Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Вот несколько вопросов, которые помогут вам поставить диагноз своему рабочему месту и определить зоны, за которые вы должны приняться в первую очередь. Не забывайте, мы представили, что вы оказались в своем кабинете впервые.

Для начала вопросы о самом рабочем месте

Что вы с первого взгляда поняли о его хозяине? Аккуратен ли он или это человек-тайфун? Как вы считаете, это впечатление в целом соответствует вашему характеру?

Каким вам кажется рабочее пространство — организованным или хаотичным? Какое из этих слов люди чаще всего используют, когда им нужно описать вас?

Вы комфортно себя чувствуете в этом пространстве или все время боретесь с желанием сбежать? Если вы дали положительный ответ на вторую часть вопроса, не кажется ли вам, что этот хаос — одна из причин ваших трудностей с исполнением своих обязанностей?

Разумно ли, на ваш взгляд, используется пространство или вы видите множество предметов, место которым либо дома, либо и вовсе в мусорном ведре?

Свободен ли пол или каждый раз, входя и выходя из кабинета, вы преодолеваете полосу препятствий из стопок документов и папок?

Есть ли в этом кабинете предметы, которые говорят о том, что собой представляет хозяин помещения (картины на стенах или личные фотографии), или вы находитесь в стерильном пространстве, которое не дает никакого представления о своем хозяине? Каким бы ни был ваш ответ, он вас устраивает?

Если в кабинете есть книжный шкаф, имеется ли там свободное место для книг или полки забиты посторонними вещами?

А теперь сосредоточим внимание на важнейшем элементе рабочего кабинета — столе. Как бы вы ответили на такие вопросы:

Свободна ли поверхность вашего стола или она превратилась в кладбище документов? Вы хотели бы использовать свой стол с большей пользой, но не можете найти на нем места, потому что фотографии, еда и различные электронные устройства оккупировали каждый квадратный сантиметр? Организованы ли ящики стола или набиты чем попало? Закрываются ли эти ящики? Не залеплен ли монитор желтыми листочками с разными напоминаниями?

СОЗДАНИЕ ОСМЫСЛЕННОГО ПРОСТРАНСТВА

Уолтер — известный адвокат, совладелец большой юридической компании. Впервые войдя в его большой кабинет, я увидела повсюду стопки документов. «Ну это же документы...» — сказал Уолтер. Он привык к беспорядку.

Нередко мы собираем горы хлама и обещаем себе, что потом обязательно со всем этим разберемся. Но эти горы часто остаются с нами навсегда — со временем мы перестаем их замечать! Уолтер игнорировал не только кипы документов: горы справочников, которые он часто использовал в работе, валялись на полу у стола. В кабинете стоял большой шкаф, на открытых полках располагались дипломы и семейные фотографии Уолтера. Я спросила, что хранится внутри. Уолтер не смог вспомнить, потому что не заглядывал в шкаф уже много лет. И знаете, что мы там нашли? Пыльные учебники по юриспруденции! Эти книги, которые Уолтеру уже никогда не понадобятся, съедали его рабочее пространство. Что еще выявил свежий взгляд на кабинет Уолтера? В шкафу было два маленьких ящика, забитых всякой всячиной — про нее тоже все забыли. Для начала мы потратили несколько часов на разбор завалов на столе, распределяя документы по делам, которые вел Уолтер. Работу со многими он уже закончил, теперь бумаги нужно было присовокупить к остальным документам по каждому делу. Помощник унес рассортированные нами материалы в архив, а сам Уолтер, впечатленный результатом, решил навести настоящий порядок в кабинете.

Мы пришли к выводу, что ему необходимы два дополнительных стеллажа: один — для справочников, другой — для материалов, готовых к отправке в архив. Теперь документы, попавшие на второй стеллаж, автоматически становились предметом заботы помощника. В итоге стеллажи избавили Уолтера от скоплений книг и документов на полу и на столе. После того как мы вынули из шкафа старые учебники, появилось свободное место. Мы очистили ящики и поместили туда ряд редко используемых, но все же необходимых папок. Это позволило освободить пространство для текущей работы в ящиках стола. Уолтера так захватил процесс уборки, что мы наполнили мусором все корзины в кабинете и вынуждены были попросить у завхоза еще контейнер. Так всего за несколько часов кабинет Уолтера превратился из не то архива, не то помойки в отлаженную юридическую машину.

Опишите, как вы себя чувствуете в офисе? Каково ваше общее впечатление от него? Возможно, следующие вопросы помогут вам сформулировать свои ощущения.

Войдя в этот кабинет, вы почувствовали прилив энергии или, наоборот, упадок сил?

Вы всем говорите, что это «черная дыра»? Или вы считаете, что в этом пространстве вполне можно работать, просто нужно кое-что поправить?

Что вы чувствуете, когда начальник или коллеги неожиданно приходят к вам в кабинет, — гордость или стыд? Не говорите ли вы: «Ой, прошу прощения за беспорядок на кресле, я как раз собирался убрать, а тут вы пришли...»

Что у вас получилось? Каковы три главные особенности вашего рабочего пространства? Входят ли они в этот список или это что-то необычное?

Не стоит огорчаться, если выяснилось, что вы оказались во всех или в большинстве традиционных ловушек хаоса. Этот месяц мы как раз потратим на то, чтобы из них выбраться. И заметьте: чем больше вам придется потрудиться, тем сильнее будет чувство удовлетворения в конце месяца.

Радуетесь, думая: «Эге, а мне не так уж много надо сделать»? Или не можете поверить, как же это вы до сих пор не замечали, до чего ужасно выглядит ваше рабочее место? Вспомните: сейчас мы собираем факты. Это упражнение не предназначено для того, чтобы вызвать у вас чувство вины или стыда — таким эмоциям нет места в мире дзен-организации. Теперь вы знаете, какие проблемы предстоит решить, а значит, настало время для еще одного любимого мной упражнения. Готовы?

СКОРОСТНАЯ пятнадцатиминутная УБОРКА

Установите будильник (можно использовать будильник в мобильном телефоне) и передвигайтесь по кабинету на максимально возможной скорости. В руках у вас должны быть прочные мешки для мусора или корзина для бумаг. Обращайте внимание на очевидный мусор, лишние предметы или вещи не из вашего кабинета. О наведении порядка в ящиках или сортировке документов пока не думайте — скоростную уборку там проведем чуть позже. Сейчас мы решаем небольшую задачу.

Выбрасывайте то, что нужно выбросить, а те предметы, которые следует взять с собой домой, складывайте отдельно. Но отнести их нужно сегодня! Вы же не хотите, чтобы в углу кабинета появилась очередная гора хлама? Не превращайтесь в Уолтера доорганизационной эпохи! В отдельную кучку сложите то, что нужно кому-то вернуть. Если эти вещи вам одолжили коллеги, можете возвратить их с благодарственной запиской сразу после окончания уборки.

Что выбросить, что унести домой, что вернуть коллегам? Я разделила кабинет на зоны, чтобы немного упростить задание.

Сначала посмотрим на эти замечательные гостинцы из дома, которые наводняют большинство офисов, — еду и одежду.