

Никто не читал сами записки.

Моррелл хотел иметь свой собственный BLUF. Он спросил, можем ли мы научить его и его команду Умной краткости.

Сначала он создал внутреннюю рассылку для согласования действий руководства, но вскоре она распространилась по всей компании. Он назвал ее ITK, то есть In the Know – «В курсе».

• Axios HQ обучил более 500 сотрудников BP по всему миру Умной краткости, и теперь они разработали систему внутренних и внешних коммуникаций на основе этой философии. Они увидели, что отправленные ими письма стали открывать куда чаще, а руководители в разных странах, говорящие на разных языках, стали адептами краткости.

СОВЕТЫ И УЛОВКИ В КОММУНИКАЦИЯХ ОТ МОРРЕЛЛА

1. УМНОЙ КРАТКОСТИ МОЖНО НАУЧИТЬ. Моррелл просил людей использовать активный глагол в каждом из пунктов, и они это делали.

2. УМНАЯ КРАТКОСТЬ ЗАСТАВЛЯЕТ ВАС ПИСАТЬ, КАК НОРМАЛЬНЫЙ ЧЕЛОВЕК. Моррелл был поражен: в повседневной жизни мы отправляем сообщения, используя лишь фрагменты предложений, но суть получатель все равно схватывает мгновенно. При этом наши деловые письма – трудоемкий громоздкий бардак.

3. УМНАЯ КРАТКОСТЬ МОЖЕТ БЫТЬ КРУТОЙ. Моррелл стал героем для других руководителей, которые видели его результаты и хотели внедрить эти концепции в своих собственных командах. Крис Рейнольдс, первый автор ITK, стал знаменитым специалистом по коммуникациям, к нему приходили люди со всей компании за советами и подсказками.

4. УМНАЯ КРАТКОСТЬ ЗАРАЗИТЕЛЬНА. Волшебство мгновенно вышло за пределы ITK и тех сотрудников, в обязанности которых входили коммуникации. Моррелл начал встречать внутренние служебные записки, структурированные как «Три вещи, которые вам нужно знать» или «Пять вещей, которые вам нужно знать». Политические документы по сложным темам, которые в прошлом никогда не читались, теперь приходили в формате Умной краткости. Моррелл использовал ее, чтобы вооружить выпускников и других потенциальных союзников BP тезисами о компании.

5. УМНАЯ КРАТКОСТЬ УНИВЕРСАЛЬНА. Теперь вы увидите ее в обзорах эффективности работы BP и даже в инструктажах по технике безопасности.

15. Умная краткость в электронной почте

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1471 слово

11 минут

Компания Gallup, проводившая эксклюзивный опрос для этой книги, выяснила, что 70 % сотрудников хотят более коротких коммуникаций на работе.

(Более подробно с выводами Gallup можно ознакомиться на smartbrevity.com)

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Только половина сотрудников читают письма от своих руководителей. Остальные пропускают или не читают то, что попадает на их экраны, показали данные Gallup.

• Большинство людей пишут электронные письма, которые кричат «забейте на меня». Но вы можете убедить людей прочитать ваше письмо как можно скорее или просмотреть его более внимательно, если перед тем, как нажать кнопку «отправить», вы сделаете ее «умной».

• Это самый простой способ выиграть войну за внимание на рабочем месте. Кэл Ньюпорт, эксперт Джорджтаунского университета по эффективности на рабочем месте, в книге «Новые принципы делового общения» отмечает, что количество рабочих писем, которые получает средний пользователь, увеличилось с 50 в день в 2005 году до 126 в 2019 году. Вот почему существует острая необходимость как можно быстрее стать лучше в этом деле.

ПРАВИЛЬНЫЙ EMAIL: Вот пример письма, которое написали нам Доминик Тейлор, наш директор по персоналу, и Клэр Кеннеди, наш вице-президент по работе с клиентами.

• Обратите внимание на то, как они подают важные детали в удобной для глаз форме.